Renseignements à l’intention des dépositaires

La Loi sur les renseignements médicaux personnels est entrée en vigueur le 11 décembre 1997 et elle régit la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation, l’élimination et la destruction des renseignements médicaux personnels. Cette loi reconnaît à la fois le droit des personnes de protéger les renseignements médicaux personnels à leur sujet et le besoin des dépositaires de renseignements médicaux de collecter, d’utiliser et de divulguer des renseignements médicaux personnels afin de fournir, de soutenir et de gérer les soins de santé.

Les pages auxquelles mènent les liens suivants contiennent un bref sommaire de la Loi et des obligations que la Loi attribue aux différents types de dépositaires de renseignements médicaux au Manitoba.

  • Établissements de
    soins de santé
  • Chercheurs dans
    le domaine de la santé
  • Organismes de
    services de santé
  • Professionnels de la santé
  • Gestionnaires de l'information
  • Organismes publics

Sommaire à l’intention des établissements de soins de santé

INTRODUCTION

La Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) touche pratiquement l’ensemble des personnes et des organismes qui recueillent et détiennent des renseignements médicaux au Manitoba, y compris tous les réseaux d’information en matière de santé.

D’importantes modifications ont été apportées à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, en vertu de la promulgation de certaines parties de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Ce document fournit un bref résumé de la LRMP, qui incorpore les récentes modifications. Il n’est pas complet. Pour en savoir plus long, veuillez vous référer aux lois en question (la LRMP et la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels), ainsi qu’aux règlements d’application de la LRMP. Il est possible d’en obtenir des copies auprès de la Section des publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg (Manitoba)  R3C 1T5, téléphone 945‑3101. 

Pour vous aider, ce sommaire fera référence à des articles précis de la LRMP et de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels :

  • sont consignés sous différentes formes;
  • concernent un particulier identifiable; et
  • se rapportent à sa santé, à son dossier médical, à son bagage génétique, aux soins de santé qu’il reçoit, à son numéro d’identification médical personnel (NIMP) ou à tout autre renseignement identificateur recueilli lorsqu’il obtient des soins de santé. Voir par. 1(1) de la Loi.

Qu’est-ce qu’un « dépositaire »?

La Loi s’attarde en grande partie sur les obligations des «dépositaires» de renseignements médicaux personnels. La Loi répartit les dépositaires en quatre catégories :

  • les établissements de soins de santé;
  • certains professionnels de la santé;
  • les organismes de services de santé (organismes qui fournissent des soins de santé en vertu d’un accord intervenu avec un autre dépositaire — We Care et les Infirmières de l’Ordre de Victoria du Canada en sont des exemples); et
  • les organismes publics (comme les ministères et les organismes provinciaux, les administrations municipales, les établissements d’enseignement et les offices régionaux de la santé). Voir par. 1(1) de la Loi.

La Loi impose aussi des tâches aux gestionnaires de l’information (qui sont engagés par les dépositaires pour traiter, stocker ou détruire des renseignements médicaux personnels, ou pour gérer les systèmes informatiques ou en assurer le fonctionnement), ainsi qu’aux employés des dépositaires. Voir par. 1(1), art. 25 et par. 63(2) et (3) de la Loi.

Comment savoir si mon établissement est défini par la Loi comme un établissement de soins de santé?

Par « établissement de soins de santé » la Loi entend :

  • un hôpital;
  • un foyer de soins personnels;
  • un centre psychiatrique;
  • une clinique médicale;
  • un laboratoire;
  • la Fondation manitobaine de traitement du cancer et de recherche en cancérologie;
  • un centre de santé communautaire ou un autre établissement qui fournit des soins de santé et qui est désigné dans les règlements.

Voir par. 1(1) de la Loi.
Loi sur les renseignements médicaux personnels

Quelles sont les obligations du dépositaire?


Les obligations du dépositaire entrent dans deux catégories :

  1. obligation d’aider les particuliers à examiner leurs renseignements médicaux personnels;
  2. obligation de protéger la vie privée des particuliers, de façon sûre, pendant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de leurs renseignements médicaux personnels.

I. ACCÈS

Qu’entend-on par « accès »?

La Loi reprend en termes juridiques le droit d’accès d’un particulier à ses renseignements médicaux personnels mentionné dans la common law. Ce droit contient trois éléments :

  1. le droit d’examiner les renseignements médicaux personnels
  2. le droit d’obtenir copie des renseignements médicaux personnels;
  3. le droit de demander une correction des renseignements médicaux personnels.

Quelles sont les obligations de mon établissement en vue d’informer les particuliers de leur droit d’avoir accès à leurs renseignements médicaux personnels?

En vertu des modifications apportées à la LRMP, un dépositaire doit donner un avis aux particuliers concernant leur droit d’examiner et de recevoir une copie de leurs renseignements médicaux personnels et la façon d’exercer ce droit.

L’avis doit également indiquer qu’un particulier peut autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels. 

Un dépositaire doit utiliser un panneau, une affiche, une brochure ou un autre moyen similaire pour fournir cette information aux particuliers. Les avis doivent être affichés très visiblement dans divers endroits de l’établissement pour permettre au dépositaire d’être raisonnablement certain que leur nombre et placement sont adéquats pour attirer l’attention des particuliers. Voir l’article 9.1 et le Règlement.

Quelles sont les obligations de mon établissement envers une personne qui veut examiner ses renseignements médicaux personnels?

La Loi oblige les dépositaires à aider un particulier à examiner ses renseignements médicaux personnels. Ils sont obligés de répondre aux demandes d’examen « sans délai de façon ouverte, précise et complète ». Les dépositaires sont tenus d’expliquer sur demande la signification des termes, codes ou abréviations que le particulier ne comprend pas. Voir par. 6(2) et 7(2) de la Loi.

Un particulier est-il autorisé à examiner tous ses renseignements médicaux personnels?

La Loi permet aux dépositaires de refuser l’examen des renseignements médicaux personnels pour certains motifs bien précis. Par exemple, l’examen des renseignements médicaux personnels peut être refusé :

  • s’ils révèlent des renseignements confidentiels se rapportant à un tiers;
  • s’ils risquent vraisemblablement de nuire au particulier ou à autrui;
  • s’ils ont été préparés en prévision de poursuites.

Pour connaître la liste complète des motifs de refus, voir le par. 11(1) de la Loi.

Dans les cas où les dépositaires sont autorisés à refuser l’examen d’une partie des renseignements médicaux personnels, ils sont quand même tenus d’autoriser l’examen des portions qui ne sont pas assujetties aux exemptions de la Loi. Voir par. 11(2) de la Loi.

Combien de temps mon établissement a-t-il à sa disposition pour répondre à une demande d’examen des renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires doivent répondre aux demandes d’accès aussi rapidement que nécessaire selon les circonstances, mais au plus tard :

  • dans les 24 heures suivant la demande d’accès d’un malade hospitalisé aux renseignements portant sur les soins de santé qu’il reçoit;
  • dans les 72 heures suivant la demande d’accès d’une personne qui n’est pas hospitalisée aux renseignements portant sur les soins de santé qu’elle reçoit;
  • dans les 30 jours suivant toute autre demande.

Le défaut de répondre dans ce délai est considéré comme une présomption de refus. Voir par. 6(1) de la Loi.

Un particulier peut-il obtenir copie de ses renseignements médicaux personnels?

Oui. La Loi accorde au particulier le droit de recevoir copie de tous les renseignements médicaux personnels qu’il est autorisé à examiner. Voir par. 5(1) de la Loi.

Un particulier peut-il modifier ses renseignements médicaux personnels sans le consentement de mon établissement?

Non. Le particulier ne peut que demander au dépositaire de corriger les renseignements qu’il juge erronés. Il appartient au dépositaire de juger si une correction est nécessaire ou non. Le dépositaire dispose de 30 jours pour examiner la demande de correction et prendre sa décision. Voir par. 12(3) de la Loi.

Si le dépositaire accepte d’apporter la correction demandée, les renseignements erronés devraient être rayés d’un trait de crayon (pas effacés). La correction devrait être inscrite ou faire l’objet d’un renvoi de façon à ce que les personnes qui lisent le dossier médical s’en rendent compte. Voir al. 12(3)(a) de la Loi
.
Si le dépositaire et le particulier ne s’entendent pas à propos d’une correction, ce dernier a le droit de déposer une déclaration de désaccord. Celle-ci doit être annexée au dossier médical et en faire partie intégrante. Voir par. 12(4) de la Loi.

