Foire aux questions pour des documents du gouvernement

Gestion de documents

Conservation des documents

Calendriers des délais de conservation

Transfert et récupération de documents

Destruction des documents


Gestion de documents

Le rôle des Archives n'est-il pas de conserver les documents historiques? Qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion de documents?

Oui, les Archives du Manitoba sont les archives du gouvernement. Le personnel des Archives a pour responsabilité de désigner, de préserver et de mettre à la disposition du public les documents ayant une valeur durable (archivistique) pour le gouvernement et la société.

Mais les Archives ont un autre mandat connexe prévu par la Loi. Celui « de promouvoir et de faciliter la bonne tenue des dossiers constitués de documents gouvernementaux afin que soient renforcées la gestion efficace du gouvernement et sa responsabilisation. »

Ce mandant double a été établi pour une bonne raison. Toute organisation a besoin de politiques et de normes pour la gestion de documents, et le gouvernement ne fait pas exception à la règle. Un programme de gestion global permet également au gouvernement de repérer de manière systématique les documents ayant une valeur archivistique et de planifier leur préservation et leur utilisation à long terme. Les Archives ont un rôle directeur dans ces deux domaines par l'intermédiaire de son programme intégré de gestion des documents et d'archivage.

Qu'est-ce que la LAIPVP a à voir avec la gestion de documents?

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) autorise l'accès à l'information que détiennent les organismes publics (le gouvernement), avec toutefois certaines exceptions déterminées. La Loi prévoit aussi la protection des renseignements personnels que le gouvernement peut recueillir, utiliser et divulguer. Les organismes publics sont tenus par la LAIPVP de satisfaire aux demandes d'accès à l'information conformément aux dispositions de la Loi et de publier un répertoire qui aide le public à identifier et à retrouver les documents. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le site Web sur la LAIPVP.

La LAIPVP ne contient aucune disposition relative à la création, à la conservation et à l'élimination des documents gouvernementaux. Les exigences en matière de gestion des documents sont définies dans la Loi sur les archives et la tenue de dossiers.

Ces deux lois portent sur des aspects différents de la gestion de documents au sein du gouvernement, mais sont liées pour des raisons pratiques. Une bonne gestion des documents permet au gouvernement de trouver l'information requise et de satisfaire ainsi aux demandes d'accès en vertu de la LAIPVP. De plus, les renseignements qui sont recueillis sur les documents et consignés, conformément aux exigences de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers en matière de gestion de documents, sont utilisés par le gouvernement pour faciliter la recherche d'information demandée en vertu de la LAIPVP

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Conservation des documents

Combien de temps faut-il garder des documents?

Il n'y a pas de réponse simple à cette question, car la période de conservation d'un document dépend de la nature de ce document et des circonstances dans lesquelles il a été créé et utilisé. Bien que certains documents doivent être conservés pendant des périodes précises, fixées par des lois, des règlements ou des normes professionnelles, la plupart ne sont soumis à aucune règle particulière.

La période de conservation d'un document dépend de la raison pour laquelle on a eu besoin de ce document au préalable. Un document constitue une preuve quant aux « qui, quoi, quand et pourquoi » ayant entouré une situation. Pour savoir combien de temps conserver ces preuves, les dirigeants qui sont responsables des documents devraient connaître toutes les règles ou politiques officielles existantes qui définissent des périodes de conservation et devraient également tenir compte des points suivants :

  • le besoin de rendre compte des mesures et des décisions prises;
  • le besoin de preuves concernant des obligations financières ou contractuelles afin d'éviter des litiges et de dégager le gouvernement de toute responsabilité;
  • le besoin de consulter des documents antérieurs pour entreprendre des actions ultérieures;
  • le besoin à plus long terme de renseignements permettant la planification et l'évaluation de programmes.

Les périodes de conservation sont généralement définies pour un groupe (une catégorie) de documents apparentés, vu que les documents sont souvent interdépendants. La préparation des calendriers des délais de conservation est un processus qui aide les dirigeants à définir des catégories de documents et à choisir des périodes de conservations adéquates. Les périodes de conservation sont consignées dans les calendriers des délais de conservation qui servent de référence permanente pour la conservation et le déclassement de tous les documents dont les documents électroniques. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 1: Preparing Records Schedules (PDF) (directives sur la préparation des calendriers des délais de conservation) (en anglais seulement).

Avez-vous des lignes directrices en matière de conservation des documents?

Lorsque les calendriers des délais de conservation sont préparés par les ministères, le personnel des Services consultatifs sur la tenue de dossiers (Bureau des documents du gouvernement) peut vous donner des conseils sur les périodes typiques de conservation des documents qui se trouvent généralement dans les bureaux gouvernementaux.

Finances Manitoba a publié des lignes directrices pour la conservation des documents financiers qui sont régis par la Loi sur la gestion des finances publiques. Les calendriers des délais de conservation touchant ce type de documents devraient suivre ces lignes directrices. Vous pouvez vous procurer ces lignes directrices auprès de la Division du contrôleur de Finances Manitoba.

