La gestion des documents au sein du gouvernement du Manitoba

Aperçu

Notre programme de gestion des documents, dans sa forme actuelle, a été lancé en 1981 avec  la création de postes et d'une unité administrative chargée des documents du gouvernement, au sein des Archives. La priorité était de repérer de manière systématique tous les documents du gouvernement et de les gérer à l'aide d'un nouveau programme d'établissement de calendriers des délais de conservation. Négligés pendant des décennies, les documents s'étaient accumulés dans les aires d'entreposage des greniers et des sous-sols. Un énorme effort de récupération a donc été entrepris sous la direction du personnel des Documents du gouvernement. Le premier Centre de préarchivage est devenu opérationnel en 1981. Il offrait des services d'entreposage hors-site aux bureaux du gouvernement et permettait de détruire de manière centralisée et sécuritaire les documents dont la destruction avait été programmée. Les efforts d'établissement de ces calendriers se sont intensifiés vers le milieu des années 1980 en prévision de l'entrée en vigueur de la première Loi sur la liberté d'accès à l'information (adoptée en 1988) et de la publication d'un guide sur les documents du gouvernement, tel que prévu par la Loi.

L'utilisation toujours plus grande de systèmes électroniques au cours des années 1990 a provoqué de profonds changements dans la manière dont les documents sont gardés et a déclenché un réexamen universel des principes et des pratiques en matière de tenue de dossiers. L'objectif principal de notre programme, tout comme celui d'autres instances dans le reste du monde, est de mettre au point des stratégies efficaces permettant de garantir que les documents électroniques auront la même authenticité et fiabilité que les documents papier. Notre nouvelle Loi sur les Archives et sur la tenue de dossiers, fournit un cadre de travail pour cette tâche. Elle réaffirme l'importance d'une bonne tenue de dossiers et du partage des responsabilités entre les Archives et les entités gouvernementales qui créent et conservent des documents.

Notre programme se fonde sur le principe suivant : la bonne tenue des dossiers et la préservation de notre patrimoine archivistique vont de pair. Il s'agit d'un programme intégré de gestion des documents et d'archivage. Lorsque les documents sont bien gérés dès le début, deux objectifs importants sont atteints : les besoins du gouvernement en matière de tenue des dossiers sont satisfaits et nous avons une base solide pour identifier les documents ayant une valeur archivistique et planifier leur conservation à long terme. De manière concrète, les documents archivistiques sont identifiés comme tels dans les calendriers des délais de conservation qui précisent les modalités de conservation et les mesures de déclassement pour tous les documents du gouvernement.

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Calendriers des délais de conservation

L'utilisation des calendriers des délais de conservation constitue une méthode standard pour la gestion des documents d'une organisation, à partir de leur création jusqu'à leur conservation permanente ou leur destruction. Au Manitoba, les calendriers sont des outils fondamentaux de tenue de dossiers pour les ministères et les organismes gouvernementaux, et ils constituent le fondement du programme d'archives du gouvernement. En vertu de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, les entités gouvernementales sont tenues d'établir des calendriers des délais de conservation à l'égard des documents dont elles ont la garde et la responsabilité, notamment des documents électroniques, et de se conformer aux dispositions prévues dans les calendriers approuvés.

Les domaines de programmes doivent établir les documents à créer dans le cadre de leurs processus opérationnels, la manière dont les dossiers seront organisés et protégés afin de fournir des preuves fiables et de garantir leur accès aussi longtemps que nécessaire, et la période de leur conservation. Ces exigences fondamentales de tenue de dossiers, sous formes de calendriers, sont des conditions préalables à l'utilisation réussie de la technologie pour gérer l'information informatique.

Les calendriers établissent des règles prédéterminées en ce qui concerne la conservation et la destruction de catégories continues de dossiers. Au lieu d'accorder une autorisation spéciale et ponctuelle pour la destruction de dossiers particuliers, les calendriers contiennent des dispositions préétablies qui seront systématiquement appliquées de la même façon au fil du temps.

Les calendriers restent en vigueur jusqu'à leur révision ou remplacement par un nouveau calendrier ou jusqu'à leur annulation au moment où toutes les catégories de documents répertoriées auront été traitées.

