Aide de la base de données descriptive des archives Keystone

[Table des matières]

7. Organisation des archives

En comprenant un peu la façon dont les archives sont organisées, vous parviendrez à mieux utiliser Keystone.

Les archives ne sont pas classées par sujet, mais plutôt par créateur. Les documents créés par un bureau, un organisme ou une personne en particulier sont conservés ensemble, mais ne sont pas mêlés aux documents provenant d’autres créateurs ni divisés par sujet. Le terme générique « entité » est fréquemment utilisé dans la base de données pour désigner les organismes qui créent des documents : le gouvernement du Manitoba (tous les niveaux), ses organismes gouvernementaux et ses organismes publics locaux, ainsi que la Compagnie de la Baie d’Hudson et tous ses niveaux hiérarchiques, notamment ses postes de traite principaux et secondaires et ses entités administratives en Amérique du Nord et à Londres.

Les ressources documentaires des Archives du Manitoba comprennent des documents créés par :

  • le gouvernement du Manitoba;
  • la Compagnie de la Baie d’Hudson;
  • des particuliers, des familles, des organismes, des entreprises et des groupes communautaires du Manitoba, ainsi que des documents personnels liés à la Compagnie de la Baie d’Hudson (mais pas créés par elle).

Les ressources documentaires des Archives du Manitoba constituent une source inestimable pour l’étude de l’histoire du Manitoba et de ses habitants ainsi que pour celle de l’histoire de la Compagnie de la Baie d’Hudson. Pour en savoir plus sur la nature et l’ampleur des ressources documentaires, veuillez consulter À propos de nos ressources documentaires.

Les documents du gouvernement du Manitoba et de la Compagnie de la Baie d’Hudson ne sont pas présentés tout à fait de la même manière que ceux du secteur privé (documents non gouvernementaux et autres que ceux de la Compagnie) dans la base de données :

  1. Organisation des documents du gouvernement du Manitoba et de la CBH
  2. Organisation des documents du secteur priv

Organisation des documents du gouvernement du Manitoba et de la Compagnie de la Baie d’Hudson

La base de données Keystone est composée de trois types de descriptions qui peuvent vous aider à trouver et à comprendre les documents créés par le gouvernement du Manitoba ou la Compagnie de la Baie d’Hudson:

Organisation des documents du gouvernement du Manitoba et de la Compagnie de la Baie d’Hudson Descriptions des créateurs de documents (entités du gouvernement ou de la Compagnie de la Baie d’Hudson) responsables de la création ou de la réunion des documents.
Descriptions des archives qui ont été créées par les entités du gouvernement ou de la Compagnie de la Baie d’Hudson. Ces groupes de documents sont appelés des « séries » qui peuvent être divisées en « sous-séries »
Descriptions des listes (dossiers et articles) qui composent les divers groupes de documents (séries et sous-séries) créés par les entités du gouvernement du Manitoba ou de la Compagnie de la Baie d’Hudson.

Les entités du gouvernement et de la Compagnie de la Baie d’Hudson créent des documents dans le cadre de leur travail

Les entités du gouvernement et de la Compagnie de la Baie d’Hudson sont créées pour réaliser le travail du gouvernement ou de la Compagnie. Dans le cadre de l’exercice de son mandat ou de la prestation de services, une entité produit des documents pour documenter ses activités et appuyer son travail.

Certains de ces documents deviennent des archives.

Les documents sont classés par groupes

Les documents créés par les entités du gouvernement du Manitoba ou de la Compagnie de la Baie d’Hudson sont classés en groupes qu’on appelle séries. Une série est un groupe de documents qui

  • découlent d’une fonction ou d’une activité particulière;
  • partagent un format particulier;
  • ont été conservés ensemble comme une unité par l’entité du gouvernement ou de la Compagnie de la Baie d’Hudson pour toute autre raison.

Des séries de documents ont été créées par des entités du gouvernement et de la Compagnie de la Baie d’Hudson dans le cadre de leurs activités habituelles et elles sont conservées par les Archives du Manitoba en grande partie dans l’état dans lequel elles se trouvaient au moment de leur création par ces entités. Ainsi, les documents conservent leur valeur comme preuve de ce qu’a fait cette entité en particulier.

Exemples de séries du gouvernement du Manitoba :

  • cahiers de notes des juges de la Cour provinciale;
  • dossiers du bureau du ministre des Affaires du Nord;
  • films touristiques de promotion et de commercialisation.

