Renseignements à l’intention du public

  • Qu’est-ce que la Loi sur les renseignements médicaux personnels?

    • Quels sont mes droits en vertu de la Loi?
    • Où se trouvent mes dossiers médicaux et comment puis-je y accéder?
  • Accès aux renseignements médicaux personnels

    • Comment puis-je obtenir une copie des renseignements à mon sujet auprès du ministère de la Santé, de la Vie saine et des Aînés?
    • Combien de temps faut il pour obtenir les renseignements demandés?
  • Frais

    • Frais pour les recherches et la préparation
    • Frais pour les photocopies
    • Frais de programmation informatique et de traitement de données
    • Sans frais
    • Estimation des frais
    • Dispense de l’obligation de payer les frais
  • Demandes de correction

    • Comment demander que des corrections soient apportées aux renseignements me concernant?
    • Dans quel délai le ministère répond‑il?
    • Comment le ministère détermine-t‑il s’il doit ou non corriger des renseignements?
    • Que se passe-t‑il si ma demande est approuvée?
    • Que se passe-t‑il si ma demande est rejetée?
    • Y a-t‑il des frais à payer pour faire corriger des renseignements me concernant?
  • Document concernant l’activité des utilisateurs

    • Qu’est-ce qu’un document concernant l’activité des utilisateurs?
    • Comment puis-je obtenir un document concernant l’activité des utilisateurs?

Qu’est-ce que la Loi sur les renseignements médicaux personnels?

La Loi sur les renseignements médicaux personnels (ci-après appelée « la Loi ») est une loi sur la protection des renseignements personnels qui établit les règles régissant les dépositaires de renseignements médicaux personnels. Un dépositaire est une personne ou un organisme qui recueille ou conserve des renseignements médicaux personnels. Il peut notamment s’agir de professionnels de la santé, d’hôpitaux, de maisons de soins de santé, de cliniques médicales, de services ambulanciers, de laboratoires et d’offices régionaux de la santé, de même que d’organismes publics comme des ministères, des sociétés d’État et des divisions scolaires.

Les dépositaires doivent appliquer les règles prescrites par la Loi pour recueillir, utiliser, divulguer, conserver et détruire les renseignements médicaux personnels. La Loi oblige également les dépositaires à protéger les renseignements médicaux personnels en donnant des garanties sur les plans administratif, technique et matériel afin d’assurer la confidentialité, la sécurité, l’exactitude et l’intégrité des renseignements. De plus, la Loi définit les droits des personnes qui veulent avoir accès aux renseignements médicaux personnels les concernant.

Quels sont mes droits en vertu de la Loi?

En vertu de la Loi, vous avez le droit d’accéder aux renseignements médicaux personnels à votre sujet qui sont conservés par n’importe quel dépositaire du Manitoba. C’est donc dire que vous avez le droit de :

  • consulter les documents contenant des renseignements médicaux personnels qui vous concernent et en faire des copies avec certaines exceptions, dans les 30 jours suivant la date de réception de votre demande;
  • demander que des corrections soient apportées à vos renseignements médicaux personnels;
  • désigner une autre personne, comme un membre de votre famille, qui puisse accéder aux renseignements médicaux personnels à votre sujet en votre nom;
  • vous attendre à ce que les renseignements médicaux personnels vous concernant soient protégés conformément à la Loi.
Où se trouvent mes dossiers médicaux et comment puis-je y accéder?

Au Manitoba, les dossiers médicaux d’une personne ne sont pas conservés à un endroit centralisé. Les dossiers sont en général conservés par chacun des dépositaires les ayant créés.

Si vous voulez examiner un dossier médical concernant des soins ou des traitements que vous avez reçus dans un établissement de soins de santé, comme un hôpital, une clinique médiale publique ou privée, un centre de santé communautaire ou un foyer de soins personnels, ou en faire des copies, vous devez présenter directement une demande à l’établissement en question.

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Accès aux renseignements médicaux personnels

Comment puis-je obtenir une copie des renseignements à mon sujet auprès du ministère de la Santé, de la Vie saine et des Aînés?