Le dépositaire doit informer de la correction ou de la déclaration de désaccord toute personne à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués au cours de l’année précédente. Voir par. 12(5) de la Loi.

Outre le principal intéressé, qui a le droit d’examiner des renseignements médicaux personnels?

Tous les droits d’un particulier peuvent être exercés par son représentant. Plusieurs personnes sont considérées comme des représentants en vertu de la Loi, y compris :

  • toute personne que le particulier autorise par écrit à agir en son nom;
  • le mandataire nommé en vertu d’une directive en matière de soins de santé;
  • le curateur du particulier nommé en vertu de la Loi sur la santé mentale; et
  • le père, la mère ou le gardien du particulier s’il est trop jeune pour prendre des décisions liées aux soins de santé.

Pour obtenir la liste complète des représentants, consultez le paragraphe  60(1) de la Loi.

Si un particulier est atteint d’une incapacité et qu’aucun représentant décrit ci-dessus n’existe ou n’est disponible, la première personne d’âge adulte mentionnée dans la liste ci-dessous qui est facilement disponible et disposée à exercer les droits du particulier en vertu de la LRMP :

  • le conjoint ou le conjoint de fait avec lequel le particulier vit;
  • un fils ou une fille;
  • le père ou la mère, si le particulier est un adulte;
  • un frère ou une sœur;
  • une personne avec laquelle on sait que le particulier entretient des liens personnels étroits;
  • un grand-père ou une grand-mère;
  • un oncle ou une tante;
  • un neveu ou une nièce.

Voir les paragraphes 60(2) et 60(3) de la Loi.

Personne d’autre que le particulier concerné, son représentant ou la personne qui a été autorisée telle qu’indiquée ci-dessus (si le particulier en question est atteint d’une incapacité et n’a pas de représentant) n’a le droit d’examiner ses renseignements médicaux personnels. Toute demande d’examen de renseignements médicaux personnels présentée par une autre personne que le particulier ou son représentant doit être évaluée en vertu des dispositions de la Loi relatives à l’utilisation et à la communication de ces renseignements.

II. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont les obligations de mon établissement en ce qui concerne la protection de la vie privée du particulier?

Les obligations du dépositaire, telles que prescrites par la Loi, touchent :

  • la collecte,
  • l’utilisation,
  • la communication,
  • la sécurité,
  • la conservation et
  • la destruction

des renseignements médicaux personnels.

A. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont les obligations de mon établissement pendant la collecte des renseignements médicaux personnels?

Voici les trois principales obligations du dépositaire qui recueille des renseignements médicaux personnels :

  1. informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis;
  2. ne recueillir que les renseignements nécessaires, c’est-à-dire le minimum exigé aux fins visées;
  3. dans la mesure du possible, obtenir les renseignements directement auprès du particulier.

Comment déterminer la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

L’établissement de la fin à laquelle ces renseignements sont recueillis a une importance capitale en vertu de la Loi. La Loi exige des dépositaires qu’ils exposent au particulier la raison de la collecte au moment de procéder. En plus de répondre à cette obligation statutaire, la fin invoquée aide à déterminer la nature des renseignements qui seront recueillis et la manière dont ils seront utilisés par la suite.

La fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis varie en fonction du rôle d’un établissement donné et des circonstances qui entourent la collecte. Par exemple, un centre psychiatrique a de bonnes chances de recueillir ces renseignements à une autre fin que le service des urgences d’un hôpital. Les renseignements médicaux personnels requis pour un particulier recevant une inoculation dans une clinique seront différents de ceux exigés pour l’admission dans un foyer de soins personnels.

Pourquoi les dépositaires doivent-ils informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Cette exigence est fondée sur le principe selon lequel un particulier a le droit de prendre des décisions concernant sa propre santé. En expliquant au particulier avec force détails les raisons de la collecte, on l’aidera à prendre des décisions éclairées relativement à la communication de ses renseignements médicaux personnels.

Ce principe est jugé tellement important que si la personne qui recueille des renseignements médicaux personnels n’est pas un professionnel de la santé, la Loi exige qu’elle informe le particulier qu’il peut communiquer avec une personne en mesure de lui fournir plus de détails au sujet de l’objet de la collecte. Voir par. 15(1) de la Loi.

Le particulier doit-il toujours être informé de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Oui, sauf si le dépositaire a récemment recueilli des renseignements identiques ou similaires plus ou moins aux mêmes fins. Voir par. 15(2) de la Loi.

Dans quelles situations la Loi interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Afin de respecter la vie privée des particuliers, la Loi n’autorise généralement que la collecte des renseignements nécessaires à des fins biens précises. Ce que le dépositaire a besoin de savoir dépend en grande partie de la fin visée par la collecte de renseignements. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels :

  • à des fins illégales;
  • à des fins qui ne sont pas liées à la fonction ou aux tâches du dépositaire;
  • à des fins autres que celles données au particulier pour expliquer la collecte des renseignements médicaux personnels. Voir art. 13 de la Loi.

Est-on tenu de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès du particulier concerné seulement?

La Loi stipule que dans la mesure du possible, les dépositaires doivent recueillir ces renseignements auprès du principal intéressé. Voir par. 14(1) de la Loi.

Cette règle vise au moins trois fins importantes :

  • elle aide à garantir la pertinence des renseignements;
  • elle empêche les dépositaires de révéler des renseignements médicaux personnels à d’autres en posant leurs questions;
  • elle garantit la non-divulgation des renseignements médicaux personnels que le particulier ne veut pas communiquer au dépositaire.

Quand est-il permis de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès d’une autre personne que le principal intéressé?

La Loi autorise la collecte de renseignements auprès d’autres sources (y compris auprès d’autres dépositaires) dans des circonstances bien précises. Par exemple, ce genre de collecte est permis quand le particulier l’a autorisé, quand les circonstances ne permettent pas la collecte directement auprès de lui ou quand les renseignements qu’il fournit ont de bonnes chances d’être inexacts. Pour connaître la liste complète des exceptions, voir le par. 14(2) de la Loi.

B. UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelle est la différence entre l’utilisation et la communication des renseignements?

Aux termes de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, « l’utilisation » se réfère à l’examen des renseignements médicaux personnels dans le « service » considéré comme le dépositaire.

La « communication » se réfère à la divulgation de renseignements médicaux personnels à d’autres dépositaires à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, aux amis et à la famille du particulier ou à d’autres personnes.

Des renseignements sont divulgués dans les deux cas, de différentes manières (autorisation donnée à d’autres de les lire, envoi par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique, communication verbale).

Quelles sont les obligations auxquelles mon établissement doit se soumettre quand il utilise ou communique des renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires ne peuvent utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels :

  • à moins qu’il ne soit nécessaire de le faire pour parvenir à la fin pour laquelle ils ont été recueillis; ou
  • à moins que le dépositaire n’ait obtenu le consentement éclairé du principal intéressé.

Voir les art. 21 et 22 de la Loi.

Il y a quelques exceptions à cette règle générale. Par exemple, les dépositaires peuvent utiliser les renseignements médicaux personnels à une fin liée directement à la fin initiale. Dans certains cas, les renseignements peuvent être communiqués sans le consentement du particulier pour permettre de lui fournir des soins de santé ou à des fins humanitaires précises (afin de se mettre en rapport avec un parent ou un ami d’un particulier blessé ou malade, d’informer les parents du décès du particulier ou d’aider à l’identification d’un défunt).

Les dépositaires peuvent aussi utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels pour prévenir ou atténuer une menace imminente à la santé ou à la sécurité mentale ou physique du particulier, d’une autre personne ou du public.

Les dépositaires peuvent communiquer des renseignements concernant les soins qu’un particulier reçoit en tant que patient ou résident dans un établissement de soins de santé à un membre de sa famille immédiate ou à un ami proche si la communication de cette information est conforme aux bonnes pratiques médicales et à d’autres pratiques professionnelles et que le dépositaire a des motifs raisonnables de croire que la communication de l’information serait acceptable au particulier concerné.

De plus, les dépositaires peuvent communiquer des renseignements si cela est autorisé aux termes d’une disposition législative manitobaine ou canadienne.  Par exemple, en vertu de la Loi sur la déclaration obligatoire des blessures par balle et par arme blanche, en vigueur depuis le 1er décembre 2008, un établissement de soins de santé qui traite une personne pour une blessure par balle ou par arme blanche doit en informer le service de police.

