Au sujet des documents

« Le fait pour le gouvernement de bien assurer la tenue des dossiers renforce sa responsabilisation à l'endroit du public et permet aux Archives du Manitoba de préserver des documents gouvernementaux ayant une importance durable. »


Loi sur les archives et la tenue de dossiers

Chaque jour, dans le cadre de ses activités, le gouvernement du Manitoba crée et reçoit un nombre considérable de documents. Ces documents font état d'activités de planification, d'échanges, de décisions et d'innombrables opérations qui concernent les citoyens, d'autres administrations et des organismes privés.

Des documents fiables sont indispensables à l'administration efficiente du gouvernement. En outre, de tels documents constituent un témoin important des actes et des décisions des représentants du gouvernement, et ils permettent au gouvernement de rendre compte de ses actes.

En bout de ligne, les dossiers considérés comme ayant une valeur durable formeront une partie du patrimoine à valeur archivistique du Manitoba en tant que documents uniques et irremplaçables appartenant au gouvernement et à la société du Manitoba.

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Les documents gouvernementaux

Par documents gouvernementaux, on entend les renseignements consignés sous quelque forme que ce soit, créés ou reçus durant l'exercice des activités gouvernementales et conservés pour témoigner des activités et des opérations.

Cette définition met l'accent sur le but des documents, plutôt que sur leur forme ou le moyen par lequel ils ont été recueillis. Dans la définition sont inclus les documents papier traditionnels, ainsi que les documents consignés sur un autre support, dont les documents électroniques.

Les documents contiennent de l'information, mais ils représentent plus que de simples renseignements. Ils sont le produit d'activités, à savoir qu'ils ont été créés ou reçus durant le cours normal des affaires du gouvernement, puis délibérément recueillis et figés. Ils sont définis en terme de leur visée et de leur valeur de base, soit d'apporter la preuve d'activités et d'événements qui se sont déroulés.

Les documents gouvernementaux sont des sources principales. Ils comprennent toute documentation non publiée consignée sous quelque forme que ce soit, habituellement organisée par un système quelconque de classement ou de tenue de dossiers dans un bureau du gouvernement. Les livres publiés, les documents de bibliothèque et les artéfacts ne sont pas des documents gouvernementaux.

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Pourquoi garder des documents?

Les documents contiennent des renseignements essentiels à la conduite des activités quotidiennes du gouvernement. Ils ont pour but d'établir la preuve solide qu'une telle activité a eu lieu et de renseigner quant aux « qui, quoi, quand et pourquoi » ayant entouré une situation. Quelquefois, la nécessité de garder certains dossiers est clairement définie par une loi, un règlement ou un code d'éthique. Le plus souvent, cependant, la tenue des dossiers est une question de bonne gestion des affaires, une pratique conçue au fil des ans et intégrée au processus de travail d'une organisation en vue des objectifs suivants :

  • se reporter à la documentation portant sur d'anciennes opérations afin de se livrer à des actions subséquentes;
  • apporter la preuve d'obligations financières ou contractuelles qui permettront d'éviter un litige ou de protéger des droits juridiques;
  • se servir de l'évidence fondée sur des faits passés pour prendre des décisions éclairées, présentement et dans l'avenir;
  • rendre compte de ses actes et de ses décisions, lorsque cela est nécessaire.

Les documents du gouvernement permettent également de protéger les droits de la personne et les intérêts du public, et ils contribuent à l'élargissement d'un répertoire historique constitué de l'expérience personnelle et collective de tous les Manitobains.

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Qu'entend-on par « tenue de dossiers »?

Par tenue de dossiers, on entend la gamme entière des fonctions liées à la création et à la gestion des documents pendant tout leur cycle de vie, notamment :

  • créer et recueillir les documents pertinents;
  • conserver les documents à l'aide de systèmes de classement fiables pendant la période de conservation indiquée;
  • récupérer les documents en vue de les utiliser;
  • contrôler l'accès aux documents en fonction de lignes directrices établies;
  • détruire les documents devenus inutiles, en conformité avec des dispositions établies concernant la conservation et l'élimination de documents;
  • mettre à jour et faire connaître l'information concernant l'ensemble des documents que détient le gouvernement;
  • consigner la marche à suivre et les pratiques liées à la tenue des dossiers.