Dans tous les autres cas, les délais de conservation devront être fixés en se fondant sur les besoins et les exigences du programme responsable des documents. Veuillez lire le paragraphe intitulé « Combien de temps faut-il garder les documents? » qui se trouve plus haut dans cette Foire aux questions.

Les messages électroniques sont-ils considérés comme des documents gouvernementaux? Que dois-je en faire?

Oui, les messages électroniques envoyés ou reçus par des employés du gouvernement et qui ont un rapport avec des affaires gouvernementales sont considérés comme des documents gouvernementaux et doivent être gérés en conséquence. Comme tout autre document, ils doivent être enregistrés dans un système de classification organisé afin d'être liés à des documents connexes, être accessibles au secteur de programme concerné aussi longtemps que nécessaire et être conservés et déclassés conformément aux dispositions d'un calendrier des délais de conservation. Les applications de nos ordinateurs de bureau, y compris MS Outlook, n'offrant pas actuellement cette fonction de gestion de dossier, les employés doivent imprimer les messages électroniques et les classer dans un système de fichier officiel avant de les effacer. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir plus de renseignements.

Combien de temps doit-on garder les messages électroniques? Y a-t-il une politique de conservation pour les messages électroniques?

Les règles de conservation ne sont pas appliquées aux documents en fonction de leur nature (courriels, fichiers électroniques, copies papier, vidéos, photographies). En fait, elles s'appliquent à des groupes (catégories) de documents ayant une fonction précise ou appuyant une activité particulière. Les calendriers des délais de conservation établis pour chaque secteur d'activité tiennent compte des catégories fonctionnelles de documents, et les périodes de conservation choisies permettent de satisfaire aux exigences opérationnelles, légales et fiscales des documents. Les catégories de documents contiennent souvent des documents de nature variée.

En d'autres mots, il ne faut pas définir une politique de conservation qui s'applique aux messages électroniques dans leur ensemble.

Veuillez consulter les autres questions abordées dans la section « Conservation des documents » de cette Foire aux questions pour plus de renseignements sur les délais de conservation des documents.

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Calendriers des délais de conservation

Comment savoir quels sont les calendriers des délais de conservation qui existent à l'égard de nos documents?

Chaque bureau du gouvernement devrait avoir des copies des calendriers des délais de conservation approuvés. Le gestionnaire des documents de chaque ministère ou organisme conserve également un jeu complet de calendriers. Si votre bureau ne possède plus les copies des calendriers qui le concerne, veuillez communiquer avec votre gestionnaire des documents.

Notre bureau a des documents qui ne figurent dans aucun calendrier. Que devons-nous faire?

Vous trouverez dans le document intitulé Procedure GRO 1: Preparing Records Schedules (PDF) (en anglais seulement) des instructions sur la manière de préparer des calendriers des délais de conservation.

Nous avons toujours besoin de nos documents. Pourquoi devons-nous préparer un calendrier de conservation à leur égard?

Les calendriers de conservation répertorient les documents que possède le gouvernement. Ce sont des inventaires très utiles pour planifier la gestion des documents, les protéger et y donner accès. Les durées de conservation et les mesures de déclassement devraient être définies à l'avance, pour tous les documents actifs (courants). Une fois que cela a été fait, les calendriers approuvés constituent un plan pour la tenue de dossiers.

Les exigences en matière de conservation peuvent influer sur la manière dont les documents sont conservés (leur rangement ou leur format). Il est donc important de connaître ces exigences dès la création des documents. Il faut aussi les comprendre et les prendre en considération lorsqu'on décide de convertir des documents en microfilms ou en images digitales pour soutenir des activités actuelles. Les exigences en matière de conservation définies dans les calendriers reflètent des besoins fonctionnels dont il faut tenir compte lors de la planification des systèmes électroniques.

Les calendriers des délais de conservation indiquent les documents qui ont une valeur archivistique, ce qui permet au gouvernement de planifier la préservation permanente de ces documents.

Enfin, la Loi sur les archives et la tenue de dossiers exige que les entités gouvernementales préparent des calendriers des délais de conservation pour tous les documents qu'elles détiennent ou dont elles sont responsables.

Il y a dans notre bureau des documents qui n'ont pas besoin d'être conservés très longtemps. Devons-nous créer un calendrier des délais de conservation pour eux?

Oui, tous les documents du gouvernement doivent être inclus dans des calendriers des délais de conservation, quelle que soit la durée de conservation nécessaire ou leur format (p. ex., papier, électronique). Les calendriers de conservation sont conçus pour permettre la destruction régulière des documents dès que toutes les exigences en matière de conservation auxquelles ils étaient soumis ont été satisfaites. Beaucoup de documents administratifs de routine ne sont conservés que brièvement, et les calendriers prévoient même le déclassement immédiat de certains documents.

Il vaut mieux établir les calendriers des délais de conservation pour tous les documents d'un bureau en même temps. Cela permet aux dirigeants et au personnel des Archives d'avoir une vue d'ensemble, et cela facilite aussi l'établissement de délais de conservation adéquats pour chaque catégorie ou groupe de documents.

Qui est responsable de l'établissement des calendriers des délais de conservation?