Voir le paragraphe 22(2) et la Loi sur la déclaration obligatoire des blessures par balle et par arme blanche pour plus d’information sur l’obligation de communiquer certains renseignements aux termes de cette loi.

Les établissements de santé peuvent utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels sans le consentement du particulier qu’ils concernent :

  • si les renseignements sont utilisés en vue de l’application, de la surveillance ou de l’évaluation d’un programme de soins de santé;
  • si les renseignements sont utilisés en vue de travaux de recherche et de planification ayant trait à la prestation de soins de santé.

Voir les alinéas 21(d) et 22(2)g) de la Loi.

Les établissements de soins de santé peuvent également communiquer des renseignements médicaux personnels :

  • à un organisme religieux, sauf si le patient avise l’établissement de ne pas le faire. Les seuls renseignements pouvant être divulgués sont le nom du particulier, son état de santé général et l’endroit où il se trouve dans l’établissement;
  • à une organisation caritative affiliée à l’établissement de soins de santé, sauf si le patient avise l’établissement de ne pas le faire. Les seuls renseignements pouvant être divulgués sont les noms et les adresses postales des patients ou des résidents, ou des anciens patients ou résidents.

Pour en savoir plus sur les exigences relatives à la communication de renseignements à un organisme religieux ou à une organisation caritative, consultez les articles 23.1 et 23.2 de la Loi ainsi que son règlement d’application.

Pour en savoir plus sur les exceptions à la règle générale concernant l’utilisation et la communication de renseignements médicaux personnels, voir les articles 21, 22(2), 22(2.1) et 23 de la Loi.

Des renseignements médicaux personnels peuvent-ils être divulgués à des fins de recherche?

La Loi ne s’applique pas aux statistiques qui ne permettent pas d’identifier une personne en particulier.

Ce type de renseignements peut toujours être utilisé ou communiqué à des fins de recherche. Il est toujours possible d’obtenir des renseignements permettant d’identifier une personne si celle-ci a été informée à ce moment-là qu’ils seront utilisés à des fins de recherche, ou si le dépositaire obtient son consentement éclairé par la suite.

Les dépositaires pourront aussi communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi. Présentement, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l’Institut canadien d’information sur la santé sont désignés. 

On ne peut communiquer des renseignements qu’aux fins précisées dans la LRMP, conformément à une entente qui satisfait aux exigences prévues dans le règlement. Un organisme de recherche en matière de santé doit : utiliser les renseignements médicaux personnels communiqués seulement aux fins auxquelles ils ont été communiqués, avoir en place des politiques et des procédures pour protéger la confidentialité des renseignements et, dès que cela est raisonnablement possible, retirer l’information au moyen de laquelle l’identité d’une personne peut être facilement déterminée.

La seule autre façon d’utiliser des renseignements médicaux personnels à des fins de recherche est si l’on en a obtenu le consentement :

  • par le comité de protection des renseignements médicaux (mentionné à l’art. 59 de la Loi et dans les règlements), si le dépositaire est le gouvernement ou un organisme gouvernemental; ou
  • par un comité de révision de la recherche institutionnelle, dans les autres cas.

Ces comités ne peuvent approuver une demande que si le chercheur a signé un accord avec le dépositaire garantissant que les renseignements médicaux personnels ne seront utilisés qu’aux fins visées par le projet de recherche pour lesquelles ils seront communiqués. Le dépositaire demeure responsable de la confidentialité des renseignements obtenus par le chercheur. Voir art. 24 de la Loi.

Peut-on divulguer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l’information?

Oui. La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui :

  • traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels pour un dépositaire;
  • fournit des services de gestion de l’information à un dépositaire; ou
  • fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire.

Voir art. 1(1) de la Loi.

La Loi reconnaît que pour mener à bien leur travail, les gestionnaires de l’information peuvent examiner des renseignements médicaux personnels. Les dépositaires peuvent communiquer ces renseignements à un gestionnaire de l’information, mais seulement après avoir conclu avec celui-ci un accord écrit garantissant que les renseignements seront suffisamment protégés. Cependant, les dépositaires demeurent responsables de ce que le gestionnaire de l’information fait de ces renseignements. Voir art. 25 de la Loi.

C. SÉCURITÉ ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles précautions de sécurité faut-il prendre à l’endroit des renseignements médicaux personnels?

La Loi exige des dépositaires qu’ils conservent les renseignements médicaux personnels de telle façon que seules les personnes qui ont besoin de les obtenir y aient accès. Ces renseignements ne devraient pas être communiqués à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, sauf si cette communication a fait l’objet d’une évaluation pour déterminer si elle est permise par la Loi. Les renseignements ne doivent même pas être utilisés par une personne se trouvant dans le «service» considéré comme le dépositaire, à moins que ce dernier n’ait jugé qu’elle doive les connaître. Voir par. 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques pour assurer la confidentialité et l’exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres choses, ces garanties doivent inclure des mesures visant à limiter l’accès au personnel autorisé et à assurer que la transmission électronique des renseignements n’est pas interceptée. Pour de plus amples détails concernant les garanties, voir l’art. 18 de la Loi et de ses règlements.

Quelles sont les règles relatives à la destruction des renseignements médicaux personnels?
Les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui protège leur confidentialité. Voir par. 17(2) et (3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s’y conformer. Voir par. 17(1) de la Loi.

Les dépositaires doivent également conserver un document mentionnant :

  • le nom du particulier dont les renseignements médicaux personnels ont été détruits;
  • la période à laquelle ces renseignements se rapportent;
  • le mode de destruction utilisé; et
  • le nom de la personne chargée de superviser la destruction. Voir par. 17(4) de la Loi.

III. APPLICATION DE LA LOI

A. L’OMBUDSMAN

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman comprend deux grands volets :

  • s’assurer du respect de la Loi en général (voir partie 4 de la Loi);
  • examiner les plaintes relatives aux infractions à la Loi (voir partie 5 de la Loi).

Quelle est la nature des plaintes pouvant être déposées auprès de l’ombudsman?

Les particuliers sont autorisés à déposer une plainte auprès de l’ombudsman contre un dépositaire qui ne se serait pas conformé aux dispositions de la Loi relativement :

  • à leur demande d’examen; ou
  • à la protection de la vie privée.

Voir partie 5 de la Loi.

Quelles sont les attributions de l’ombudsman?

Entre autres choses, l’ombudsman a le pouvoir de faire enquête sur les plaintes et procéder à des enquêtes et à des vérifications de son propre chef. Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à un organisme de réglementation, qui pourra prendre des mesures disciplinaires, ou à Justice Manitoba, pour qu’il entame des poursuites. De plus, l’ombudsman est autorisé à publier des rapports relativement à l’observation de la Loi et doit déposer un rapport annuel auprès de l’Assemblée législative du Manitoba. Voir art. 28, par. 34(3), art. 41 et par. 48(2) de la Loi.

Dans l’exercice des fonctions qu’il assume en vertu de la Loi, l’ombudsman détient toutes sortes de pouvoirs, y compris le pouvoir de faire témoigner sous serment, d’exiger la production de documents, de pénétrer dans des locaux et d’obtenir l’aide de la police. Voir art. 28, 29 et 30 de la Loi.

L’ombudsman doit transmettre le résultat de ses enquêtes et ses recommandations au dépositaire.

Les recommandations de l’ombudsman doivent être mises à la disposition du public.

Les dépositaires doivent-ils aider l’ombudsman à mener à bien ses tâches?

En règle générale, les dépositaires ne sont pas tenus d’aider l’ombudsman. Cependant, ils doivent se plier à toute ordonnance ou demande légitime de l’ombudsman. De plus, il est interdit de tromper l’ombudsman ou de l’entraver dans l’exercice de ses fonctions. Voir art. 29 et 30 et par. 63(1) de la Loi.

La Loi protège aussi les gens qui se soumettent aux ordonnances ou aux demandes de l’ombudsman. Par exemple, un employeur ne peut punir ou pénaliser un employé qui a fourni des renseignements à l’ombudsman pour se plier à une ordonnance ou à une demande. Voir par. 65(2) de la Loi.

Arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée

En vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, l’ombudsman est chargé d'enquêter sur les plaintes en matière d’accès à l’information ou de protection de la vie privée et de présenter un rapport contenant ses conclusions et ses recommandations au dépositaire concerné. En vertu des modifications apportées à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, si le dépositaire ne répond pas, ou omet de se conformer, aux recommandations, l’ombudsman peut demander à l’arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, nommé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, d’examiner la question.