Les demandes visant à obtenir des copies des renseignements médicaux personnels doivent être présentées directement au ministère au moyen du formulaire indiqué ci-dessous :

Formulaire de demande d’accès aux renseignements médicaux personnels PDF
Télécopieur : 204 945-1020
Secrétariat législatif
Ministère de la Santé, de la Vie saine et des Aînés du Manitoba
300, rue Carlton, bureau 1051
Winnipeg (Manitoba)  R3B 3M9
Demandes de renseignements : 204 788-6612

Combien de temps faut‑il pour obtenir les renseignements demandés?

En vertu de la Loi, les dépositaires ont l’obligation de répondre aux demandes d’accès le plus rapidement possible, selon les circonstances, soit au plus tard dans un délai de :

  • 24 heures pour les personnes hospitalisées si les renseignements concernent des soins de santé qui sont en train d’être prodigués (pour consultation seulement);
  • 72 heures pour les personnes qui ne sont pas hospitalisées si les renseignements concernent les soins de santé qui sont en train d’être prodigués;
  • 30 jours dans les autres cas, sauf si la demande est transférée à un autre dépositaire.

Une réponse aux demandes d’accès transmises à n’importe quelle direction du ministère de la Santé, de la Vie saine et des Aînés du Manitoba est normalement transmise aussi rapidement que possible, selon ce qu’exigent les circonstances, dans un délai maximum de 30 jours, sauf dans les cas où la demande est transférée à un autre dépositaire.

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Frais

Les dépositaires au Manitoba sont autorisés, conformément à la Loi, à faire payer des frais raisonnables que ce soit pour consulter les renseignements médicaux personnels, y compris le dossier médical, ou pour obtenir une copie des documents.  

Frais pour les recherches et la préparation

Les requérants ont des frais à payer pour les recherches et la préparation lorsque le temps nécessaire pour une demande est estimé à plus de deux heures.

Ces frais sont de 15,00 $ par demi-heure dépassant deux heures. C’est donc dire que si, par exemple, il faut au total trois heures pour les recherches et la préparation, le requérant devra verser 30,00 $ (15,00 $ pour chaque demi-heure dépassant le premier bloc de deux heures pour lequel des frais ne peuvent pas être facturés).

Pour calculer le temps consacré aux recherches et à la préparation, le ministère compte le temps qu’exige l’extraction des documents utiles mais pas le temps qu’il consacre :

  • au transfert de la demande à un autre organisme du secteur public;
  • à l’établissement d’une estimation des honoraires;
  • à la consultation des documents utiles servant à déterminer si des exceptions à l’obligation de divulgation s’appliquent avant même d’extraire les documents;
  • à la photocopie des documents remis au requérant;
  • à la rédaction d’explications au sujet de documents.
Frais pour les photocopies

Le requérant qui reçoit des copies d’un dossier a l’obligation de payer les frais de photocopie suivants au ministère :

  • 20 sous par page, pour les copies faites à l’aide d’un photocopieur ou d’une imprimante;
  • 50 sous par page, pour les copies faites à l’aide d’une micro imprimante;
  • le coût réel des copies produites par n’importe quel autre moyen.

La personne qui demande des copies de documents contenant des renseignements médicaux qui le concernent n’a pas à payer de frais de photocopie si le total est inférieur à 10 $.

Frais de programmation informatique et de traitement de données

Si le ministère a besoin d’engager des frais de programmation informatique ou de traitement de données pour répondre à une demande, le requérant doit verser :

  • soit 10,00 $ pour chaque tranche de quinze minutes consacrées à la programmation ou au traitement de données effectué à l’interne;
  • soit le coût réel de la programmation ou du traitement de données effectués à l’externe payé par le ministère de la Santé, de la Vie saine et des Aînés du Manitoba.
Sans frais

Le requérant n’a pas à payer de frais pour :

