Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson – Au sujet des Archives

Histoire des Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson

À partir de sa fondation par l’entremise d’une Charte royale en 1670 et pendant toute son histoire, la Compagnie de la Baie d’Hudson a soigneusement tenu des dossiers détaillés sur ses activités, sa croissance et son expansion. Nombre de ces documents ont survécu et ils constituent un bassin d’information d’une grande importance. Dans les années 1920, le siège social de la Compagnie de la Baie d’Hudson à Londres, en Angleterre, a commencé à classer et à décrire ses documents afin de les rendre plus accessibles aux membres de la CBH et aux chercheurs. En 1970, le siège social de la Compagnie de la Baie d’Hudson s’est installé au Canada. En 1974, la compagnie a prêté ses documents aux Archives du Manitoba et vingt ans plus tard, le 27 janvier 1994, ces documents ont été donnés officiellement à la Province.

La chambre forte des  Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson à Londres
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La chambre forte des Archives
de la Compagnie de la Baie
d’Hudson à Londres
L’une des chambres fortes actuelles des Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson à Winnipeg
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L’une des chambres fortes
actuelles des Archives de la
Compagnie de la Baie
d’Hudson à Winnipeg

Suggestions de lectures sur les Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson

  • Briggs, Elizabeth and Anne Morton. Biographical Resources at the Hudson’s Bay Company Archives, Volumes 1 & 2. Winnipeg: Westgarth, 1996-2003.
  • Craig, Joan. "Three Hundred Years of Records." The Beaver, Autumn 1970, pp. 65-70.
  • Harris, Geraldine Alton. "An Archival Administrative History of the Northern Stores Department, Hudson’s Bay Company, 1959-1987." MA thesis, University of Manitoba, 1994.
  • Leveson Gower, R. H. G. "The Archives of the Hudson’s Bay Company." The Beaver, December 1933, pp. 40-42, 64.
  • Koppel, Tom. "Treasure-trove of History." Canadian Geographic, 111 (5), Oct.-Nov. 1991, pp. 70-76.
  • Martin, Jean. "Canadian Chronicles." Imperial Oil Review, Spring 1998, pp. 22-27.
  • Ross, Alex, and Anne Morton. "The Hudson’s Bay Company and Its Archives." Business Archives, no. 51, 1985, pp. 17-39.
  • Simmons, Deidre. Keepers of the Record: the History of the Hudson’s Bay Company Archives. McGill-Queen’s University Press: Montreal & Kingston, 2007.
  • Simmons, Deidre. "The Archives of the Hudson’s Bay Company," Archivaria, no. 42, Fall 1996, pp. 68-78.
  • Simmons, Deidre. "The Hudson’s Bay Company Archives: The Role of the Hudson’s Bay Record Society". Epilogue Volume II, No. 1, 1996, pp. 1-13.
  • Simmons, Deidre. "Custodians of a Great Inheritance": An Account of the Making of the Hudson’s Bay Company Archives, 1920-1974." MA thesis, University of Manitoba, 1994.
  • Simmons, Deidre. "Annals of the Fur Trade: The Making of the Hudson’s Bay Company Archives." The Beaver, June/July 1994, pp. 4-12.

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Classement et description des documents dans les Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson

Classement des documents d’entreprise de la CBH : le système axé sur les séries

À partir du début des années 2000, les Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson ont adopté un système de classement et de description axé sur les séries fondé en même temps sur le système australien axé sur les séries et sur la méthode canadienne créée par les Archives de l’Ontario. Le système est appliqué à une base de données descriptives appelée Keystone et a exigé la redescription de nombre des document des Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson. L’un des aspects importants du système axé sur les séries est qu’il permet de noter comment les documents ont été créés, par qui, dans quel contexte et pour quelle raison, parce que les renseignements portant sur les documents sont séparés des renseignements portant sur le créateur de ces documents. En conséquence, le système axé sur les séries est plus à même de montrer la complexité de l'histoire administrative, des relations organisationnelles et des processus de création de documents au sein de la Compagnie de la Baie d’Hudson.