L'ombudsman doit présenter la demande d’examen à l’arbitre dans les 15 jours suivant la réception de la réponse du dépositaire indiquant qu'il ne donnera pas suite aux recommandations de l'ombudsman, ou dans les 15 jours suivant l'expiration du délai prévu pour l'envoi de cette réponse.

L’arbitre est tenu d’examiner toute question que lui soumet l’ombudsman.

Le plaignant et le dépositaire concerné doivent avoir la possibilité de présenter des observations à l’arbitre dans le cadre de l'examen et ont le droit d’être représentés par un avocat ou un mandataire.

Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

L'arbitre doit achever son examen dans un délai de 90 jours, sauf s'il proroge ce délai conformément à la Loi. Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

Après avoir achevé l’examen, l’arbitre peut rendre une ordonnance exécutoire relative à l'accès à l’information ou à la protection de la vie privée, selon la question examinée.  Le dépositaire concerné doit se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, sauf si une demande de révision judiciaire est présentée relativement à cette ordonnance.

Le dépositaire a 30 jours pour se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, ou 25 jours pour présenter une demande de révision judiciaire.

L’arbitre doit présenter un rapport annuel à l’Assemblée législative.

Pour plus d’information sur la procédure d'examen, consultez les articles 48.4, 48.5 et 48.6 de la Loi no 2 modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Consultez également les articles 48.8 et 48.9

B. PEINES

Quelles sont les peines encourues en cas d’infraction?

La personne qui commet une infraction à la Loi encoure une amende maximale de 50 000 $. Cette amende peut être imposée pour chacun des jours au cours desquels se continue l’infraction. Voir par. 64(1) de la Loi.

Cette peine se rapporte à quel type d’infraction?

Cette peine se rapporte à diverses infractions, y compris celles-ci :

  • détruire ou effacer volontairement des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès;
  • recueillir, utiliser, vendre ou communiquer des renseignements médicaux personnels en contravention avec la Loi;
  • omettre de protéger de façon sûre des renseignements médicaux personnels. Voir art. 63 de la Loi.

Qui risque de se voir imposer une peine?

La peine pour une infraction à la Loi peut être imposée contre l’établissement de soins de santé en tant que tel, mais aussi contre ceux de ses administrateurs ou dirigeants qui ont autorisé l’infraction ou qui y ont consenti. Voir art. 64(2) de la Loi.

Les employés d’un établissement de soins de santé peuvent être poursuivis pour avoir volontairement détruit ou effacé des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès, ou pour avoir communiqué volontairement de tels renseignements alors que leur employeur n’était pas autorisé à les communiquer. Voir al. 63(1)(c) et par. 63(2) de la Loi

IV. DIVERS

Qui a la responsabilité de vérifier si un établissement de soins de santé se conforme à la Loi?

La Loi exige des établissements de soins de santé qu’ils désignent un ou plusieurs employés à titre de « fonctionnaires chargés de la protection des renseignements médicaux personnels ».

Le rôle de la ou des personnes désignées serait :

  • d’aider les particuliers à obtenir les renseignements médicaux personnels les concernant;
  • de faciliter l’observation de la Loi par l’établissement de soins de santé. Voir art. 57 de la Loi.

En définitive, il appartient au conseil d’administration et aux administrateurs de voir à ce que l’établissement de soins de santé se conforme à la Loi. Tel que mentionné précédemment, les administrateurs et les dirigeants risquent d’être poursuivis personnellement s’ils ont autorisé une infraction perpétrée par leur établissement ou s’ils y ont consenti. Voir par. 64(2) de la Loi.

Sommaire à l’intention des chercheurs dans le domaine de la santé

INTRODUCTION

La Loi sur les renseignements médicaux personnels réglemente la collecte, l’utilisation, la communication, la sécurité et la destruction des « renseignements médicaux personnels » par les « dépositaires ». Elle a des conséquences importantes pour les chercheurs dans le domaine de la santé.

Ce sommaire vous donne un aperçu de vos responsabilités en vertu de la Loi.

Il n’est pas complet. Pour en savoir plus long, veuillez vous référer à la Loi et à ses règlements. Vous pouvez obtenir des exemplaires de la Loi en vous adressant aux Publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg MB R3C 1T5, no de tél. : 204-945-3101. Pour vous aider dans cette tâche, nous avons inclus des renvois aux articles pertinents de la Loi.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels :

  • sont consignés sous différentes formes;
  • concernent un particulier identifiable; et
  • se rapportent à sa santé, à son dossier médical, à son bagage génétique, aux soins de santé qu’il reçoit, à son numéro d’identification médical personnel (NIMP) ou à tout autre renseignement identificateur recueilli lorsqu’il obtient des soins de santé. Voir par. 1(1) de la Loi.

Il est important pour les chercheurs de remarquer que la Loi sur les renseignements médicaux personnels ne s’applique qu’aux renseignements médicaux précis qui seuls ou avec d’autres concernent un particulier. La Loi ne s’applique pas aux renseignements médicaux qui concernent des particuliers non identifiables.

Qu’est-ce qu’un « dépositaire »?

La Loi répartit les dépositaires en quatre catégories :

  • les établissements de soins de santé;
  • certains professionnels de la santé;
  • les organismes de services de santé (organismes qui fournissent des soins de santé en vertu d’un accord intervenu avec un autre dépositaire — We Care et les
  • Infirmières de l’Ordre de Victoria du Canada en sont des exemples); et
  • les organismes publics (comme les ministères et les organismes provinciaux, les administrations municipales, les établissements d’enseignement et les offices régionaux de la  santé). Voir par. 1(1) de la Loi.

Certaines de ces catégories sont définies plus en détail dans les règlements.

Quelles sont les obligations du dépositaire?

Les obligations du dépositaire entrent dans deux catégories :

  1. obligation d’aider les particuliers à examiner leurs renseignements médicaux personnels;
  2. obligation de protéger la vie privée des particuliers, de façon sûre, pendant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de leurs renseignements médicaux personnels.

ACCÈS

Qu’entend-on par « accès »?

La Loi reprend en termes juridiques le droit d’accès d’un particulier à ses renseignements médicaux personnels mentionné dans la common law. Ce droit contient trois éléments :

  1. le droit d’examiner les renseignements médicaux personnels;
  2. le droit d’obtenir copie des renseignements médicaux personnels;
  3. le droit de demander une correction des renseignements médicaux personnels.

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont les obligations d’un dépositaire en ce qui concerne la protection de la vie privée du particulier?

Les obligations du dépositaire, telles que prescrites par la Loi, touchent :

  • la collecte,
  • l’utilisation,
  • la communication,
  • la sécurité,
  • la conservation et
  • la destruction des renseignements médicaux personnels.

Quelles sont les obligations d’un dépositaire pendant la collecte des renseignements médicaux personnels?

Voici les trois principales obligations du dépositaire qui recueille des renseignements médicaux personnels :

1. informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis;
2. ne recueillir que les renseignements nécessaires;
3. dans la mesure du possible, obtenir les renseignements directement auprès du particulier.

Comment déterminer la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

L’établissement de la fin à laquelle ces renseignements sont recueillis a une importance capitale en vertu de la Loi. Non seulement la Loi exige des dépositaires qu’ils exposent au particulier la raison de la collecte au moment de procéder mais la fin invoquée aidera à déterminer la nature des renseignements qui seront recueillis et la manière dont ils seront utilisés par la suite.

La fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis varie selon le dépositaire et les circonstances qui entourent la collecte. Par exemple, un centre psychiatrique a de bonnes chances de recueillir ces renseignements à une autre fin que le service des urgences d’un hôpital. Les renseignements médicaux personnels requis pour un particulier recevant une inoculation dans une clinique seront différents de ceux exigés pour l’admission dans un foyer de soins personnels. Si le dépositaire s’avère être un centre hospitalier universitaire, la recherche menée par le personnel dans l’établissement peut constituer l’une des fins établies à laquelle les renseignements personnels sont recueillis.

Pourquoi les dépositaires doivent-ils informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Cette exigence est fondée sur le principe selon lequel un particulier a le droit de prendre des décisions concernant sa propre santé. En expliquant au particulier avec force détails les raisons de la collecte, on l’aidera à prendre des décisions éclairées relativement à la communication de ses renseignements médicaux personnels.

