Vérifications internes

Les vérifications internes sont un outil précieux pour évaluer l’efficacité de vos bonnes pratiques de fabrication (BPF), et l’analyse des risques aux points critiques (HACCP) ou de tout autre système de sécurité alimentaire. Elles vous aident à déterminer les forces et les faiblesses de votre système de sécurité alimentaire et à découvrir les domaines à améliorer avant qu’une vérification externe n’ait lieu. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures correctives et éviter les récidives. Les vérifications internes doivent être plus strictes et plus rigoureuses que des vérifications externes, et l’engagement de la direction à cet égard est essentiel pour que les vérifications soient régulièrement effectuées et pour qu’elles demeurent efficaces.

Fréquence des vérifications

La fréquence des vérifications internes dépend de chaque usine et processus. Vous pouvez effectuer une vérification interne initiale de l’ensemble de votre système quelques mois après la mise en œuvre de votre système BPF/HACCP. Cela vous aidera à évaluer vos progrès dans la mise en œuvre de votre système de sécurité alimentaire. Vous devez prévoir suffisamment de temps pour produire des registres, déterminer les lacunes, prendre des mesures correctives et résoudre les problèmes et traiter la non-conformité.

Vous devez au moins effectuer une vérification interne exhaustive chaque année. Parce que le processus prend du temps, vous pouvez le diviser en activités, domaines ou services et les répartir sur toute l’année. Par exemple, vérifiez l’expédition un mois et l’emballage le mois suivant. Un calendrier régulier peut vous aider à déterminer quand effectuer les vérifications. Des écarts et changements récurrents dans votre système de sécurité alimentaire peuvent vous obliger à planifier une vérification interne. Effectuez toujours une vérification interne avant de demander la réalisation d’une vérification de certification ou de reconnaissance.

Étapes de la vérification interne :

Choisir l’équipe de vérification

Les équipes d’audit peuvent être composées d’une, deux ou plusieurs personnes. La taille de l’équipe dépend de la taille de votre installation et de la complexité de votre opération. Le fait d’avoir des personnes de différents services évite de se concentrer sur des domaines précis, élargit l’expertise et évite les conflits d’intérêts.

 

Qualifications des vérificateurs

Lors du choix des vérificateurs internes, tenez compte des éléments suivants :

Connaissances et compétences :

  • Connaissance des exigences de l’installation évaluée
  • Connaissance du produit, du processus, des ressources, des intrants et des extrants particuliers
  • Capacité d’interpréter et de trouver des preuves appuyant la façon dont les exigences sont satisfaites
  • Connaissance de base des procédures de vérification
  • Expérience antérieure en matière de vérification (atout)
  • Bonnes compétences rédactionnelles

Traits de personnalité :

  • bonnes compétences interpersonnelles (aptitudes verbales et d’écoute)
  • objectif
  • minutieux
  • observateur
  • organisé
  • analytique
  • patient

Conflit d’intérêts

Pour s’assurer que les vérifications internes demeurent aussi impartiales que possible, la personne qui effectue la vérification d’un processus ne doit pas être impliquée dans les domaines, services ou activités concernés. Les vérificateurs doivent être impartiaux et objectifs et ne doivent avoir aucun intérêt dans le processus soumis à la vérification (p. ex., relations avec les employés, intérêts financiers, vérification de leur propre travail, vérification des procédures qu’ils ont eux-mêmes élaborées).

Préparer la liste de contrôle de la vérification

La liste de contrôle de vérification est un outil utilisé pour documenter vos observations et vos notes de vérification. Il sert de base à la vérification interne et au rapport de mesure corrective. Le vérificateur doit préparer cette liste de contrôle. Une liste de contrôle de la vérification externe vierge peut être utilisée comme liste de contrôle de la vérification interne. La liste de contrôle de la vérification interne est propre à chaque installation. Assurez-vous que votre liste de contrôle est tenue à jour.

Dans votre liste de contrôle, incluez les exigences sur ce qu’il faut examiner et laissez de l’espace pour les remarques, les conclusions et les recommandations. Les exigences peuvent être formulées à l’aide d’énoncés ou de séries de questions ouvertes pour évaluer le degré de conformité.

Réaliser la vérification

Les vérifications internes comportent deux volets principaux : l’examen de la documentation (vérification des systèmes) et la vérification sur site (vérification de contrôle).

Examen de documents

Évaluez l’exhaustivité des documents. Vérifiez que toutes les exigences BPF/HACCP sont respectées.

Pour les BPF, évaluez tous les composants, y compris l’approvisionnement et la livraison des ingrédients, les matériaux d’emballage, l’expédition et la réception, entre autres, en répondant à des questions telles que :

  • Existe-t-il un programme écrit?
  • Existe-t-il des politiques et procédures écrites?
  • Existe-t-il des procédures écrites de surveillance et de mesure corrective? La documentation est-elle exhaustive et exacte et est-elle conforme aux exigences?
  • Existe-t-il des formulaires de tenue de registres appropriés?

Pour l’HACCP, passez en revue tous les plans HACCP existants et leurs protocoles et documents à l’appui en répondant à des questions telles que :

  • Existe-t-il un plan HACCP écrit?
  • Le plan HACCP est-il exhaustif et couvre-t-il tous les produits et processus?
  • La documentation à l’appui du plan HACCP est-elle disponible?
  • Chaque point de contrôle critique (PCC) contrôle-t-il efficacement le risque?

