Foire aux questions

Gestion de documents

• Le rôle des Archives n'est-il pas de conserver les documents historiques? Qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion de documents?
• Qu'est-ce que la LAIPVP a à voir avec la gestion de documents?
• Quelle est la différence entre les Archives et le Centre de préarchivage?
• Qui est le gestionnaire des documents de mon ministère?

Conservation des documents

• Combien de temps faut-il garder des documents?
• Avez-vous des lignes directrices en matière de conservation des documents?
• Les messages électroniques sont-ils considérés comme des documents gouvernementaux? Que dois-je en faire?
• Combien de temps doit-on garder les messages électroniques? Y a-t-il une politique de conservation pour les messages électroniques?

Calendriers des délais de conservation

• Comment savoir quels sont les calendriers des délais de conservation qui existent à l'égard de nos documents?
• Notre bureau a des documents qui ne figurent dans aucun calendrier. Que devons-nous faire?
• Nous avons toujours besoin de nos documents. Pourquoi devons-nous préparer un calendrier de conservation à leur égard?
• Il y a dans notre bureau des documents qui n'ont pas besoin d'être conservés très longtemps. Devons-nous créer un calendrier des délais de conservation pour eux?
• Qui est responsable de l'établissement des calendriers des délais de conservation?

Transfert et récupération de documents

• On vient de me demander de prendre en charge le transfert des documents. Comment dois-je procéder?
• Puis-je envoyer électroniquement les formulaires remplis du Bureau des documents du gouvernement?
• J'ai besoin de récupérer des documents. Comment savoir s'ils se trouvent au Centre de préarchivage ou aux Archives?

Destruction des documents

• Puis-je détruire des documents?
• Si nous numérisons nos documents, pouvons-nous détruire les documents papier originaux? 
• Que dois-je faire des copies excédentaires qu'il n'est pas nécessaire de garder?
• Que dois-je savoir au sujet des bacs bleus destinés au recyclage du papier?
• Pouvons-nous déchiqueter nos propres documents?

---

Gestion de documents

Le rôle des Archives n'est-il pas de conserver les documents historiques? Qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion de documents?

Oui, les Archives du Manitoba sont les archives du gouvernement. Le personnel des Archives a pour responsabilité de désigner, de préserver et de mettre à la disposition du public les documents ayant une valeur durable (archivistique) pour le gouvernement et la société.

Mais les Archives ont un autre mandat connexe prévu par la Loi. Celui " de promouvoir et de faciliter la bonne tenue des dossiers constitués de documents gouvernementaux afin que soient renforcées la gestion efficace du gouvernement et sa responsabilisation. "

Ce mandant double a été établi pour une bonne raison. Toute organisation a besoin de politiques et de normes pour la gestion de documents, et le gouvernement ne fait pas exception à la règle. Un programme de gestion global permet également au gouvernement de repérer de manière systématique les documents ayant une valeur archivistique et de planifier leur préservation et leur utilisation à long terme. Les Archives ont un rôle directeur dans ces deux domaines par l'intermédiaire de son programme intégré de gestion des documents et d'archivage.

Qu'est-ce que la LAIPVP a à voir avec la gestion de documents?

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) autorise l'accès à l'information que détiennent les organismes publics (le gouvernement), avec toutefois certaines exceptions déterminées. La Loi prévoit aussi la protection des renseignements personnels que le gouvernement peut recueillir, utiliser et divulguer. Les organismes publics sont tenus par la LAIPVP de satisfaire aux demandes d'accès à l'information conformément aux dispositions de la Loi et de publier un répertoire qui aide le public à identifier et à retrouver les documents. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le site Web sur la LAIPVP.

La LAIPVP ne contient aucune disposition relative à la création, à la conservation et à l'élimination des documents gouvernementaux. Les exigences en matière de gestion des documents sont définies dans la Loi sur les archives et la tenue de dossiers.

Ces deux lois portent sur des aspects différents de la gestion de documents au sein du gouvernement, mais sont liées pour des raisons pratiques. Une bonne gestion des documents permet au gouvernement de trouver l'information requise et de satisfaire ainsi aux demandes d'accès en vertu de la LAIPVP. De plus, les renseignements qui sont recueillis sur les documents et consignés, conformément aux exigences de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers en matière de gestion de documents, sont utilisés par le gouvernement pour faciliter la recherche d'information demandée en vertu de la LAIPVP

Quelle est la différence entre les Archives et le Centre de préarchivage?

