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Février 2003

La Loi sur les archives et la tenue de dossiers (L.M. 2001, c. 35), adoptée en février 2003, remplace la partie II, " Documents publics et archives ", de la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative, qui était en vigueur depuis 1967. La nouvelle loi s'applique aux documents de tous les ministères et organismes du gouvernement du Manitoba. Elle prévoit également la négociation d'ententes relatives à la gestion et à la préservation de documents de l'Assemblée législative et des bureaux y afférents, et des tribunaux.

Faits saillants de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers

La Loi sur les archives et la tenue de dossiers fournit un cadre moderne pour ce qui touche à la gestion des documents du gouvernement et au fonctionnement des services archivistiques. La nouvelle loi :

• emploie un langage modernisé qui reflète les changements effectués dans le domaine de la gestion de dossiers au cours des 30 dernières années et qui tient compte des différents formats de gestion utilisés aujourd'hui;
  
  
• confirme le rôle clé des services archivistiques dans l'établissement de politiques, de lignes directrices et de services nécessaires pour assurer une bonne gestion des dossiers du gouvernement;
  
  
• établit les responsabilités des entités gouvernementales quant à l'établissement de calendriers des délais de conservation et à la préservation et à l'élimination de dossiers, conformément aux calendriers approuvés;
  
  
• confirme le rôle important que joue l'archiviste dans la désignation de documents ayant une importance durable pour le gouvernement et la société, et auprès des organismes du gouvernement en vue d'établir des stratégies qui assureront la préservation et l'utilisation des dossiers à long terme;
  
  
• change le nom qui devient " Archives du Manitoba ". L'archiviste provincial s'appelle maintenant l'" archiviste du Manitoba ".

Ce que les employés du gouvernement ont besoin de savoir sur la Loi sur les archives et la tenue de dossiers

Tous les employés du gouvernement :

Les employés du gouvernement sont tenus de créer une documentation précise des actes qu'ils accomplissent au nom du gouvernement, et de conserver ou de figer les documents créés ou reçus durant le cours normal des affaires du gouvernement dans un système réglementaire de tenue de dossiers.

Les employés devraient savoir que la nouvelle loi interdit, tout particulièrement, la destruction de dossiers gouvernementaux, sauf sous réserve des calendriers des délais de conservation approuvés. En vertu de la présente Loi, détruire sciemment un document gouvernemental dans le but d'empêcher le gouvernement de le détenir, d'en avoir la responsabilité, de l'utiliser ou d'y avoir accès, constitue une infraction punissable.

Gestionnaires :

La nouvelle loi définit les responsabilités des entités gouvernementales en ce qui concerne l'établissement des délais de conservation de documents, et la conservation et l'élimination des documents en vertu des calendriers des délais de conservation approuvés.

Les gestionnaires doivent s'assurer que les exigences concernant la tenue de dossiers dans leur secteur d'affaires sont bien définies et bien comprises par le personnel, que la responsabilité en matière de gestion des documents est bien établie, et que tous les systèmes nécessaires pour faciliter la tenue des documents sont en place. Ils doivent également s'assurer que tous les documents qui leur sont confiés sont inscrits aux calendriers existants des délais de conservation et que ceux-ci sont régulièrement mis en application.

Gestionnaires de documents et autres employés ayant des fonctions associées à la gestion des documents :

En vertu de la nouvelle loi , bon nombre des éléments du programme de gestion des documents officiels du gouvernement demeureront inchangés. Il y aura, néanmoins, quelques changements que le personnel ayant des fonctions associées à la gestion des documents devrait connaître :

• Le processus de préparation des calendriers des délais de conservation restera essentiellement le même, à part que les calendriers doivent maintenant être approuvés par l'archiviste du Manitoba.
  
  
• Les formalités pour la tenue des dossiers du gouvernement et les formulaires ont été mis à jour de manière à refléter le nouveau cadre de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers. Tous ces documents sont disponibles sur notre site Web, ou peuvent être obtenus en envoyant un courriel au Bureau des documents du gouvernement.
  
  
• À partir de maintenant, il faut se servir uniquement des nouveaux formulaires. Il est possible de télécharger les formulaires de notre site Web en format Word de Microsoft.
  
  
• Le nouveau formulaire General Records Schedule 0001 (calendrier général des délais de conservation no 0001), qui s'applique à tous les ministères et organismes du gouvernement, autorise la suppression de " Copies et de documents électroniques temporaires ". Les gestionnaires des documents recevront une copie du calendrier des délais de conservation approuvé.