Observations et entrevues sur place

Après avoir examiné la documentation, vérifiez que les programmes, politiques et procédures sont mis en œuvre tels qu’ils sont écrits. Assurez-vous qu’ils sont à jour et reflètent l’opération. Examinez les dossiers pour vous assurer qu’ils sont exhaustifs et exacts.

Évaluez visuellement des éléments tels que : les activités des employés, les pratiques du personnel, la conception, les conditions et l’entretien des structures internes (p. ex., planchers, murs, plafond et luminaires), les surfaces en contact avec les aliments, les équipements, etc.

Lors d’une vérification sur place des BPF, évaluez la conformité en répondant à des questions telles que :

  • Le programme écrit reflète-t-il les opérations en cours?
  • Le programme et les activités sont-ils efficaces pour prévenir et contrôler les risques liés à la salubrité des aliments?e programme et les activités sont-ils efficaces pour prévenir et contrôler les risques liés à la salubrité des aliments?
  • Les programmes, politiques et procédures sont-ils suivis tels qu’ils sont écrits?
  • Les procédures de surveillance sont-elles suivies à la fréquence appropriée?
  • Existe-t-il des registres des activités de surveillance?
  • Des mesures correctives sont-elles prises lorsqu’un écart est déterminé?
  • Les mesures correctives sont-elles efficaces et consignées dans les registres?
  • Les employés sont-ils formés pour exercer l’activité?

Lors d’une vérification HACCP sur place, évaluez si le plan HACCP et sa documentation à l’appui sont appropriés et exacts en répondant à des questions supplémentaires telles que :

  • Les PCC sont-ils surveillés à la fréquence appropriée?
  • Les employés responsables du suivi des PCC sont-ils formés et respectent-ils le programme écrit?

Au cours de la vérification sur place, le vérificateur doit interroger les employés pour évaluer leur connaissance de la sécurité alimentaire et des systèmes BPF/HACCP. Interrogez-les sur les activités qu’ils effectuent et les procédures de surveillance qu’ils suivent. Exemples :

  • Quelle a été la dernière mesure corrective effectuée?
  • Montrez-moi où vous documentez les activités de surveillance
  • Expliquez ce que vous faites
  • Comment savez-vous que le thermomètre indique la bonne température?
  • Quelle est la limite critique?
  • Que se passe-t-il si vous vous coupez en manipulant des produits alimentaires?
  • Montrez-moi comment vous vous lavez les mains

Utilisez des questions ouvertes plutôt que des questions fermées pour éviter les réponses par oui ou non et encourager les réponses complètes et importantes. Exemples :

Questions fermées Questions ouvertes (recommandé)
Connaissez-vous la procédure? Quelle est la procédure à suivre?
Prenez-vous des mesures correctives en cas d’écart? Quelles sont les mesures correctives à prendre en cas d’écart?uelles sont les mesures correctives à prendre en cas d’écart?
Effectuez-vous une surveillance quotidienne? À quelle fréquence effectuez-vous la surveillance?

 

Évitez d’interférer avec le fonctionnement de l’usine lors des entrevues avec les employés. Menez les entrevues de manière non menaçante et évitez de critiquer afin que les employés se sentent libres de répondre honnêtement. Expliquez pourquoi vous posez des questions et décrivez comment le résultat de la vérification interne peut contribuer à des améliorations. Vous pouvez également commencer par complimenter l’espace de travail ou le rendement individuel des employés.

Observer les activités des employés et les interroger vous aide à recueillir suffisamment de renseignements pour faire des évaluations précises.

Préparer le rapport de vérification

Après avoir effectué la vérification, préparez un rapport écrit décrivant toutes les conclusions, observations, tendances, domaines d’amélioration et problèmes de suivi précis pertinents. Le rapport de vérification doit être précis, clair et impartial. Il doit déterminer les lacunes du système et non les individus. Concentrez-vous sur les résultats qui ont un impact sur la sécurité alimentaire.

Rédigez le rapport dans un langage, un style et une structure faciles à comprendre. Essayez d’effectuer une présentation uniforme du rapport de vérification interne. Vous pouvez utiliser votre liste de contrôle vierge comme formulaire de rapport de vérification.

Suivi de la vérification interne

Les domaines soumis à une vérification doivent élaborer des plans de mesures correctives pour tous les cas de non-conformité, les domaines d’amélioration et les tendances déterminées lors de la vérification et fixer des délais pour leur mise en œuvre. Assurez-vous que les mesures correctives prises sont consignées.

Le suivi constitue l’une des parties les plus importantes des vérifications internes. Les vérificateurs doivent examiner les preuves que des mesures correctives ont été prises et évaluer leur efficacité.

Les vérificateurs doivent évaluer la pertinence des mesures correctives lors de la prochaine vérification interne. Vous pouvez inclure les éléments supplémentaires que vous devez examiner dans votre liste de contrôle d’origine.

Les résultats des vérifications internes et les activités de suivi doivent être une priorité. Quelle que soit la taille de l’installation, les vérifications internes sont essentielles à l’amélioration continue de vos systèmes de sécurité alimentaire.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez envoyer un courriel à la Direction de la salubrité et de l’inspection des aliments ou composer le 204 795-8418 à Winnipeg.