Les fonctionnaires trouvent parfois que le lien qui existe entre le Centre de préarchivage et les Archives peut prêter à confusion. Les Archives du Manitoba gèrent le Centre de préarchivage dont le rôle est de fournir au gouvernement des services d'entreposage et de destruction de documents. Le Centre de préarchivage effectue deux sortes d'entreposage : un entreposage semi-actif des documents pendant leur période de conservation et un entreposage archivistique des documents qui seront transférés de façon permanente aux Archives après leur période de conservation.

Les documents entreposés en mode semi-actif peuvent être récupérés afin d'être utilisés par les ministères. La plupart de ces documents seront détruits à un moment ou à un autre, une fois que leur délai de conservation aura expiré. Les calendriers des délais de conservation prévoient qu'un petit pourcentage de ces documents sera transféré aux Archives après la date de déclassement, afin d'y être préservés. À ce moment-là, on ne pourra accéder à ces documents archivistiques que par l'intermédiaire des Services d'accès des Archives.

Pour plus de renseignements sur le Centre de préarchivage et les Archives, veuillez consulter le chapitre intitulé La gestion des documents au sein du gouvernement du Manitoba.

Pour savoir comment récupérer des documents semi-actifs auprès du Centre de préarchivage, veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 3: Retrieving Records (directives sur la récupération des documents) (en anglais seulement).

Pour savoir comment accéder à des documents ayant été transférés aux Archives, veuillez communiquer avec les Services d'accès .

Qui est le gestionnaire des documents de mon ministère?

Le gestionnaire des documents est désigné par le responsable administratif de votre ministère ou de votre organisme. Pour obtenir des renseignements à jour, veuillez communiquer directement avec ce responsable.

Conservation des documents

Combien de temps faut-il garder des documents?

Il n'y a pas de réponse simple à cette question, car la période de conservation d'un document dépend de la nature de ce document et des circonstances dans lesquelles il a été créé et utilisé. Bien que certains documents doivent être conservés pendant des périodes précises, fixées par des lois, des règlements ou des normes professionnelles, la plupart ne sont soumis à aucune règle particulière.

La période de conservation d'un document dépend de la raison pour laquelle on a eu besoin de ce document au préalable. Un document constitue une preuve quant aux " qui, quoi, quand et pourquoi " ayant entouré une situation. Pour savoir combien de temps conserver ces preuves, les dirigeants qui sont responsables des documents devraient connaître toutes les règles ou politiques officielles existantes qui définissent des périodes de conservation et devraient également tenir compte des points suivants :

• le besoin de rendre compte des mesures et des décisions prises;
  
  
• le besoin de preuves concernant des obligations financières ou contractuelles afin d'éviter des litiges et de dégager le gouvernement de toute responsabilité;
  
  
• le besoin de consulter des documents antérieurs pour entreprendre des actions ultérieures;
  
  
• le besoin à plus long terme de renseignements permettant la planification et l'évaluation de programmes.

Les périodes de conservation sont généralement définies pour un groupe (une catégorie) de documents apparentés, vu que les documents sont souvent interdépendants. La préparation des calendriers des délais de conservation est un processus qui aide les dirigeants à définir des catégories de documents et à choisir des périodes de conservations adéquates. Les périodes de conservation sont consignées dans les calendriers des délais de conservation qui servent de référence permanente pour la conservation et le déclassement de tous les documents dont les documents électroniques. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 1: Preparing Records Schedules (directives sur la préparation des calendriers des délais de conservation) (en anglais seulement).

Avez-vous des lignes directrices en matière de conservation des documents?

Lorsque les calendriers des délais de conservation sont préparés par les ministères, le personnel des Services consultatifs sur la tenue de dossiers (Bureau des documents du gouvernement) peut vous donner des conseils sur les périodes typiques de conservation des documents qui se trouvent généralement dans les bureaux gouvernementaux.

Finances Manitoba a publié des lignes directrices pour la conservation des documents financiers qui sont régis par la Loi sur la gestion des finances publiques. Les calendriers des délais de conservation touchant ce type de documents devraient suivre ces lignes directrices. Vous pouvez vous procurer ces lignes directrices auprès de la Division du contrôleur de Finances Manitoba [téléphone : (204) 945-8511].

