Gestion des fournisseurs


À titre de fabricant d’aliments, vous devez connaître la provenance de vos ingrédients et de vos emballages. La salubrité et la qualité des aliments dépendent de leurs composants. Pour contribuer à la production d’aliments qui sont salubres, ne faites appel qu’à des fournisseurs capables de fournir des ingrédients, des emballages et des services qui respectent les normes de salubrité alimentaire de votre entreprise. La qualité des ingrédients des fournisseurs a une incidence directe sur les entreprises alimentaires. Si le coût est important, les entreprises agroalimentaires doivent également tenir compte de la capacité des fournisseurs à fournir des produits sûrs et de qualité en temps voulu. La réception de produits dangereux ou de qualité inférieure aux normes peut coûter cher à votre usine pour de nombreuses raisons, notamment en provoquant des arrêts de production, une diminution de la durée de conservation des produits ou des rappels de produits alimentaires.

Programmes d’approbation des fournisseurs

Les programmes d’approbation des fournisseurs font partie des systèmes d’assurance de la qualité pour garantir que les ingrédients et les matériaux d’emballage sont sécuritaires et adaptés à l’usage auquel ils sont destinés. Les programmes d’approbation des fournisseurs doivent inclure :

  • la nécessité de qualifier ou d’approuver les fournisseurs avant l’achat
  • les exigences auxquelles un fournisseur doit répondre pour être approuvé (p. ex., suivre des bonnes pratiques de fabrication [BPF] documentées, l’analyse des risques aux points critiques [HACCP] ou être certifié par un tiers)
  • les méthodes et la fréquence de surveillance des fournisseurs (p. ex., vérifications des fournisseurs, questionnaires, vérification des certificats d’analyses)
  • les moyens de traiter les aspects négatifs des fournisseurs

Le programme d’approbation des fournisseurs peut renforcer votre relation avec un fournisseur. Il est important que les deux parties établissent des attentes claires, telles que les spécifications des produits, les conditions d’expédition et les exigences d’étiquetage. Ces attentes doivent faire l’objet d’un accord mutuel et d’un contrôle régulier afin de s’assurer qu’elles sont continuellement satisfaites.

HACCP et programmes d’approbation des fournisseurs

Les programmes d’approbation des fournisseurs soutiennent la philosophie HACCP selon laquelle la prévention est la clé de la salubrité alimentaire. Il est plus logique de prévenir l’envoi d’ingrédients contaminés ou non conformes aux normes dans une installation que d’essayer de corriger les conséquences d’un mauvais envoi. Pendant la phase d’analyse des risques de l’élaboration du plan HACCP, les fournisseurs et les ingrédients qu’ils fournissent doivent être examinés de près. Pour ce faire, il faut dresser la liste de tous les matériaux et ingrédients reçus qui sont utilisés dans la fabrication et déterminer les risques qui y sont associés. Si l’on fait appel à des fournisseurs non approuvés, il est impossible d’anticiper les risques qui pourraient être associés aux ingrédients et qui pourraient se traduire par un plan HACCP inadéquat.

Documentation

De nombreux programmes d’approbation des fournisseurs exigent qu’une lettre de garantie continue à jour soit versée au dossier ou qu’un certificat d’analyse soit fourni pour chaque lot reçu dans une installation.

Lettre de garantie continue : Elle indique généralement que les produits sont fabriqués dans des conditions sanitaires, que les matériaux d’emballage sont approuvés pour le contact alimentaire et que la réglementation gouvernementale et autres normes de l’entreprise sont respectées. Il est conseillé d’obtenir une lettre des fournisseurs avant d’accepter d’utiliser leurs produits et de faire mettre à jour les lettres chaque année.

Les points à considérer dans la lettre de garantie continue sont les suivants :
  • Ingrédients – état de fraîcheur, absence d’odeur, de décoloration ou de signes de détérioration, et utilisation d’un contrôle de température approprié
  • Emballage – emballage de qualité alimentaire exempt de contaminants biologiques, chimiques et physiques
  • Étiquetage – les étiquettes sont conformes aux exigences de Santé Canada
  • Transport – propreté, absence de matières incompatibles, contrôle adéquat de la température

Certificat d’analyse : Il fournit généralement des données d’essai (p. ex. résultats microbiens, teneur en humidité, protéines) sans faire référence aux conditions dans lesquelles le produit a été fabriqué. Parfois, un certificat d’analyse est exigé avant que les ingrédients ou les matériaux d’emballage ne soient acceptés dans l’établissement.