  • la présentation d’une demande d’accès à un dossier;
  • l’utilisation d’une liste de classement, d’un plan de classement ou d’un autre document semblable utilisé par le ministère pour trouver ou désigner des dossiers, à moins que le requérant souhaite en obtenir une copie, auquel cas il doit payer 20 sous par page;
  • les frais d’expédition par le courrier ordinaire autre qu’une livraison exprès, qui serait quant à elle facturée au requérant au prix réel.
Estimation des frais

En vertu de la Loi, le ministère a l’obligation de remettre au requérant le formulaire Estimation des droits s’il a de bonnes raisons de croire que, pour répondre à la demande :

  • il faudra faire des recherches et une préparation qui devraient prendre plus de deux heures;
  • des frais de programmation informatique ou de traitement de données devront être engagés.

Après avoir reçu ce formulaire, le requérant doit, s’il souhaite toujours que sa demande soit traitée, signer et renvoyer une copie du formulaire à la direction compétente avec le paiement des frais estimatifs. Le paiement de ces frais est obligatoire et, s’il advient que les frais réels des recherches et de la préparation ou de la programmation ou du traitement de données soient inférieurs à l’estimation, le ministère remboursera la différence au requérant. Par ailleurs, le ministère remboursera les frais estimatifs au complet s’il s’avère que l’accès à tous les documents demandés par le requérant est refusé.

Dispense de l’obligation de payer les frais

Le ministère peut, à la demande du requérant, dispenser celui-ci de payer une partie ou la totalité des frais payables si le requérant peut prouver ce qui suit :

  • le paiement représenterait un fardeau financier excessif pour le requérant;
  • la demande d’accès porte sur les renseignements personnels du requérant et la dispense est considérée comme raisonnable et équitable dans les circonstances;
  • le document porte sur un sujet d’intérêt public relatif à la santé publique ou à la sécurité de l’environnement.

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Demandes de correction

Comment demander que des corrections soient apportées aux renseignements me concernant?

La Loi vous autorise à demander que des renseignements médicaux personnels vous concernant soient corrigés s’ils sont inexacts ou incomplets. Les demandes de correction doivent être présentées à l’aide du formulaire suivant :

Formulaire de demande de correction des renseignements médicaux personnels PDF
Télécopieur : 204 945-1020
Secrétariat législatif
Ministère de la Santé, de la Vie saine et des Aînés du Manitoba
300, rue Carlton, bureau 1051
Winnipeg (Manitoba)  R3B 3M9
Demandes de renseignements : 204 788-6612

Il faut savoir qu’en général, le ministère ne peut corriger que les renseignements qu’il a lui-même créés. Pour faire corriger des renseignements que le ministère a obtenus d’une autre organisation, notamment d’un fournisseur de services, il faut s’adresser au fournisseur en question.

Dans quel délai le ministère répond‑il?

Le ministère doit répondre aux demandes de correction le plus tôt possible, au maximum dans les 30 jours civils suivant la réception d’une demande.

Il doit procéder de l’une des manières suivantes pour donner suite à une demande :

  • faire la correction et vous en aviser;
  • vous aviser que la correction ne peut pas être faite parce que les renseignements n’existent plus ou sont introuvables;
  • vous aviser que le ministère n’a pas la garde des renseignements et (s’il les connaît) vous donner le nom et l’adresse de la personne ou du dépositaire qui a les renseignements en sa possession;
  • vous aviser que la demande de correction a été rejetée et faire ce qui est précisé dans la section ci-dessous portant sur le rejet d’une demande de correction.
Comment le ministère détermine-t‑il s’il doit ou non corriger des renseignements?

Pour déterminer s’il doit ou non faire une correction, le ministère prend en considération la nature des renseignements en question. Lorsqu’il est avisé que des renseignements en sa possession ne sont pas conformes aux faits (p. ex. si la date de naissance, le sexe ou le numéro d’identification personnelle est erroné), le ministère procède à la correction. Par contre, si la demande de correction concerne de l’information basée sur un jugement professionnel (comme un diagnostic clinique ou un avis selon lequel la personne est admissible à un programme ou un bon candidat pour y participer), le ministère décide alors s’il y a lieu de procéder à la correction demandée. 

