Archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson
Archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson
130-200, rue Vaughan
Winnipeg MB
hbca@gov.mb.ca
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Ressources documentaires des ACBH
Classement et description des documents dans les ACBH :
un bref historique
En 2001, les Archives du Manitoba ont acheté et personnalisé une base de données descriptives de Minisis, Inc., qui est conforme avec les Règles pour les descriptions des documents d'archives du Canada (RDDA). À ce moment-là, les ACBH ont décidé d'organiser et de décrire les documents de la CBH à l'aide du système axé sur les séries, fondé sur le système australien et sur les méthodes axées sur les séries élaborées par les Archives de l'Ontario. Aux Archives du Manitoba, cette méthode est également appliquée aux documents du gouvernement du Manitoba. La nouvelle base de données descriptives des archives Keystone a été personnalisée afin de faciliter cette méthode.
Pratique : Plan de classification original des ACBH
Au cours des années 1920 à 1930, un plan de classification a été élaboré pour les documents conservés par les ACBH à Londres. Les documents étaient divisés en sections (origine administrative générale), puis par catégorie (ou selon le système de conservation des données de la CBH) et par document (par pièce individuelle). Au cours des années 1980, on a appliqué les catégories de groupes d'archives (RG) à la plupart des documents du 20e siècle.
Les sections et groupes suivants ont été élaborés aux fins de la classification. Veuillez remarquer que certaines catégories sont maintenant obsolètes, que certaines n'ont jamais été utilisées et que certaines représentent des documents toujours détenus par la CBH.
Section A - Documents du siège de Londres (Gouverneur et Comité) [London Office Records (Governor and Committee)]
Section B - Documents des postes [Post Records]
Section C - Registres des vaisseaux [Ships' Records]
Section D - Papiers du Gouverneur et documents du bureau du commissaire [Governor's Papers and Commissioner's Office Documents]
Section E - Documents privés [Private Records]
Section F - Filiales [Subsidiaries Companies]
Section G - Cartes [Maps]
Section H - Documents fonciers du secteur de l'Ouest [Western Department Land Records]
Section Z - Divers [Miscellaneous]
Groupe d'archives (RG) 1 - Documents du bureau foncier [Record Group (RG) 1Land Department Records]
RG 2 - Canadian Committee Office [Canadian Committee Office]
RG 3 - Secteur du commerce des fourrures [Fur Trade Department]
RG 4 - Bay Steamship Co.
RG 5 - Magasins de détail [Retail Stores]
RG 6 - Secteur de gros [Wholesale Department]
RG 7 - Secteur des magasins du Nord [Northern Stores Department]
RG 8 - Hugh Sutherland
RG 9 - Siège social [Head Office / Corporate Head Office
RG 10 - Henry Morgan
GA 11 - Commerce de la Terre de Rupert / Frères Revillon [Rupert's Land Trading / Revillon Freres]
RG 12 - Central Lands / HBC Real Estates Ltd.
RG 13 - C. M. Lampson / Beaver House Ltd.
RG 14 - Hudson's Bay Record Society
RG 15 - HBC Fur Sales Ltd. / HBC North Russian Trading Co., Hudsons' Bay and Annings
RG 16 - HBC Fur Sales Inc.
RG 17 - Simpsons
RG 18 - Zellers
RG 19 - Markborough Properties Ltd.
RG 20 - Archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson [Hudson's Bay Company Archives]
RG 21 - Sale & Co.
RG 22 - Documents du gouvernement français [French Government Records]
RG 23 - Compagnie du Nord-Ouest Inc. [North West Company Inc.]
RG 24 - Compagnie de la Baie d'Hudson Inc. [Hudson's Bay Company Inc.]
Classement des documents d'entreprise de la CBH :
le système de séries
La décision d'appliquer le système axée sur les séries à la redescription des documents de la CBH a donné l'occasion aux ACBH de revoir les pratiques antérieures de classement et de description. Les ACBH ont élaboré un système qui nous permet de montrer avec plus de précision la manière dont les documents ont été créés, par qui ils ont été créés, ainsi que dans quel contexte et pour quelles raisons. Ces renseignements permettent de mieux comprendre le contenu des documents.
Les ACBH se sont aperçues que les classifications originales et le travail descriptif qui s'en suivaient ne permettaient pas de porter une grande attention aux créateurs des documents ni à la complexité de la création des documents et de l'organisation. Ces classifications imposaient une structure artificielle et parfois simplifiée des documents. Par exemple, selon notre ancienne Section B : Documents antérieurs [Post Records], tous les postes étaient du même niveau et créaient des documents similaires. Nos responsables vont maintenant démontrer qu'il existait plusieurs niveaux administratifs très fluides permettant d'assurer l'administration de la CBH dans les vastes régions de la Terre de Rupert. Des descriptions de séries connexes montreront que les documents créés par un secteur sont très différents de ceux créés par un poste et qu'il est utile de connaître la structure hiérarchique.