Dans tous les autres cas, les délais de conservation devront être fixés en se fondant sur les besoins et les exigences du programme responsable des documents. Veuillez lire le paragraphe intitulé " Combien de temps faut-il garder les documents? " qui se trouve plus haut dans cette Foire aux questions.

Les messages électroniques sont-ils considérés comme des documents gouvernementaux? Que dois-je en faire?

Oui, les messages électroniques envoyés ou reçus par des employés du gouvernement et qui ont un rapport avec des affaires gouvernementales sont considérés comme des documents gouvernementaux et doivent être gérés en conséquence. Comme tout autre document, ils doivent être enregistrés dans un système de classification organisé afin d'être liés à des documents connexes, être accessibles au secteur de programme concerné aussi longtemps que nécessaire et être conservés et déclassés conformément aux dispositions d'un calendrier des délais de conservation. Les applications de nos ordinateurs de bureau, y compris MS Outlook, n'offrant pas actuellement cette fonction de gestion de dossier, les employés doivent imprimer les messages électroniques et les classer dans un système de fichier officiel avant de les effacer. Les directives du Bureau des documents du gouvernement sur la gestion du courrier et des documents électroniques sont en train d'être mises à jour. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir plus de renseignements.

Combien de temps doit-on garder les messages électroniques? Y a-t-il une politique de conservation pour les messages électroniques?

Les règles de conservation ne sont pas appliquées aux documents en fonction de leur nature (courriels, fichiers électroniques, copies papier, vidéos, photographies). En fait, elles s'appliquent à des groupes (catégories) de documents ayant une fonction précise ou appuyant une activité particulière. Les calendriers des délais de conservation établis pour chaque secteur d'activité tiennent compte des catégories fonctionnelles de documents, et les périodes de conservation choisies permettent de satisfaire aux exigences opérationnelles, légales et fiscales des documents. Les catégories de documents contiennent souvent des documents de nature variée.

Les applications dont nous disposons actuellement pour nos ordinateurs de bureau (c.-à-d., MS Office) ne nous permettent pas d'appliquer des règles de conservation à des groupes fonctionnels de documents électroniques (messages et autres documents électroniques) ni de les associer à des dossiers papier connexes. C'est la raison pour laquelle l'approche « imprimer et classer » a été adoptée. Dans l'avenir, lorsque les systèmes électroniques seront dotés d'applications qui permettent la conservation et l'élimination de messages et de documents électroniques, nous n'appliquerons pas une seule règle de conservation pour tous les messages d'Outlook tout simplement parce qu'il s'agit de messages électroniques. En d'autres mots, il ne faut pas définir une politique de conservation qui s'applique aux messages électroniques dans leur ensemble.

Veuillez consulter les autres questions abordées dans la section « Conservation des documents » de cette Foire aux questions pour plus de renseignements sur les délais de conservation des documents.

haut de page

Calendriers des délais de conservation

Comment savoir quels sont les calendriers des délais de conservation qui existent à l'égard de nos documents?

Chaque bureau du gouvernement devrait avoir des copies des calendriers des délais de conservation approuvés. Le gestionnaire des documents de chaque ministère ou organisme conserve également un jeu complet de calendriers. Si votre bureau ne possède plus les copies des calendriers qui le concerne, veuillez communiquer avec votre gestionnaire des documents.

Notre bureau a des documents qui ne figurent dans aucun calendrier. Que devons-nous faire?

Vous trouverez dans le document intitulé Procedure GRO 1: Preparing Records Schedules (en anglais seulement) des instructions sur la manière de préparer des calendriers des délais de conservation. Veuillez communiquer avec le gestionnaire des documents de votre ministère ou de votre organisme si vous avez besoin d'aide pour préparer des calendriers.

Nous avons toujours besoin de nos documents. Pourquoi devons-nous préparer un calendrier de conservation à leur égard?

Les calendriers de conservation répertorient les documents que possède le gouvernement. Ce sont des inventaires très utiles pour planifier la gestion des documents, les protéger et y donner accès. Les durées de conservation et les mesures de déclassement devraient être définies à l'avance, pour tous les documents actifs (courants). Une fois que cela a été fait, les calendriers approuvés constituent un plan pour la tenue de dossiers.