Que se passe-t‑il si ma demande est approuvée?

Le ministère fera l’une des choses suivantes :

  • ajouter les nouveaux renseignements dans le dossier existant pour qu’ils en fassent dorénavant partie;
  • quand l’ajout des renseignements est impossible, inclure dans le dossier original un renvoi clair aux renseignements corrigés.

Si les renseignements à corriger ont été divulgués à un autre dépositaire ou à une autre personne durant l’année précédente, le ministère avisera le dépositaire ou la personne en question, dans la mesure du possible, qu’une correction a été faite.

Que se passe-t‑il si ma demande est rejetée?

S’il juge que la correction ne doit pas être apportée, le ministère fait les choses suivantes :

  • vous autoriser à déposer une brève déclaration exprimant votre désaccord et indiquant la correction demandée et le motif;
  • verser la déclaration de désaccord au dossier de manière à ce qu’elle soit bien visible et fasse partie du dossier ou à ce qu’un renvoi approprié y figure;
  • dans la mesure du possible, fournir une copie de la déclaration de désaccord à tout dépositaire ou toute personne à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués depuis un an;
  • vous aviser que vous avez le droit de porter plainte auprès l’ombudsman du Manitoba.
Y a-t‑il des frais à payer pour faire corriger des renseignements me concernant?

Le ministère ne fait payer aucuns frais pour la réception et le traitement des demandes de correction de renseignements médicaux personnels ni pour y répondre, que la correction soit faite ou non.

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Document concernant l’activité des utilisateurs

Qu’est-ce qu’un document concernant l’activité des utilisateurs?

Le Règlement sur les renseignements personnels médicaux pris en application de la Loi oblige les établissements de soins de santé, les organismes publics et les autres dépositaires à tenir un document sur l’activité des utilisateurs pour tous les systèmes d’information électronique qu’il utilise pour conserver des renseignements médicaux personnels, sauf si le système stocke uniquement des renseignements de nature démographique ou sur l’admissibilité ou s’il s’agit d’un ancien système. Le document concernant l’activité des utilisateurs doit contenir l’information suivante :

  • les personnes concernées par les renseignements médicaux personnels auxquels quelqu’un a eu accès;
  • les personnes qui ont accédé aux renseignements médicaux personnels;
  • les dates auxquelles quelqu’un a accédé aux renseignements médicaux personnels;
  • le système d’information électronique ou la composante du système dans lequel se trouvaient les renseignements médicaux personnels auxquels quelqu’un a eu accès;
  • si les renseignements médicaux personnels auxquels quelqu’un a eu accès ont été divulgués (SEULEMENT si le système a la capacité d’enregistrer cette information).

Un document concernant l’activité des utilisateurs est un document qui indique chaque fois où un utilisateur du système, comme des employés du ministère ou des employés d’autres organisations ayant accès aux systèmes provinciaux de renseignements médicaux, notamment les établissements de soins de santé et les pharmacies, a accédé au dossier électronique d’une personne.

Comment puis-je obtenir un document concernant l’activité des utilisateurs?

Si vous voulez savoir qui a eu accès aux renseignements médicaux personnels vous concernant qui sont conservés par le ministère, vous pouvez obtenir un document concernant l’activité des utilisateurs en présentant le formulaire indiqué ci-dessous.

Formulaire de demande du document concernant l’activité des utilisateurs PDF
Télécopieur : 204 945-1020
Secrétariat législatif
Ministère de la Santé, de la Vie saine et des Aînés du Manitoba
300, rue Carlton, bureau 1051
Winnipeg (Manitoba)  R3B 3M9
Demandes de renseignements : 204 788-6612

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Secrétariat législatif
Santé Manitoba
300 rue Carlton
Winnipeg (Manitoba)  R3B 3M9
Téléphone :  204-788-6618
Télécopieur :  204-945-1020
Courriel : PHIAinfo@gov.mb.ca