Processus
Les données sur les documents sont conservées séparément des données sur les créateurs des documents. Les descriptions de documents sont liées aux descriptions des créateurs de documents au sein de l'organisme, des postes jusqu'aux niveaux d'administration supérieurs à Londres et en Amérique du Nord.
L'application de ce système nous permet de montrer la complexité de l'histoire administrative, des relations organisationnelles et de la création des documents au sein d'une entreprise. En comprenant les relations hiérarchiques, le recherchiste peut mieux voir l'interdépendance des créateurs de documents et trouver des documents pertinents à un organisme administratif particulier.
Créateurs de documents
Ce système nous permet, entre autres, d'élaborer un enregistrement plus détaillé de l'administration de la CBH au fil des ans et de rendre ces données accessibles. Des formats d'autorité sont créés pour chaque niveau hiérarchique - postes, districts, secteurs, administration nord-américaine et administration londonienne. Ils incluent des données historiques administratives, des dates d'existence et une note sur la fonction de l'entité décrite. Les formats d'autorité sont liés aux entités antérieures et subséquentes, le cas échéant. Notamment, ils sont également liés aux entités dont ils relèvent et à toutes celles dont ils ont la responsabilité. En raison de ces liens, l'usager est en mesure de consulter la hiérarchie de la CBH et de voir les changements auxquels elle a dû faire face au fil des années. Cela est essentiel pour comprendre les activités et l'administration de la CBH, ainsi que la complexité des prises de décisions, des communications et de la création de documents.
Séries de documents
Les documents d'entreprises de la CBH sont décrits par séries. Une série s'entend généralement des documents qui ont résulté d'une activité ou d'une fonction commune ou qui ont une forme similaire. Elles peuvent être divisées en sous-séries, un sous-groupe supplémentaire qui peut résulter d'un système de classement ou de classification. Les descriptions de documents incluent une description physique (combien, quel support), les dates de création et d'autres détails sur la " portée et teneur " de la série (raisons pour lesquelles les documents ont été créés, dans quel but, ce qu'ils contiennent). Les pièces (de tous les supports) et dossiers individuels se trouvent dans la base de données des listes, sont liés à la description appropriée et contiennent diverses données comme les codes d'emplacement et les numéros de microfilms, le cas échéant.
Ce que cela signifie
Le système de séries nous a incités à devenir plus créatifs et moins restrictifs dans la manière dont nous catégorisons les documents. Les séries classées auparavant sous « Documents de York Factory » peuvent maintenant se trouver sous « York Factory » ou sous « Secteur du Nord [North Sector] », selon le « bureau [office]» et la « fonction » pour lesquels elles ont été créées. La création pour la série antérieurement classée sous « Documents de vaisseaux [Ships' Records » a été attribuée au Gouverneur et au Comité. Les séries qui ont été divisées afin de les conformer au plan de classification ont été décrites ensemble et attribuées à multiples créateurs, selon le cas. Les séries réunies afin de les conformer au plan de classification ont été divisées, dans certains cas, en plusieurs nouvelles séries. Dans tous ces cas, le numéro de classification original a été retenu (et est désormais connu comme code d'emplacement) et toute décision importante prise en matière de classement ou de redescription a été consignée dans la notice descriptive.
Des efforts ont été faits pour rédiger de façon moins familière ou courante, et plus précise. Le bureau de Londres est maintenant désigné sous le nom de Gouverneur et Comité (dont le bureau était situé à Londres jusqu'en 1970). La « Compagnie » est maintenant désignée sous le nom de la Compagnie de la Baie d'Hudson ou CBH.
Documents privés dans les ACBH
Les documents privés conservés aux ACBH sont décrits comme des « fonds » ou des « collections ».
Le terme « fonds » désigne tous les documents créés ou acquis par un créateur particulier. La base de données contient une description de tous les documents créés par une entité particulière et conservés aux ACBH ou aux Archives du Manitoba dans leur totalité. Le terme " collection " sert à décrire les documents rassemblés sciemment en fonction de certains critères (sujet, âge, intérêt géographique, etc.). Comme pour les documents d'entreprises, les données sur les créateurs des documents et celles sur les documents eux-mêmes sont conservées à part et reliées.
Transition : redescription en cours
Les ACBH sont en train d'effectuer une redescription de leurs documents. Il s'agit d'un travail important qui prendra plusieurs années. Les ACBH visent en premier la redescription de leurs documents d'entreprises. Les listes de documents à la pièce suivront les descriptions de séries. Dans l'intérim, des descriptions de documents seront offertes de plus en plus à Keystone. Les instruments de recherche imprimés dans la salle de lecture des Archives et les Instruments de recherche en ligne (anglais seulement), qui sont inclus dans le plan de classement original, continueront d'être utiles et nécessaires.