Les exigences en matière de conservation peuvent influer sur la manière dont les documents sont conservés (leur rangement ou leur format). Il est donc important de connaître ces exigences dès la création des documents. Il faut aussi les comprendre et les prendre en considération lorsqu'on décide de convertir des documents en microfilms ou en images digitales pour soutenir des activités actuelles. Les exigences en matière de conservation définies dans les calendriers reflètent des besoins fonctionnels dont il faut tenir compte lors de la planification des systèmes électroniques.

Les calendriers des délais de conservation indiquent les documents qui ont une valeur archivistique, ce qui permet au gouvernement de planifier la préservation permanente de ces documents.

Enfin, la Loi sur les archives et la tenue de dossiers exige que les entités gouvernementales préparent des calendriers des délais de conservation pour tous les documents qu'elles détiennent ou dont elles sont responsables.

Il y a dans notre bureau des documents qui n'ont pas besoin d'être conservés très longtemps. Devons-nous créer un calendrier des délais de conservation pour eux?

Oui, tous les documents du gouvernement doivent être inclus dans des calendriers des délais de conservation, quelle que soit la durée de conservation nécessaire ou leur format (p. ex., papier, électronique). Les calendriers de conservation sont conçus pour permettre la destruction régulière des documents dès que toutes les exigences en matière de conservation auxquelles ils étaient soumis ont été satisfaites. Beaucoup de documents administratifs de routine ne sont conservés que brièvement, et les calendriers prévoient même le déclassement immédiat de certains documents.

Il vaut mieux établir les calendriers des délais de conservation pour tous les documents d'un bureau en même temps. Cela permet aux dirigeants et au personnel des Archives d'avoir une vue d'ensemble, et cela facilite aussi l'établissement de délais de conservation adéquats pour chaque catégorie ou groupe de documents.

Qui est responsable de l'établissement des calendriers des délais de conservation?

En vertu de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, les entités gouvernementales sont responsables de l'établissement des calendriers des délais de conservation à l'égard des documents qu'elles détiennent ou dont elles sont responsables. Les calendriers sont préparés en consultation avec les Archives (Bureau des documents du gouvernement), en suivant les directives que son personnel a établies. Les calendriers sont approuvés par l'archiviste. Pour plus de renseignements sur la préparation des calendriers des délais de conservation, veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 1: Preparing Records Schedules (en anglais seulement).

haut de page

Transfert et récupération de documents

On vient de me demander de prendre en charge le transfert des documents. Comment dois-je procéder?

Tout d'abord, il faut télécharger le document Procedure GRO 2: Transferring Government Records (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement) ainsi que les formulaires actuels employés pour transférer des documents (Records Transfer List forms) (liste des documents transférés) (en anglais seulement). Vous devriez aussi disposer d'une série complète de calendriers de délais de conservation approuvés, car vous aurez besoin de les consulter au moment de procéder au transfert des documents. Si vous n'avez pas de calendriers, communiquez avec le gestionnaire des documents de votre ministère ou organisme. Cette personne pourra également répondre à vos questions relatives au transfert des documents.

Il est important de suivre les directives indiquées dans le document Procedure GRO 2: Transferring Government Records (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement) et de vous référer aux calendriers susmentionnés. Les formulaires qui ne sont pas remplis correctement vous seront renvoyés, ralentissant ainsi le processus de transfert.

Puis-je envoyer électroniquement les formulaires remplis du Bureau des documents du gouvernement?

Vous pouvez vous procurer les formulaires en Word afin de pouvoir les remplir de manière électronique. Cependant, comme tous les formulaires doivent être signés, il faudra les imprimer, les signer, puis les envoyer sur support papier.

À l'avenir, nous espérons mettre au point un système électronique qui permettra de déposer en ligne les listes des documents transférés et les calendriers des délais de conservation.

J'ai besoin de récupérer des documents. Comment savoir s'ils se trouvent au Centre de préarchivage ou aux Archives?

Veuillez consulter votre copie de la liste originale des documents transférés. Si votre bureau n'a pas de copie de la liste, veuillez communiquer avec votre gestionnaire des documents.

Si la date qui figure sur la liste est encore à venir, cela veut dire que les documents sont en entreposage semi-actif au Centre de préarchivage et qu'ils peuvent être récupérés pour être utilisés dans le ministère. Veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 3: Retrieving Records (directives sur la récupération des documents) (en anglais seulement) pour savoir comment récupérer des documents.

Si la mesure de déclassement était « Transférer aux Archives », vous devriez communiquer avec les Services d'accès pour demander d'avoir accès aux documents en question.

haut de page

Destruction des documents

Puis-je détruire des documents?

