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6.13 Transfert de dossiers des participants
6.13.1 TRANSFERT DE DOSSIERS
Cette procédure s'applique à tous les transferts de dossiers à
l'exception des transferts entre les bureaux du district de Winnipeg
A. Déménagements prévus – maintien de l'aide: Le bureau d'origine doit
déterminer si les participants qui déménagent auront besoin de prestations.
Le transfert du dossier devrait s'effectuer de la façon suivante:
- transmettre les données pertinentes concernant le participant
au bureau de destination approprié;
- déterminer l'agent qui sera responsable du dossier du nouveau participant;
- donner l'adresse du nouveau bureau au participant ainsi que les noms des
personnes qui seront responsables de son dossier avant que le déménagement
ait lieu;
- préparer le dossier devant être transféré;
- se conformer aux exigences relatives au transfert des dossiers des
participants exposées à la section 6.13.2
NOTA: Voir également la section 6.16.7
pour obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation des besoins en services
à Winnipeg .
B. Déménagements prévus – maintien de l'aide indéterminé:
Lorsque le bureau d'origine est avisé du déménagement éventuel d'un participant,
mais que l'on ne peut déterminer si l'aide sera encore nécessaire, on doit
remettre au participant l'adresse et le numéro de téléphone du bureau du Programme
d'aide à l'emploi et au revenu de sa nouvelle région. Si le bureau d'origine ferme
le dossier d'un participant, ces renseignements pourraient être inclus dans l'avis écrit destiné à ce dernier.
Le dossier doit rester ouvert pendant 14 jours avant d'être fermé. Il n'est pas nécessaire
de transférer le dossier à moins qu'un bureau de destination ne le demande.
C. Déménagements imprévus:
Lorsqu'un participant déménage sans aviser son agent, on s'attend à ce que, s'il
a besoin d'aide, il communique avec le bureau local de district pour faire une
demande. Le bureau de destination communiquera avec le bureau d'origine pour lui
signaler que le participant a déménagé et pour demander le transfert du dossier.
Toutes les données pertinentes au sujet du participant devraient être transmises
au bureau de destination immédiatement et le dossier devrait être transféré dans
un délai de deux jours ouvrables. Dans le cas des déménagements imprévus, il incombe
au bureau de destination de communiquer avec le bureau d'origine. Le bureau de
destination ne doit pas demander au participant de s'adresser au bureau d'origine
pour faire transférer son dossier.
La procédure de transfert des dossiers des participants décrite
à la section 6.13.2 doit être suivie.
Tous les dossiers
Le dossier papier (tous les volumes) et l'avis de transfert doivent être acheminés au bureau
de destination par courrier interne, à l'adresse du bureau concerné. Ces documents doivent être envoyés
dans les deux jours ouvrables suivant la demande de transfert.
- Avant de transférer un dossier papier, le personnel du bureau
d'origine doit remplir l'écran Transfer Case Out (TCOU).
- Toutes les prestations versées par le DBDO ou le DBCA doivent être annulées
et un avis écrit doit être envoyé aux fournisseurs de services publics. Le paiement
direct du loyer au dernier propriétaire doit également être annulé.
- Le bureau d'origine doit établir un nouveau budget et, si possible, verser une
aide visant à couvrir les besoins essentiels pour les premiers mois. Dans le cas du
transfert d'un dossier entre un district rural et un district urbain, le bureau de
destination doit être consulté.
- Un bref résumé de la situation actuelle et de l'historique du dossier doit
être fourni au bureau de destination afin d'aider son personnel à évaluer le dossier.
Ce résumé devrait être inscrit dans les notes au dossier (ACNO) du SAMIN à l'aide
du code TS.
- Le bureau d'origine doit résoudre toutes les questions en suspens en
collaboration avec le bureau de destination. Cependant, le bureau d'origine doit éviter
de prendre des décisions qui relèvent clairement des responsabilités du bureau de
destination sans avoir obtenu au préalable l'approbation de l'agent responsable du
dossier au bureau de destination.
- Lorsqu'une question n'a pas été résolue, elle doit être indiquée et
expliquée dans l'avis de transfert du dossier.
- S'il y a un problème par rapport à un dossier, celui-ci ne doit pas être réexpédié
au bureau d'origine, à moins que les directeurs des deux bureaux ne s'entendent sur le
fait que le dossier doit être retourné.
- Tous les documents du dossier doivent être classés selon la liste des éléments
du contenu qui figure sur la couverture du dossier.
- Le bureau de destination remplira les écrans Transfer Case In (TCIN) appropriés.
Le bureau de destination ne doit pas remplir la section Hard Copy Received de l'écran
Transfer Case In (TCIN) tant que le dossier papier n'a pas été reçu.
- 10. Lorsque le bureau d'origine est avisé du déménagement éventuel d'un participant
mais qu'on ne peut déterminer si l'aide sera encore nécessaire, on doit remettre au
participant l'adresse et le numéro de téléphone du bureau du PAER de sa nouvelle région.
Le dossier doit rester ouvert pendant 14 jours avant d'être fermé. Il n'est pas nécessaire
de transférer le dossier, à moins que le bureau de destination ne le demande.
Nota: À Winnipeg, les codes FEMS sont encore requis pour procéder au transfert
d'un dossier. La Section
6.16.7 contient des renseignements sur ce processus.
Dossiers fermés
À partir du 1er mars 2004, toute demande de transfert d'un dossier fermé effectuée
par courriel à partir du SAMIN doit être envoyée à l'adresse générale du bureau de district
indiquée à l'écran INCA du bureau où le dossier a été fermé.
À Winnipeg, un bureau traitant les dossiers fermés, y compris ceux indiquant des
droits de rétention ou montrant des paiements en trop (code : CLOP), a été créé dans
le but d'entreposer les dossiers fermés ci-dessous et d'en assurer la tenue :
- les dossiers archivés;
- les dossiers fermés avant le 1er mars 2004 et indiquant des paiements en trop
ou des droits de rétention;
- tous les dossiers fermés dans les bureaux de district ayant pour code WC, WS, WN ou ST;
- tout dossier fermé au TC du bureau du district avant le 1er mars 2004.
Les listes d'archives des dossiers qui ont été archivés au cours des sept
dernières années ont été envoyées au bureau des dossiers CLOP. Pour obtenir un dossier
fermé conservé au bureau des dossiers CLOP, il faut y faire parvenir une demande par
courriel à partir du SAMIN.
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