Ce principe est jugé tellement important que si la personne qui recueille des renseignements médicaux personnels n’est pas un professionnel de la santé, la Loi exige qu’elle informe le particulier qu’il peut communiquer avec une personne en mesure de lui fournir plus de détails au sujet de l’objet de la collecte. Voir par. 15(1) de la Loi.

Dans quelles situations la LRMP interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Afin de respecter la vie privée des particuliers, la Loi n’autorise généralement que la collecte des renseignements nécessaires à des fins biens précises. Ce que le dépositaire a besoin de savoir dépend en grande partie de la fin visée par la collecte de renseignements. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels à des fins illégales, à des fins qui ne sont pas liées à la fonction ou aux tâches du dépositaire, et à des fins autres que celles données au particulier pour expliquer la collecte des renseignements médicaux personnels. Voir art. 13 de la Loi.

Quelle est la différence entre l’utilisation et la communication des renseignements?

Aux termes de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, « l’utilisation » se réfère à l’examen des renseignements médicaux personnels dans le « service » considéré comme le dépositaire. Si la recherche a lieu dans le « service » considéré comme le dépositaire et est menée par son personnel, elle est considérée comme « utilisation ».

Par exemple, selon la Loi sur les renseignements médicaux personnels, un organisme public ou un établissement de soins de santé peut utiliser des renseignements médicaux personnels en vue de travaux de recherche et de planification ayant trait à la fourniture ou au paiement de soins de santé par les dépositaires en question. Voir s-al. 21(d)(ii) de la Loi.

La « communication » se réfère à la divulgation de renseignements médicaux personnels à d’autres dépositaires à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, aux amis et à la famille du particulier ou à d’autres personnes.

Par exemple, il y aurait « communication » si un dépositaire fournissait des renseignements médicaux personnels à un étudiant pour la rédaction de sa thèse.

Le dépositaire peut communiquer des renseignements médicaux personnels sans le consentement du particulier en vue de travaux de recherche ayant trait à la fourniture ou au paiement de soins de santé où le chercheur conduit sa recherche à contrat pour le dépositaire. Voir s-al. 22(2)(g)(ii) de la Loi.

Les dépositaires pourront aussi communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi.  Présentement, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l’Institut canadien d’information sur la santé sont désignés.  

On ne peut communiquer des renseignements à un organisme de recherche en matière de santé qu’aux fins précisées dans la LRMP, conformément à une entente qui satisfait aux exigences prévues dans le règlement. 

Des renseignements sont divulgués dans les deux cas, de différentes manières (autorisation donnée à d’autres de les lire, envoi par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique, communication verbale).

Quelles obligations la Loi impose-t-elle à un dépositaire quand il utilise ou communique des renseignements médicaux personnels?

La règle générale concernant l’utilisation et la communication des renseignements médicaux personnels veut que les renseignements ne soient utilisés ou communiqués :

  • que dans la mesure nécessaire pour parvenir à la fin pour laquelle ils ont été recueillis; ou
  • qu’avec le consentement éclairé du principal intéressé. Voir art. 21 et 22 de la Loi.

Par conséquent, si l’intéressé a été informé que la recherche menée dans le « service » du dépositaire était l’une des fins à laquelle les renseignements personnels étaient recueillis, ce dernier est alors autorisé à utiliser ces renseignements à cette fin. Sinon, le dépositaire doit obtenir le consentement de l’intéressé pour que les renseignements puissent être utilisés pour la recherche.

Il est question en détail de la communication de renseignements médicaux personnels à des fins de recherche à art. 24 de la Loi.

Quels sont les objectifs de la Loi par rapport à la recherche dans le domaine de la santé ?

Bien que la Loi sur les renseignements médicaux personnels ait été rédigée dans l’intention de protéger et de garantir la confidentialité et la sécurité des renseignements médicaux personnels, il y est reconnu que de tels renseignements peuvent parfois être nécessaires aux chercheurs dans le domaine de la santé. Les chercheurs peuvent donc avoir accès aux renseignements médicaux personnels, en autant qu’ils suivent les règles établies quant à l’approbation de leurs projets de recherche et à la garantie de leur caractère confidentiel.

En tant que chercheur, comment puis-je obtenir les renseignements médicaux personnels dont j’ai besoin pour mon projet ?

Si c’est le gouvernement qui détient les renseignements dont vous avez besoin, vous présentez une demande au comité de la protection des renseignements médicaux constitué en application des règlements. Si c’est un dépositaire autre que le gouvernement qui détient les renseignements, vous présentez une demande au comité de révision de la recherche institutionnelle de l’organisme en question (dont la définition se trouve au par. 1(1) de la Loi), comme par exemple le comité d’éthique d’un hôpital ou d’une université. Voir par. 24(2) de la Loi.

Quelles sont les exigences minimales concernant l’approbation de tout projet de recherche utilisant des renseignements médicaux personnels ?

  • la recherche doit avoir une importance suffisante pour justifier l’atteinte à la vie privée;
  • les travaux de recherche ne peuvent être réalisés que si les renseignements médicaux personnels sont utilisés sous une forme qui permet d’identifier des particuliers;
  • il est impossible ou peu pratique d’obtenir le consentement des particuliers que les renseignements médicaux personnels concernent;
  • le chercheur garantit la sécurité des renseignements médicaux personnels et leur destruction lorsque le projet est terminé. Voir par. 24(3) de la Loi.

Quelles démarches dois-je entreprendre pour obtenir des renseignements médicaux personnels détenus par un dépositaire ?

Si votre projet de recherche a reçu l’approbation de l’un des comités mentionnés ci-dessus, vous devez signer un accord avec le dépositaire, dans lequel vous consentez :

  • à ne pas publier les renseignements médicaux personnels sous une forme qui pourrait permettre d’identifier les particuliers concernés;
  • à n’utiliser les renseignements médicaux personnels qu’aux fins visées par le projet de recherche approuvé;
  • à protéger de manière satisfaisante la confidentialité des renseignements médicaux personnels pendant la durée du projet. Voir par. 24(4) de la Loi.

Que dois-je faire si le projet nécessite un contact direct avec les particuliers que concernent ces renseignements médicaux personnels ?

Si votre projet exige un contact direct avec les particuliers, le dépositaire avec lequel vous passez un accord doit obtenir leur consentement avant de vous communiquer les renseignements médicaux personnels.

Il existe cependant une exception à cette règle. Le dépositaire n’est pas tenu d’obtenir ce consentement si vous n’avez besoin que d’un échantillon de Manitobains choisis au hasard et que vous n’avez besoin que des nom et adresse des particuliers. Voir par. 24(5) de la Loi.

Quelles précautions de sécurité faut-il prendre à l’endroit des renseignements médicaux personnels?

La Loi exige des dépositaires qu’ils conservent les renseignements médicaux personnels de telle façon que seules les personnes qui ont besoin de les obtenir y aient accès. Ces renseignements ne devraient pas être communiqués à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, sauf si cette communication a fait l’objet d’une évaluation pour déterminer si elle est permise par la Loi. Les renseignements ne doivent même pas être utilisés par une personne se trouvant dans le « service » considéré comme le dépositaire, à moins que ce dernier n’ait jugé qu’elle doive les connaître. Voir par. 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques pour assurer la confidentialité et l’exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres choses, ces garanties doivent inclure des mesures visant à limiter l’accès au personnel autorisé et à assurer que la transmission électronique des renseignements n’est pas interceptée. Pour de plus amples détails concernant les garanties, voir art. 18 de la Loi et le Règlement 245/97.

Quelles sont les règles relatives à la destruction des renseignements médicaux personnels?

Les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui protège leur confidentialité. Voir par. 17(2) et (3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s’y conformer. Voir par. 17(1) de la Loi.

Les dépositaires doivent également conserver un document mentionnant :

  • le nom du particulier dont les renseignements médicaux personnels ont été détruits;
  • la période à laquelle ces renseignements se rapportent;
  • le mode de destruction utilisé et le nom de la personne chargée de superviser la destruction. Voir par. 17(4) de la Loi.

AUTRES DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Peut-on divulguer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l’information?

La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui :

  • traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels pour un dépositaire;
  • fournit des services de gestion de l’information à un dépositaire; ou
  • fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire. Voir art. 1(1) de la Loi.