Si les ingrédients sont acceptés sur la foi d’un certificat d’analyse, il convient de mettre en place un programme décrivant une procédure de contrôle ponctuel des marchandises reçues. Il est important de vérifier périodiquement l’exactitude des résultats du fournisseur. Cela peut inclure des tests internes ou l’envoi d’échantillons à un laboratoire agréé. Les tests peuvent inclure des essais de qualité, comme la viscosité, ou de salubrité, comme la recherche de pathogènes ou de résidus chimiques. Le programme doit préciser la fréquence des contrôles ponctuels, les procédures d’échantillonnage et les tailles d’échantillon requises. Il doit également prévoir des mesures correctives à appliquer si les résultats des tests diffèrent de ceux du fournisseur. Il est important que toutes les mesures correctives soient documentées.

Évaluation des fournisseurs

Les entreprises ne doivent pas se fier uniquement aux résultats des tests (internes ou ceux des fournisseurs) pour déterminer la salubrité ou la conformité d’un ingrédient. Les systèmes de salubrité alimentaire et de qualité des fournisseurs doivent également être évalués par l’installation qui utilise les produits. Les fournisseurs peuvent faire l’objet de vérifications pour s’assurer qu’ils respectent toutes les exigences convenues ou ils peuvent être tenus de fournir un rapport de certification d’une tierce partie. Si cela n’est pas possible, une copie du programme de salubrité alimentaire du fournisseur peut être demandée, ainsi que des documents tels que des registres montrant qu’il respecte les procédures écrites. Une façon plus pratique d’évaluer un fournisseur est de lui demander de remplir un questionnaire ou de répondre à un sondage. Ces sondages comportent une série de questions auxquelles répondent les fournisseurs actuels et éventuels. Dans le cadre du sondage, on peut également devoir fournir des documents ou des preuves à l’appui. Le sondage retourné doit être signé par une personne autorisée. Les questions peuvent être simples, nécessitant principalement des réponses par oui ou par non, par exemple :

  1. Disposez-vous d’un plan HACCP opérationnel pour les produits que vous fournissez actuellement ou que vous souhaitez fournir?
  2. Dans la négative, votre entreprise prévoit-elle de mettre en œuvre un plan HACCP? D’ici quelle date?
  3. Avez-vous mis en œuvre des programmes de BPF documentés?
  4. Avez-vous mis en place un programme de lutte contre les organismes nuisibles?
  5. Avez-vous mis en œuvre une procédure de contrôle des allergènes?
  6. Vos systèmes de salubrité alimentaire font-ils l’objet d’une vérification par une tierce partie? Dans l’affirmative, indiquer le nom du cabinet de vérification et la date de la dernière vérification.
  7. Êtes-vous en mesure de fournir un certificat d’analyse pour chaque lot et êtes-vous disposé à le faire?
  8. Effectuez-vous des vérifications internes? Dans l’affirmative, indiquez la fréquence et la date de la dernière vérification.
  9. Avez-vous un programme officiel d’approbation des fournisseurs?
  10. Avez-vous des dossiers de formation pour tout le personnel?

D’autres questions peuvent nécessiter des renseignements supplémentaires et les descriptions des programmes :

  1. De quelle manière les matières premières sont-elles contrôlées?
  2. Quels tests ou quelles inspections sont effectués sur le produit? Par qui? À quelle fréquence?
  3. Quelles sont les procédures de nettoyage mises en place?
  4. De quelle manière le nettoyage est-il surveillé?
  5. Existe-t-il une procédure de plainte documentée? Expliquez.
  6. Pouvez-vous fournir une liste de tous les allergènes présents dans votre établissement? Décrivez la politique de contrôle des allergènes.

Les questions posées dans le cadre du sondage se rapportent spécifiquement aux besoins de votre organisation. Les questions peuvent porter sur de nombreux domaines différents, tels que les capacités de fabrication, les tests et l’étalonnage, la traçabilité et la salubrité. La mise au point de méthodes efficaces de gestion des fournisseurs et des matériaux reçus contribuera grandement à garantir la salubrité et la qualité du produit fini.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez envoyer un courriel à la Direction de la salubrité et de l’inspection des aliments ou composer le 204 795-8418 à Winnipeg.