En vertu de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, les entités gouvernementales sont responsables de l'établissement des calendriers des délais de conservation à l'égard des documents qu'elles détiennent ou dont elles sont responsables. Les calendriers sont préparés en consultation avec les Archives (Bureau des documents du gouvernement), en suivant les directives que son personnel a établies. Les calendriers sont approuvés par l'archiviste. Pour plus de renseignements sur la préparation des calendriers des délais de conservation, veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 1: Preparing Records Schedules (PDF) (en anglais seulement).

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Transfert et récupération de documents

J'ai besoin de transfert des documents. Comment dois-je procéder?

Tout d'abord, il faut télécharger le document Procedure GRO 2: Transferring Government Records (PDF) (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement) ainsi que les formulaires actuels employés pour transférer des documents (Records Transfer List forms) (liste des documents transférés) (en anglais seulement). Vous devriez aussi disposer d'une série complète de calendriers de délais de conservation approuvés, car vous aurez besoin de les consulter au moment de procéder au transfert des documents. Si vous n'avez pas de calendriers, communiquez avec le gestionnaire des documents de votre ministère ou organisme. Cette personne pourra également répondre à vos questions relatives au transfert des documents.

Il est important de suivre les directives indiquées dans le document Procedure GRO 2: Transferring Government Records (PDF) (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement) et de vous référer aux calendriers susmentionnés. Les formulaires qui ne sont pas remplis correctement vous seront renvoyés, ralentissant ainsi le processus de transfert.

Puis-je envoyer électroniquement les formulaires remplis du Bureau des documents du gouvernement?

Vous pouvez vous procurer les formulaires en Word afin de pouvoir les remplir de manière électronique. Cependant, comme tous les formulaires doivent être signés, il faudra les imprimer, les signer, puis les envoyer sur support papier.

À l'avenir, nous espérons mettre au point un système électronique qui permettra de déposer en ligne les listes des documents transférés et les calendriers des délais de conservation.

J'ai besoin de récupérer des documents. Comment savoir s'ils se trouvent au Centre de préarchivage ou aux Archives?

Veuillez consulter votre copie de la liste originale des documents transférés. Si votre bureau n'a pas de copie de la liste, veuillez communiquer avec votre gestionnaire des documents.

Si la date qui figure sur la liste est encore à venir, cela veut dire que les documents sont en entreposage semi-actif au Centre de préarchivage et qu'ils peuvent être récupérés pour être utilisés dans le ministère. Veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 3: Retrieving Records (PDF) (directives sur la récupération des documents) (en anglais seulement) pour savoir comment récupérer des documents.

Si la mesure de déclassement était « Transférer aux Archives », vous devriez communiquer avec les Archives du secteur public et du secteur privé pour demander d'avoir accès aux documents en question.

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Destruction des documents

Puis-je détruire des documents?

Vous pouvez détruire des documents seulement si vous le faîtes conformément à des calendriers des délais de conservation approuvés. Pour savoir comment faire détruire les documents déclassés, veuillez consulter le gestionnaire des documents de votre ministère ou de votre organisme ou consulter le document intitulé Procedure GRO 2: Transferring Government Records (PDF) (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement).

Si nous numérisons nos documents, pouvons-nous détruire les documents papier originaux?

Non, à moins que vous ayez un calendrier de délai de conservation approuvé qui permet leur élimination. Si la série n'est pas consignée dans un calendrier, les fichiers images et les documents sur papier doivent tous deux être consignés dans un calendrier en vue de leur conservation et élimination. Si vous avez converti en fichiers images toute une série de documents qui sont déjà consignés dans un calendrier de délai de conservation approuvé, ce dernier doit être révisé afin de refléter vos pratiques en matière de tenue de dossiers et contenir aussi des directives relativement à l'élimination des fichiers images. Selon la nature de la série et du procédé d'élimination, il pourrait s'avérer nécessaire de déterminer quel document sera désigné comme version officielle.

Que dois-je faire des copies excédentaires qu'il n'est pas nécessaire de garder?

Voir le document intitulé Transitory Records fact sheet (PDF) (en anglais seulement).

Que dois-je savoir au sujet des bacs bleus destinés au recyclage du papier?

Le papier est recueilli dans des bacs bleus, mais comme il n'est pas déchiqueté avant d'être recyclé, toute information confidentielle reste non protégée. Pour cette raison, les bacs bleus doivent uniquement servir aux documents non confidentiels et non classés.

Pouvons-nous déchiqueter nos propres documents?

Non. Les déchiqueteuses pour le bureau ne sont autorisées que dans des circonstances exceptionnelles. Pour plus d'information à ce sujet, consultez le document Government Records Policy on Office Paper Shredders (PDF) (en anglais seulement).

Les bureaux situés à l'extérieur de Winnipeg peuvent employer des services de déchiquetage locaux pour recycler leur papier usagé, conformément aux calendriers de délais de conservation approuvés. Comme indiqué dans le document Procedure GRO 2: Transferring Government Records (PDF) (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement), toute élimination de documents à l'échelle locale doit se faire devant témoin et être documentée officiellement.

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