La Loi reconnaît que pour mener à bien leur travail, les gestionnaires de l’information peuvent examiner des renseignements médicaux personnels. Si vous êtes dépositaire, vous pouvez communiquer ces renseignements à un gestionnaire de l’information, mais seulement après que vous ayez conclu avec celui-ci un accord écrit garantissant que les renseignements seront suffisamment protégés. Et, en tant que dépositaire, vous demeurez responsable de ce que le gestionnaire de l’information fait de ces renseignements. Voir art. 25 de la Loi.

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman comprend deux grands volets :

  • s’assurer du respect de la Loi en général (voir partie 4 de la Loi);
  • examiner les plaintes relatives aux infractions à la Loi (voir partie 5 de la Loi).

Sommaire à l’intention des organismes de services de santé

INTRODUCTION

La Loi sur les renseignements médicaux personnels (la Loi) touche pratiquement l’ensemble des personnes et des organismes qui recueillent ou maintiennent des renseignements médicaux personnels au Manitoba, y compris tous les réseaux d’information en matière de santé

D’importantes modifications ont été apportées à la Loi, en vertu de la promulgation de certaines parties de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Le présent document offre un résumé de la Loi et de ses modifications. Il n’est pas complet.

Pour en savoir plus long, veuillez vous référer à la Loi même et à ses règlements. Vous pouvez en obtenir des copies auprès de la Section des publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg (Manitoba)  R3C 1T5, téléphone 945‑3101.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels sont des renseignements qui répondent aux conditions suivantes :

  • ils sont consignés sous différentes formes;
  • ils concernent un particulier identifiable;
  • ils ont trait à la santé d’un particulier, à son dossier médical, à son profil génétique, à ses soins de santé, à son numéro d’identification médical personnel (NIMP) à tout autre renseignement identificateur recueilli lorsqu’il obtient des soins de santé. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Qu’entend-on par « dépositaire »?

La Loi s'attarde en grande partie sur les obligations des dépositaires qui s’occupent d'une façon ou d'une autre des renseignements médicaux personnels.  Elle répartit les dépositaires en quatre catégories :

  • les établissements de santé;
  • certains professionnels de la santé;
  • les organismes de services de santé;
  • les organismes publics. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

La Loi impose des obligations aux gestionnaires de l’information (qui sont recrutés par les dépositaires en vue de traiter, de stocker ou de détruire les renseignements médicaux personnels, ou pour gérer les systèmes de l'information ou en assurer le fonctionnement), ainsi qu’aux employés des dépositaires. Consultez l’article 25 et les paragraphes 1(1), 63(2) et 63(3) de la Loi.

Comment savoir si mon organisme de santé est défini par la Loi comme un dépositaire?

Par « organisme de services de santé », la Loi entend une organisation qui fournit des soins de santé communautaire ou à domicile en vertu d’un accord intervenu avec un autre dépositaire. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Les trois autres catégories de dépositaires comprennent un grand nombre d’établissements et de professionnels, c’est-à-dire :

  • les établissements de soins de santé, comme les hôpitaux, les foyers de soins personnels, les centres psychiatriques, les cliniques médicales, les laboratoires et les services de radiologie, la Fondation manitobaine de traitement du cancer et de recherche en cancérologie, les centres de santé communautaire et les autres établissements désignés dans les règlements;
  • les professionnels de la santé, comme des personnes autorisées à exercer en vertu d’une loi (médecins, infirmières, chiropraticiens, sages-femmes et autres) et les autres professionnels désignés dans les règlements;
  • les organismes publics, comme les ministères ou les organismes provinciaux, les administrations municipales, les établissements d’enseignement et les offices régionaux de la santé.

Par conséquent, si vous offrez des soins de santé en vertu d’un accord avec n’importe lequel des dépositaires mentionnés ci-dessus et que vous recueillez ou maintenez des renseignements médicaux personnels, vous êtes alors aussi considéré par la Loi comme un dépositaire.

Quelles sont les  obligations d’un dépositaire?

Les obligations du dépositaire entrent dans deux catégories :

  1. l’obligation d’aider les particuliers à examiner leurs renseignements médicaux personnels;
  2. l’obligation de protéger la vie privée des particuliers, de façon sûre, pendant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de leurs renseignements médicaux personnels.

I. ACCÈS

Qu’entend-on par « accès » en vertu de la Loi?

La Loi reprend en termes juridiques le droit d’accès d’un particulier à ses renseignements médicaux personnels mentionné dans la common law. Ce droit comporte trois éléments :

  1. le droit d'examiner les renseignements médicaux personnels;
  2. le droit d'obtenir copie des renseignements médicaux personnels;
  3. le droit de demander une correction des renseignements médicaux personnels.

La Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ne s’applique pas lorsqu’un particulier cherche à avoir accès à un document contenant ses propres renseignements médicaux personnels. Il doit en faire la demande en vertu de la Loi. Consultez l’article 6 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Quelles sont les obligations d’un dépositaire en vue d’informer les particuliers de leur droit d’avoir accès à leurs renseignements médicaux personnels?

En vertu des modifications apportées à la Loi, un dépositaire doit donner aux particuliers un avis concernant leur droit d'examiner et de recevoir une copie de leurs renseignements médicaux personnels et la façon d’exercer ce droit.

L’avis doit également indiquer qu'un particulier peut autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels. 

Un dépositaire doit utiliser un panneau, une affiche, une brochure ou un autre moyen similaire pour fournir cette information aux particuliers.  L’avis doit être affiché très visiblement dans un nombre d’endroits et dans une quantité que le dépositaire estime suffisants pour attirer l’attention des particuliers. Consultez le paragraphe 9.1 de la Loi et le règlement.

Quelles sont les obligations de mon organisme envers un particulier qui désire examiner ses renseignements médicaux personnels?

La Loi oblige les dépositaires à aider un particulier qui désirent avoir accès à ses renseignements médicaux personnels. Les dépositaires doivent répondre aux demandes d'accès « sans délai de façon ouverte, précise et complète ». Les dépositaires sont tenus d’expliquer sur demande la signification des termes, des codes ou des abréviations que le particulier ne comprend pas. Consultez les paragraphes 6(2) 7(2) de la Loi.

Un particulier est-il autorisé à examiner tous ses renseignements médicaux personnels?

La Loi permet aux dépositaires de refuser l’examen des renseignements médicaux personnels pour certains motifs bien précis.  Par exemple, l’accès à des renseignements médicaux personnels peut être refusé :

  • s’ils risquent vraisemblablement de nuire au particulier ou à autrui;
  • s’ils révèlent des renseignements confidentiels se rapportant à un tiers;
  • s’ils ont été préparés en prévision de poursuites.

Pour obtenir la liste complète des motifs de refus, consultez le paragraphe 11(1) de la Loi.

Dans les cas où les dépositaires sont autorisés à refuser l’examen d’une partie des renseignements médicaux personnels, ils sont quand même tenus d’autoriser l’examen des portions qui ne sont pas assujetties aux exemptions de la Loi. Consultez le paragraphe 11(2) de la Loi.

Combien de temps mon organisme a-t-il à sa disposition pour répondre à une demande d'examen de renseignements médicaux personnels?

La Loi exige que les dépositaires répondent aux demandes d’accès aussi rapidement que nécessaire selon les circonstances, mais dans des délais précis. Si un patient hospitalisé demande des renseignements sur ses soins de santé actuels, le dépositaire est tenu de répondre à sa demande dans les 24 heures. Si un particulier non hospitalisé demande des renseignements sur ses soins de santé actuels, le dépositaire est tenu de répondre à sa demande dans les 72 heures.  Pour toute autre demande, le dépositaire doit y répondre dans les 30 jours. Le défaut de répondre à la demande dans le délai prévu sera considéré comme une présomption de refus.  Consultez le paragraphe 6(1) de la Loi.

Un particulier peut-il obtenir copie de ses renseignements médicaux personnels?

Oui. La Loi accorde au particulier le droit de recevoir copie de tous les renseignements médicaux personnels qu’il est autorisé à examiner. Consultez le paragraphe 5(1) de la Loi.

Un particulier peut-il modifier ses renseignements médicaux personnels sans le consentement de mon organisme?

Non. Le particulier ne peut que demander au dépositaire de corriger les renseignements qu’il juge erronés. Il appartient au dépositaire de juger si une correction est nécessaire ou non. Le dépositaire dispose de 30 jours pour examiner la demande de correction et prendre sa décision.
Consultez le paragraphe 12(3) de la Loi.