Vous pouvez détruire des documents seulement si vous le faîtes conformément à des calendriers des délais de conservation approuvés. Pour savoir comment faire détruire les documents déclassés, veuillez consulter le gestionnaire des documents de votre ministère ou de votre organisme ou consulter le document intitulé Procedure GRO 2: Transferring Government Records (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement).

Si nous numérisons nos documents, pouvons-nous détruire les documents papier originaux?

Non, à moins que vous ayez un calendrier de délai de conservation approuvé qui permet leur élimination. Si la série n'est pas consignée dans un calendrier, les fichiers images et les documents sur papier doivent tous deux être consignés dans un calendrier en vue de leur conservation et élimination. Si vous avez converti en fichiers images toute une série de documents qui sont déjà consignés dans un calendrier de délai de conservation approuvé, ce dernier doit être révisé afin de refléter vos pratiques en matière de tenue de dossiers et contenir aussi des directives relativement à l'élimination des fichiers images. Selon la nature de la série et du procédé d'élimination, il pourrait s'avérer nécessaire de déterminer quel document sera désigné comme version officielle.

Que dois-je faire des copies excédentaires qu'il n'est pas nécessaire de garder?

Les copies qui font double emploi, les photocopies abîmées et tout autre matériel transitoire comme les avis de message ou les brouillons sur support papier sont considérés comme des " documents non classés ". Chaque ministère et organisme devrait avoir un calendrier des délais de conservation approuvé qui autorise la destruction immédiate des documents non classés. Ce calendrier pourrait être utilisé par n'importe quel bureau au sein du ministère ou de l'organisme.

Vous pouvez éliminer les documents non classés de la même manière que tous les autres documents inscrits aux calendriers des délais de conservation. Les boîtes de documents non classés sont transférées au Centre de préarchivage de la manière habituelle [voir le document intitulé Procedure GRO 2: Transferring Government Records (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement)]. Ce processus contrôlé de transfert et de destruction de documents permet de garantir que les copies des documents confidentiels seront traitées avec les mêmes mesures de sécurité que tous les autres documents du gouvernement.

La plupart des bureaux mettent des boîtes du Centre de préarchivage près des photocopieuses et autres endroits stratégiques pour les documents non classés. Ces boîtes peuvent être transférées aussi souvent que nécessaire, afin d'éviter qu'elles ne s'accumulent dans les bureaux.

Les bureaux situés hors de Winnipeg peuvent faire appel à des services de déchiquetage locaux pour détruire les documents non classés, comme prévu dans le document intitulé Procedure GRO 2: Transferring Government Records (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement).

Les documents électroniques en doubles ou transitoires peuvent être détruits conformément au General Records Schedule 0001 (calendrier général des délais de conservation no 0001) (PDF format) (en anglais seulement), dont le principe est similaire à celui établi pour les « documents non classés ». Les directives du Bureau des documents du gouvernement sur la gestion du courrier et des documents électroniques sont en train d'être mises à jour. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir plus de renseignements.

Que dois-je savoir au sujet des bacs bleus destinés au recyclage du papier?

Les Waste Stream Services (services de gestion du flux des déchets) de Transports et Services gouvernementaux Manitoba fournissent aux bureaux du gouvernement des bacs bleus pour le recyclage du papier. Le papier est recueilli dans des bacs bleus, mais comme il n'est pas déchiqueté avant d'être recyclé, toute information confidentielle reste non protégée. Pour cette raison, les bacs bleus doivent uniquement servir aux documents non confidentiels et non classés. Pour plus d'information à ce sujet, consultez le document Disposal and Recycling of Office Paper (élimination et recyclage du papier de bureau usagé) (en anglais seulement).

Pouvons-nous déchiqueter nos propres documents?

Non. Les déchiqueteuses pour le bureau ne sont autorisées que dans des circonstances exceptionnelles. Pour plus d'information à ce sujet, consultez le document Government Records Policy on Office Paper Shredders (en anglais seulement).

Les bureaux situés à l'extérieur de Winnipeg peuvent employer des services de déchiquetage locaux pour recycler leur papier usagé, conformément aux calendriers de délais de conservation approuvés. Comme indiqué dans le document Procedure GRO 2: Transferring Government Records (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement), toute élimination de documents à l'échelle locale doit se faire devant témoin et être documentée officiellement.