Exemples de séries de la Compagnie de la Baie d’Hudson :

  • procès-verbaux et documents pertinents du gouverneur et du comité de la Compagnie de la Baie d’Hudson;
  • sommaire des comptes d’employés du service de Montréal;
  • recueils de correspondance d’Albany.

Dans certains cas, des séries ont été subdivisées en éléments appelés « sous-séries ».

Les groupes de documents sont composés de dossiers ou d’articles
Les séries ou sous-séries sont composées de dossiers ou d’articles. Les dossiers ou articles peuvent comprendre ce qui suit :

  • des documents sur papier;
  • des volumes reliés comme des recueils de procès-verbaux ou des livres comptables;
  • des dessins architecturaux;
  • des cartes géographiques et des documents cartographiques;
  • des photos;
  • des enregistrements sonores, des films ou des vidéos;
  • des œuvres d’art documentaire;
  • des artéfacts.

Ce sont ces dossiers et articles, représentés comme des « listes » dans la base de données Keystone, qui constituent le matériel pouvant être commandé et affiché dans la salle de recherche des Archives du Manitoba ou consulté sur microfilm.

Dans la base de données Keystone, chaque description de dossier ou d’article est liée à la description de la série à laquelle elle appartient. Puis chaque série est liée aux descriptions des créateurs de documents, soit les entités responsables de sa création. Ces liens vous aident à comprendre pourquoi un dossier ou article particulier a été créé dans le cadre d’une activité ou d’une entreprise particulière.

Organisation des documents du secteur privé

En plus des documents créés par le gouvernement du Manitoba et la Compagnie de la Baie d’Hudson, les ressources documentaires des Archives du Manitoba comprennent des documents historiques créés par des particuliers, des familles, des organismes, des entreprises et des groupes communautaires du Manitoba, ainsi que des dossiers personnels liés à la Compagnie de la Baie d’Hudson (mais non créés par elle). Ces documents sont organisés d’une manière quelque peu différente de celle des documents du gouvernement du Manitoba et de la Compagnie de la Baie d’Hudson.

Les archives ne sont pas classées par sujet,  mais plutôt par groupes en fonction du particulier ou de l’organisme qui les a créées ou réunies dans le cadre de leurs activités personnelles, professionnelles ou commerciales.

Ces groupes sont appelés fonds ou collections :

Un fonds désigne tous les documents créés ou réunis par des particuliers, des familles ou des groupes dans le cadre de leurs activités personnelles ou organisationnelles et qui sont conservés par les Archives du Manitoba.

Une collection désigne un groupe de documents réunis sciemment par les Archives du Manitoba ou un collectionneur en fonction d’un sujet particulier ou d’un type de document.

En voici quelques exemples :

  • fonds Beatrice Brigden;
  • fonds Manitoba Chinese Historical Society;
  • collection Manitoba Dairy Farms Limited;
  • fonds Peter Fidler.

Quand des articles individuels sont acquis, on les décrit habituellement comme des articles (et non comme des fonds ou des collections). En voici quelques exemples :

  • Journal of travels of Jas Bissett from Lachine to the Red River Settlement, Rupert's Land
  • mémoires de John Edward Harriott

Organisation des fonds et des collections

Les fonds et les collections peuvent être organisés en éléments qu’on appelle « séries ». Une série est un groupe de documents qui

  • découlent d’une fonction ou d’une activité particulière;
  • partagent un format particulier;
  • ont été conservés ensemble comme une unité par un particulier ou un organisme pour toute autre raison.

Une série peut être elle-même subdivisée en groupes qu’on appelle « sous-séries ».

Les séries ou sous-séries sont composées de dossiers ou d’articles (listes). Les dossiers ou articles peuvent comprendre ce qui suit :

  • des documents sur papier;
  • des volumes reliés comme des recueils de procès-verbaux ou des livres comptables;
  • des dessins architecturaux;
  • des cartes géographiques et des documents cartographiques;
  • des photos;
  • des enregistrements sonores, des films ou des vidéos;
  • des œuvres d’art documentaire;
  • des artéfacts.

Ce sont ces dossiers et articles qui constituent le matériel pouvant être commandé ou affiché dans la salle de recherche des Archives du Manitoba ou consulté sur microfilm.

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