Si le dépositaire accepte d’apporter la correction demandée, les renseignements erronés devraient être biffés (et non effacés). La correction devrait être inscrite ou faire l’objet d’un renvoi de façon à ce que les personnes qui lisent le dossier médical s’en rendent compte. Consultez l’alinéa 12(3)a) de la Loi.

Si le dépositaire et le particulier ne s’entendent pas à propos d’une correction, ce dernier a le droit de déposer une déclaration de désaccord. Celle-ci doit être annexée au dossier médical et en faire partie intégrante.
Consultez le paragraphe 12(4) de la Loi.

Le dépositaire doit informer de la correction ou de la déclaration de désaccord toute personne à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués au cours de l’année précédente. Consultez le paragraphe 12(5) de la Loi.

Outre le particulier à qui s'appliquent les renseignements en question, qui a le droit d'avoir accès aux renseignements médicaux personnels?

Tous les droits d’un particulier peuvent être exercés par son représentant. Plusieurs personnes sont considérées comme des représentants en vertu de la Loi, y compris :

  • toute personne que le particulier autorise par écrit à agir en son nom;
  • le mandataire nommé en vertu d’une directive en matière de soins de santé;
  • le curateur du particulier nommé en vertu de la Loi sur la santé mentale;
  • le père, la mère ou le tuteur du particulier si celui-ci est trop jeune pour prendre des décisions liées aux soins de santé.

Pour connaître la liste complète des représentants, consultez le paragraphe 60(1) de la Loi.

Si une personne est atteinte d’une incapacité et qu’aucun représentant décrit ci-dessus n’est disponible, les modifications apportées à la Loi autorisent l’adulte mentionné en premier lieu dans la liste ci-dessous qui est facilement disponible et qui est disposé à agir, à exercer les droits de cette personne en vertu de la Loi :

  • le conjoint ou le conjoint de fait avec lequel le particulier vit;
  • un fils ou une fille;
  • le père ou la mère, si le particulier est un adulte;
  • un frère ou une sœur;
  • une personne avec laquelle on sait que le particulier entretient des liens personnels étroits;
  • un grand-père ou une grand-mère;
  • un oncle ou une tante;
  • un neveu ou une nièce. Consultez les paragraphes 60(2) et 60(3) de la Loi.

Personne d’autre que le particulier concerné, son représentant ou, si le particulier est atteint d’une incapacité et aucun représentant n’est disponible, la personne autorisée telle qu’elle est indiquée ci-dessus n’a le droit d’examiner ses renseignements médicaux personnels. Toute demande d’examen de renseignements médicaux personnels présentée par une autre personne que le particulier ou son représentant doit être évaluée en vertu des dispositions de la Loi relatives à l’utilisation et à la communication de ces renseignements.

II. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont les obligations de mon organisme en ce qui concerne la protection de la vie privée d’un particulier quant à ses renseignements médicaux personnels?

Les obligations d'un dépositaire, telles que prescrites par la Loi touchent :

  • la collecte,
  • l'utilisation;
  • la communication;
  • la sécurité,
  • la conservation,
  • la destruction des renseignements médicaux personnels.

A. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont les obligations de mon organisme pendant la collecte des renseignements médicaux personnels?

Un dépositaire a trois obligations principales pendant la collecte des renseignements médicaux personnels :

  1. Informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis.
  2. Ne recueillir que les renseignements médicaux personnels nécessaires, c'est-à-dire, le minimum exigé aux fins visées.
  3. Dans la mesure du possible, obtenir les renseignements médicaux personnels auprès du particulier.

Comment déterminer la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

L’établissement de la fin à laquelle ces renseignements sont recueillis a une importance capitale en vertu de la Loi. Non seulement la Loi exige des dépositaires qu’ils informent le particulier de la raison de la collecte au moment de procéder, mais la fin à laquelle les renseignements sont recueillis aidera à déterminer quels renseignements peuvent être recueillis et la manière dont ils seront utilisés par la suite.

La fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis varie en fonction du rôle d'un organisme donné et des circonstances de la collecte.

Pourquoi les dépositaires doivent-ils informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Cette exigence est fondée sur le principe selon lequel un particulier a le droit de prendre des décisions concernant ses propres soins de santé. En expliquant au particulier avec force détails les raisons de la collecte, on l’aidera à prendre des décisions éclairées relativement à la communication de ses renseignements médicaux personnels.

Ce principe est jugé tellement important que si la personne qui recueille des renseignements médicaux personnels n’est pas un professionnel de la santé, la Loi exige qu’elle informe le particulier qu’il peut communiquer avec une personne en mesure de lui fournir plus de détails au sujet de l’objet de la collecte. Consultez le paragraphe 15(1) de la Loi.

Le particulier doit-il toujours être informé de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Oui, sauf si le dépositaire a récemment recueilli des renseignements identiques ou similaires plus ou moins aux mêmes fins Consultez le paragraphe 15(2) de la Loi.

Dans quelles situations la Loi interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Afin de respecter la vie privée des particuliers, la Loi n’autorise généralement que la collecte des renseignements nécessaires à des fins bien précises. Ce que le dépositaire a besoin de savoir dépend en grande partie de la fin visée par la collecte de renseignements. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels à des fins illégales, à des fins qui ne sont pas liées à la fonction ou aux tâches du dépositaire, et à des fins autres que celles données au particulier pour expliquer la collecte des renseignements médicaux personnels. Consultez l'article 13 de la Loi.

Est-on tenu de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès du particulier concerné seulement?

La Loi stipule que dans la mesure du possible, les dépositaires doivent recueillir ces renseignements auprès du principal intéressé. Consultez le paragraphe 14(1) de la Loi.

Cette règle vise au moins trois fins importantes :

  1. Elle aide à garantir la pertinence des renseignements.
  2. Elle empêche les dépositaires de révéler des renseignements médicaux personnels à d’autres en posant leurs questions.
  3. Elle garantit la non-divulgation des renseignements médicaux personnels que le particulier ne veut pas communiquer au dépositaire.

Quand est-il permis de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès d’une autre personne que le particulier concerné?

La Loi autorise la collecte de renseignements auprès d’autres sources (y compris auprès d’autres dépositaires) dans des circonstances bien précises. Par exemple, ce genre de collecte est permis quand le particulier l’autorise, quand les circonstances ne permettent pas la collecte directement auprès de lui ou quand les renseignements qu’il fournit ont de bonnes chances d’être inexacts. Pour obtenir la liste complète des exceptions, consultez le paragraphe 14(2) de la Loi.

B. UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelle est la différence entre l'utilisation et la communication des renseignements?

Aux termes de la Loi, « utilisation » s’entend de l’examen des renseignements médicaux personnels dans l’organisme du dépositaire, c’est-à-dire au sein de votre propre organisme. La « communication » s’entend de la divulgation de renseignements médicaux personnels à d’autres dépositaires à l’extérieur de l’organisme du dépositaire, à d’autres dépositaires, aux amis et à la famille du particulier ou à d’autres personnes.

Des renseignements sont divulgués dans les deux cas, de différentes manières  (autorisation donnée à d’autres de les lire, envoi par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique, ou communication verbale).

Quelles sont les obligations auxquelles mon organisme doit se soumettre en vertu de la Loi quand il utilise ou communique des renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires ne peuvent utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels à moins que l’un ou l’autre des cas suivants n’ait lieu :

  • il est nécessaire de le faire pour parvenir à la fin pour laquelle ils ont été recueillis;
  • le dépositaire a obtenu le consentement éclairé du principal intéressé. Consultez les articles 21 et 22 de la Loi.

Il y a quelques exceptions à cette règle générale. Par exemple, les dépositaires peuvent utiliser les renseignements médicaux personnels à une fin liée directement à la fin initiale. Dans certains cas, les renseignements peuvent être communiqués sans le consentement du particulier, dans la mesure où cela est nécessaire, pour permettre de lui fournir des soins de santé ou à des fins humanitaires précises (afin de se mettre en rapport avec un parent ou un ami d’un particulier blessé ou malade, d’informer les parents du décès du particulier ou d’aider à l’identification d’un défunt).

Les dépositaires peuvent aussi utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels pour prévenir ou atténuer une menace imminente à la santé ou à la sécurité mentale ou physique du particulier, d’une autre personne ou du public.  Pour connaître d’autres exceptions à la règle générale, consultez les articles 21 et 23, ainsi que le paragraphe 22(2) de la Loi.