L'élaboration d'un calendrier des délais de conservation est un processus de collaboration auquel travaille le personnel d'un ministère ou d'un organisme en consultation avec le personnel du Bureau des documents du gouvernement afin de déterminer les instances appropriées responsables de leurs documents. Pour obtenir de plus amples renseignements concernant l'élaboration et l'approbation des calendriers des délais de conservation, consultez le document intitulé Procedure GRO 1: Preparing Records Schedules (PDF) (directives sur la préparation des calendriers des délais de conservation) (en anglais seulement).

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Transfert des documents

Les calendriers des délais de conservation approuvés établissent pour les ministères et organismes gouvernementaux des délais prévoyant le transfert régulier de dossiers au Centre de préarchivage du gouvernement où ils seront entreposés en tant que documents semi-actifs ou détruits. Pour obtenir des renseignements détaillés sur le transfert des documents, consultez le document intitulé Procedure GRO 2: Transferring Government Records (PDF) (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement).

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Récupération et utilisation des documents

Il est possible pour les bureaux qui ont créé ou transféré des documents au Centre de préarchivage du gouvernement de les récupérer une fois que ceux-ci y sont entreposés pendant la période de conservation prévue (documents semi-actifs). Le personnel du Centre de préarchivage livrera directement les documents requis au bureau en ayant fait la demande, puis viendra les chercher afin de les entreposer de nouveau au Centre lorsque le bureau n'en aura plus besoin. Pour obtenir plus de renseignements concernant la récupération de documents entreposés au Centre de préarchivage du gouvernement, consultez le document intitulé Procedure GRO 3: Retrieving Records (PDF) (directives sur la récupération des documents) (en anglais seulement).

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Destruction des documents

En ce qui concerne les dossiers du gouvernement dont la destruction est prévue à la fin de la période de conservation, le Centre de préarchivage du gouvernement offre des services de déchiquetage économiques en situation contrôlée. Les documents sont déchiquetés dans des conditions sûres dans une usine de déchiquetage fonctionnant aux termes d'un contrat passé avec le gouvernement. Le papier déchiqueté est ensuite recyclé.

Dans certaines situations, il est permis d'utiliser une autre méthode de destruction des documents gouvernementaux. À ce sujet, veuillez consulter le document intitulé Procedure GRO 2: Transferring Government Records (PDF) (directives sur le transfert des documents du gouvernement) (en anglais seulement), ainsi que les lignes directrices Government Records Policy: Office Paper Shredders (PDF) (acquisition de déchiqueteuses pour le bureau) (en anglais seulement).

En ce qui concerne les dossiers électroniques, la suppression ou l'effacement contrôlé d'un dossier à la fin de la période de conservation prévue équivaut à la destruction de ce dossier.

Remarque : En vertu de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, aucun document du gouvernement du Manitoba ne peut être détruit, sauf si la destruction est autorisée par un calendrier des délais de conservation approuvé.

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Archives

Une petite partie des documents créés par le gouvernement sont désignés en tant que documents ayant une valeur durable pour le gouvernement et la société. Le personnel des Archives du Manitoba désigne ces documents, en consultation avec le ministère qui les a créés, au moment où ceux-ci sont inscrits à un calendrier des délais de conservation. En ce qui concerne les documents d'archives, le calendrier prévoit la mesure de déclassement « Transférer aux Archives » plutôt que la mesure « Détruire » à la fin de la période de conservation prévue.

Après la période de conservation prévue, les documents d'archives sont habituellement transférés aux aires d'entreposage à atmosphère contrôlée des Archives du Manitoba aux fins de préservation. Les Archives constituent un milieu sûr et protecteur et elles permettent l'utilisation à long terme des documents par le gouvernement et d'autres utilisateurs. L'accès aux documents d'archives, comme à tous les autres documents du gouvernement, est régi par la législation et les lignes directrices portant sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Les documents gouvernementaux transférés aux Archives du Manitoba ne peuvent en général pas être retournés à leur ministère ou à leur organisme d'origine aux fins de consultation. Cependant, lorsque cela est nécessaire, on peut les consulter sur place aux Archives du Manitoba ou en obtenir une copie. Pour obtenir des renseignements concernant l'accès du gouvernement aux documents d'archives, veuillez consulter Archives du secteur public et du secteur privé.

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