Par gestion de documents, on entendait traditionnellement les lignes directrices et la procédure suivies par une organisation dans le but de gérer des systèmes de classement et de détruire des documents dont elle n'avait plus besoin. Au cours des dernières années, un changement d'attitude est né du besoin de créer des documents fiables en format électronique, et « gestion de documents » désigne plus généralement la gestion intégrale des documents, de leur création à leur élimination permanente. Si bien qu'aujourd'hui les termes « gestion de documents » et tenue de dossiers sont souvent employés de façon interchangeable.

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À quoi sert la gestion des documents?

Toute personne se servant des documents modernes ne peut qu'être frappée par leur énorme quantité et leur complexité. À tous les niveaux de l'administration gouvernementale, les employés connaissent directement l'importance d'une gestion efficace des documents, qu'ils créent ou manipulent des documents dans l'exercice de leurs fonctions, qu'ils aient à trouver rapidement l'information dont ils ont absolument besoin, qu'ils se demandent combien de temps leurs documents devraient être conservés, ou qu'ils aient à prendre une décision qui influera sur la façon dont des documents essentiels sur le plan opérationnel seront créés et conservés. La gestion des documents vise à assurer que les dossiers sont organisés, protégés et contrôlés de façon à être utilisés de manière efficace au fil du temps.

La gestion des documents a pour objectifs d'assurer :

  • que les documents conservent leur intégrité aussi longtemps qu'ils seront jugés nécessaires;
  • que des liens utiles sont établis avec les documents connexes;
  • que l'on trouve et récupère facilement les documents;
  • que l'accès aux documents est contrôlé et autorisé;
  • que l'on utilise les méthodes les plus appropriées pour recueillir et conserver les documents;
  • que les documents sont systématiquement conservés pendant des périodes prédéfinies avant d'être détruits conformément à un calendrier des délais de conservation approuvé;
  • que l'information sur les documents tenus par une organisation est conservée aux fins de consultation interne et par le public;
  • que les mesures de gestion des documents, y compris la conservation et l'élimination des documents, sont consignées aux fins de vérification et de responsabilisation;
  • que les documents ayant une valeur à long terme pour l'organisation et la société en général sont systématiquement désignés comme tels dès le début, et que la
    conservation de ces documents est prévue et assurée.

De bonnes pratiques de gestion des documents sont aussi essentielles pour permettre au gouvernement de respecter toutes les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP).

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À qui incombe la responsabilité?

En matière de tenue efficace des documents, la responsabilité incombe à tout le monde.

Tous les employés du gouvernement sont tenus de créer une documentation complète et  précise de leurs activités et de classer ou de conserver cette documentation à l'aide d'un système réglementaire de tenue de dossiers. À tous les niveaux, il est interdit aux employés de détruire les dossiers gouvernementaux, sauf si la destruction est prévue en vertu d'un calendrier des délais de conservation approuvé et est effectuée en conformité avec la marche à suivre établie concernant l'élimination des documents.

Les gestionnaires de programme sont tenus d'assurer que les exigences particulières concernant les documents relatifs à leur programme sont bien définies et bien comprises de leur personnel, que la responsabilité en matière de création et de gestion des documents est bien établie, et que tous les systèmes nécessaires pour faciliter la tenue des documents sont en place. Les gestionnaires doivent également s'assurer que tous les documents qui leur sont confiés sont inscrits aux calendriers existants des délais de conservation et que ceux-ci sont régulièrement mis en application.

Les employés ayant des fonctions associées à la gestion des documents, comme la gestion des systèmes de classement ou la mise en ouvre des dispositions des calendriers des délais de conservation, doivent suivre les pratiques et la marche à suivre établies et veiller à consigner les mesures de gestion des documents qui ont été prises. Les personnes désignées à titre de gestionnaires des documents sont tenues de faire  connaître au sein de leur ministère ou de leur organisme les lignes directrices et la marche à suivre concernant les dossiers du gouvernement, et de coordonner le transfert des documents au Centre de préarchivage aux fins d'entreposage à l'état inactif et d'élimination. (Veuillez consulter : Records Officer Role and Responsibilities (PDF) en anglais seulement.)

En vertu de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, le Bureau des documents du gouvernement est responsable de l'élaboration de lignes directrices et de normes pour la tenue des dossiers, notamment pour la création, la désignation, le maintien, l'élimination, la garde et la protection des documents. Par l'intermédiaire du Centre de préarchivage, il fournit au gouvernement des services liés à la gestion des documents. En outre, il désigne les documents ayant une valeur archivistique en fonction des calendriers des délais de conservation, et il prend tous les arrangements nécessaires pour assurer la protection à long terme et l'utilisation de ces documents.

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