Pour les créateurs de documents à chaque niveau de la hiérarchie de la Compagnie de la Baie d’Hudson (poste, district et département), des notices d’autorité sont créées afin d’expliquer l’histoire, les dates d’existence et la fonction de chaque entité. Ces notices d’autorité sont aussi reliées aux entités précédentes et suivantes, de même qu’aux organismes de contrôle et aux organismes subordonnées. Il est donc possible de comprendre où se situe une entité ayant créé un document particulier au sein de la structure organisationnelle de la Compagnie de la Baie d’Hudson et de voir comment cette structure a évolué au fil du temps. Il s’agit là d’un élément essentiel pour comprendre comment fonctionnait la compagnie et comment les documents étaient créés.

Les documents créés par chaque entité sont décrits par « series »; ces séries étant des documents qui découlent d’une activité ou d’une fonction commune ou se présentent sous une forme semblable. Les descriptions des séries sont reliées aux descriptions des créateurs de documents de la Compagnie de la Baie d’Hudson et contiennent des détails tels la quantité, les supports et les dates de création, ainsi que des renseignements sur la « portée et la teneur » des documents et notamment la raison et l’intention qui justifient leur création, de même que leur contenu. Au sein de chaque série, chaque document est décrit individuellement et les codes d’emplacement et numéros de microfilms sont indiqués.

Classement des documents privés – système de fonds ou de collection

Les documents privés (qui ne sont pas des documents organisationnels) qui font partie des Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson sont appelés des « fonds » ou des « collections ». Le mot « fonds » sert à désigner tous les documents créés ou acquis par un créateur particulier. Le mot « collection » décrit les documents qui ont été rassemblés sciemment en fonction de certains critères (le sujet, l’âge, l’intérêt géographique, etc.). Tout comme dans le cas des documents d’entreprise, les renseignements sur les créateurs de documents et les renseignements sur les documents mêmes sont conservés séparément et reliés les uns aux autres.

Anciens schémas de classification

Au cours des années 1920–1930, un schéma de classification avait été mis sur pied pour les documents qui composaient les Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson à Londres. Ces documents étaient organisés par sections, catégories, types et pièces, représentés sous forme de numéros de référence alphanumériques.

Dans les années 1980, nombre de documents du 20e siècle ont été organisés par catégories de fonds d’archives (RG). Ces catégories avaient été créées pour classer les documents du 20e siècle, mais n’ont finalement pas toutes été utilisées.

Pour plus de renseignements sur le schéma original de classification et les catégories de fonds d’archives, veuillez consulter la publication de Deidre Simmon intitulée Keepers of the Record: the History of the Hudson’s Bay Company Archives (McGill-Queen’s University Press: Montreal & Kingston, 2007).

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Glossaire relatif aux activités commerciales de la Compagnie de la Baie d’Hudson à l’époque de la traite des fourrures

Toutes sortes de documents commerciaux ont été créés dans les postes, les districts, les départements et les navires de la Compagnie de la Baie d’Hudson. Cette liste est composée de certains des mots clés qui permettent de faire des recherches dans la base de données Keystone. Pour chercher un document créé par un poste, un district, un département ou un navire particulier, taper son nom dans le champ des mots clés de la base Keystone.

  • Abstracts of servants' accounts – Ces résumés contiennent des listes séparées des administrateurs, des commis, des maîtres de postes et des employés, y compris un état général du compte de chacun à la Compagnie de la Baie d’Hudson.
  • Account books – Livres de comptes de différents postes, y compris les effets à payer, les effets à recevoir, les comptes de caisse, les inventaires, les livres de dettes, les comptes d’approvisionnement, les factures, les connaissements, les normes de traite, les listes d’employés
  • Bills of lading – Connaissements pour les marchandises ou les fourrures en provenance des postes de l’arrière-pays ou en partance pour ceux-ci
  • Cash advances to officers and servants – Avances de fonds aux administrateurs et aux employés, classées par année de ravitaillement, ou exercice
  • Correspondence books – Copies contemporaines et par pression de lettres reçues et envoyées entre divers postes sur des sujets très variés, tels des ordres et des instructions venant d’administrateurs de districts, et des questions relatives à l’envoi de peaux, au règlement des comptes et à la qualité des provisions et des fournitures
  • Crew Lists – Listes des membres des équipages de navires envoyées au bureau de Londres par les capitaines de navires juste avant l’appareillage
  • District fur returns - Listes des fourrures expédiées par les principaux postes de la Terre de Rupert, indiquant le type et la quantité des fourrures envoyées pour une année particulière
  • District statements – Relevés annuels des comptes des employés de la CBH et de diverses filiales contrôlées par celle-ci, avec le nom des employés, leur rémunération et leurs pourboires, le solde des comptes débiteurs, leur titre (poste au sein de la CBH)
  • Expenditure books – Relevés des marchandises distribuées aux districts du département du Nord au cours d’une année particulière, y compris l’inventaire, le stock et le ravitaillement complets du département du Nord
  • Freight books – Relevés des cargaisons envoyées à partir de la Grande-Bretagne, indiquant le nombre, le conditionnement, le contenu, les dimensions, le volume, le poids, les frais de chargement et, souvent, l’expéditeur et le destinataire
  • Fur invoice books – Factures correspondantes aux fourrures envoyées à Londres sur divers navires de la CBH, avec la quantité et le type de fourrures et de marchandises envoyées
  • Indent books – Demandes de ravitaillement présentées deux ans à l’avance (par exemple, les commandes faites en 1840 étaient envoyées en 1841 pour l’année de ravitaillement – ou exercice – 1842)
  • Inventories – Inventaires des marchandises en stock dans le département du Nord, avec les listes de produits selon les districts du département
  • Inward correspondence – Originaux et copies contemporaines de lettres reçues par des postes et portant sur toutes sortes de questions relatives aux affaires ou des questions personnelles
  • Lists of servants – Énumération des employés, avec leur nom, leur paroisse, leur titre (poste occupé au sein de la CBH), leur rémunération, leur résidence d’hiver, la date d’expiration de leur contrat, leur âge, leur taille, leur aspect physique, leurs années de service et leur nature
  • Minutes of council – Procès-verbaux des assemblées annuelles réunissant le gouverneur de la Terre de Rupert, les facteurs en chef et les traiteurs en chef de chaque district, ces procès-verbaux comportant notamment les discussions portant sur des décisions stratégiques importantes sur le sort des hommes et des fournitures, les résolutions et les recommandations du gouverneur et du Comité de Londres, l’organisation du ravitaillement annuel et les règlements permanents
  • Portledge books – Relevés des avances faites aux membres de l’équipage d’un navire
  • Post journals – Journaux des postes de traite, indiquant le temps qu’il fait, les activités journalières, les événements importants, les arrivées et les départs de visiteurs et les expéditions dans l’arrière-pays
  • Provision shed balance books – Rapport quotidien sur le type et la quantité de provisions distribuées
  • Reports on districts – Rapports annuels des districts indiquant les conditions sociales et économiques de ceux-ci
  • Scheme indents – Prévisions des commandes pour le département du Nord deux ans à l’avance (par exemple, commande de 1833 pour le ravitaillement de 1835)
  • Seamen's wages books – Livres de comptes indiquant la rémunération versée aux administrateurs et aux matelots
  • Servants' engagement registers – Registre d’embauche des employés indiquant les détails des contrats de ces derniers
  • Servants' ledgers – Relevé de crédit et débit d’un poste particulier du département du Nord en ce qui concerne les marchandises et les sommes avancées aux employés de la CBH ou payées par ceux-ci
  • Ship logs – Journal de bord des navires de la CBH indiquant le temps, l’état de la mer, la position du navire, sa progression et les activités de l’équipage, et comprenant souvent les listes des membres de l’équipage et des passagers
  • Ships’ movements book – Compte rendu de l’état et des mouvements des navires de la CBH, y compris la liste des dates d’arrivée dans les postes de la Baie d’Hudson et de la région nord-ouest du Pacifique, ainsi que des départs à partir de ces mêmes postes
  • Store balance books - Listes des stocks répartis dans les divers districts du département du Nord, contenant un inventaire et un relevé des importations à partir de certains districts et départements
  • Store invoice books – Factures correspondant aux stocks envoyés du dépôt de York Factory aux divers districts du département du Nord, indiquant la quantité et le type de marchandises, le prix à l’unité et la valeur totale de l’envoi

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