Les établissements de santé peuvent également utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels sans consentement  aux fins :

  • de l'application, de la surveillance ou de l'évaluation d'un programme de soins de santé;
  • de travaux de recherche et de planification ayant trait à la prestation de soins de santé.

Des renseignements médicaux personnels peuvent-ils être divulgués aux fins de la recherche?

La Loi ne s’applique pas aux statistiques qui ne permettent pas d’identifier une personne en particulier. Ce type de renseignements peut toujours être utilisé ou communiqué à des fins de recherche. Il est toujours possible d’obtenir des renseignements permettant d’identifier une personne si celle-ci a été informée à ce moment-là qu’ils seront utilisés à des fins de recherche, ou si le dépositaire obtient son consentement éclairé par la suite.

Il est également possible de communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi.  À l’heure actuelle, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l'Institut canadien d'information sur la santé sont désignés. 

On ne peut communiquer des renseignements qu’aux fins précisées dans la Loi, conformément à une entente satisfaisant aux exigences prévues dans ses règlements d’application.  Un organisme de recherche en matière de santé doit utiliser les renseignements médicaux personnels communiqués seulement aux fins auxquelles ils ont été communiqués, avoir en place des politiques et des procédures pour protéger la confidentialité des renseignements et, dès que cela est raisonnablement possible, retirer l'information au moyen de laquelle l'identité d'une personne peut être facilement déterminée.

Les renseignements médicaux personnels peuvent servir à la recherche que si le consentement est fourni par le Comité de la protection des renseignements médicaux (décrit à l’alinéa 24(2)a) et à l'article 59 de la Loi et de ses règlements d'application) si le dépositaire est le gouvernement, un organisme gouvernemental ou un comité de révision de la recherche institutionnelle si le dépositaire est autre que le gouvernement ou un organisme gouvernemental.

Seuls ces comités peuvent approuver ce type de demandes si la personne qui fait la recherche signe une entente avec le dépositaire garantissant que les renseignements médicaux personnels ne serviront pas à d’autres fins que le projet de recherche pour lequel ils sont communiqués. Le dépositaire demeure responsable de la confidentialité des renseignements médicaux personnels dont le chercheur a obtenu l’accès. Consultez l’article 24 de la Loi.

Peut-on communiquer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l'information?

Oui. La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui, selon le cas :

  • traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels pour un dépositaire;
  • fournit des services de gestion de l’information à un dépositaire;
  • fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

La Loi reconnaît que pour bien exercer leurs fonctions, les gestionnaires de l’information peuvent examiner des renseignements médicaux personnels. Les dépositaires peuvent communiquer les renseignements médicaux personnels à un gestionnaire de l’information, mais seulement après avoir conclu avec celui-ci un accord écrit garantissant que ces renseignements seront suffisamment protégés. Cependant, les dépositaires demeurent responsables de l’utilisation qu’en fait le gestionnaire de l’information. Consultez l’article 25 de la Loi.

C. SÉCURITÉ ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles précautions de sécurité faut-il prendre à l’endroit des renseignements médicaux personnels?

La Loi exige des dépositaires qu’ils conservent les renseignements médicaux personnels de telle façon que seules les personnes qui ont besoin de les obtenir y aient accès.  Les renseignements médicaux personnels ne devraient pas être communiqués à l'extérieur de l'organisme du dépositaire sauf si cette  communication a fait l’objet d’une évaluation pour déterminer si elle est permise par la Loi. Les renseignements ne doivent même pas être utilisés par une personne se trouvant dans l’organisme du dépositaire, à moins que ce dernier n’ait jugé qu’elle doive les connaître. Consultez le paragraphe 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques pour veiller à la confidentialité et à l'exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres, ces garanties doivent inclure des mesures visant à limiter l’accès au personnel autorisé et à assurer que la transmission électronique des renseignements n’est pas interceptée.

Pour obtenir plus de renseignements sur les garanties, consultez l'article 18 de la Loi et le Règlement 245/97.

Quelles sont les règles relatives à la destruction des renseignements médicaux personnels?
Tous les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui protège leur confidentialité. Consultez les paragraphes 17(2) et 17(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s'y conformer. Consultez le paragraphe 17(1) de la Loi.

III. APPLICATION DE LA LOI

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman comprend deux grands volets :

  • veiller au respect de la Loi en général; (Consultez la partie 4 de la Loi.)
  • examiner les plaintes relatives à des infractions précises à la Loi. (Consultez la partie 5 de la Loi.)

Quelles sont les plaintes qui peuvent être déposées auprès de l’ombudsman?

Le particulier a le droit de déposer une plainte auprès de l’ombudsman si le dépositaire a omis d’observer les dispositions de la Loi, dont:

  • une plainte concernant l’accès;
  • une plainte concernant la confidentialité. Consultez l’article 5 de la Loi.

Quels sont les pouvoirs de l’ombudsman?

Entre autres, l’ombudsman est habilité à enquêter sur toute plainte dont il est saisi et à procéder à une enquête ou à une vérification de sa propre initiative.  Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à un organisme de réglementation pour des mesures disciplinaires ou à Justice Manitoba pour des poursuites. En outre, l’ombudsman est autorisé à publier des rapports sur la mise en application de la Loi et doit déposer un rapport annuel à l’Assemblée législative. Consultez les articles 28 et 41 ainsi que les paragraphes 34(3) et 48(2) de la Loi.

En exerçant ses fonctions en vertu de la Loi, l'ombudsman jouit d’une grande variété de pouvoirs, dont celui d'exiger des déclarations sous serment, d’exiger la production de documents, de pénétrer dans des locaux et d’obtenir l’aide des services de police. Consultez les articles 28, 29 et 30 de la Loi.

L’ombudsman donne un compte rendu des résultats des enquêtes au dépositaire et lui présente des recommandations.

Les recommandations de l’ombudsman doivent être mises à la disposition du public.

Arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée

En vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, l’ombudsman est chargé d'enquêter sur les plaintes en matière d’accès à l’information ou de protection de la vie privée et de présenter un rapport contenant ses conclusions et ses recommandations au dépositaire concerné. En vertu des modifications apportées à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, si le dépositaire ne répond pas, ou omet de se conformer, aux recommandations, l’ombudsman peut demander à l’arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, nommé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, d’examiner la question.

L'ombudsman doit présenter la demande d’examen à l’arbitre dans les 15 jours suivant la réception de la réponse du dépositaire indiquant qu'il ne donnera pas suite aux recommandations de l'ombudsman, ou dans les 15 jours suivant l'expiration du délai prévu pour l'envoi de cette réponse.

L’arbitre est tenu d’examiner toute question que lui soumet l’ombudsman.

Le plaignant et le dépositaire concerné doivent avoir la possibilité de présenter des observations à l’arbitre dans le cadre de l'examen et ont le droit d’être représentés par un avocat ou un mandataire.

Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

L'arbitre doit achever son examen dans un délai de 90 jours, sauf s'il proroge ce délai conformément à la Loi. Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

Après avoir achevé l’examen, l’arbitre peut rendre une ordonnance exécutoire relative à l'accès à l’information ou à la protection de la vie privée, selon la question examinée.  Le dépositaire concerné doit se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, sauf si une demande de révision judiciaire est présentée relativement à cette ordonnance.

Le dépositaire a 30 jours pour se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, ou 25 jours pour présenter une demande de révision judiciaire.

L’arbitre doit présenter un rapport annuel à l’Assemblée législative.

Pour plus d’information sur la procédure d'examen, consultez les articles 48.4, 48.5 et 48.6 de la Loi no 2 modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Consultez également les articles 48.8 et 48.9

Quelle sont les peines encourues en cas d’infraction à la Loi?

La Loi prévoit l’imposition d’une amende pouvant atteindre 50 000 $ en cas d’infraction à ses dispositions. Cette amende peut être imposée pour chacun des jours au cours desquels se poursuit l’infraction. Consultez le paragraphe 64(1) de la Loi.

Cette peine se rapporte à quel type d’infraction?

Cette peine se rapporte à diverses infractions, notamment celles qui consistent :

  • à effacer ou à détruire volontairement des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès;
  • à recueillir, à utiliser, à vendre ou à communiquer des renseignements médicaux personnels en contravention de la Loi;
  • à omettre de protéger de façon sûre des renseignements médicaux personnels. Consultez l’article 63 de la Loi.

Qui risque de se voir imposer une peine?

Si l’organisme en question est une société, les administrateurs ou les dirigeants qui ont autorisé l’infraction ou qui y ont consenti peuvent se voir également imposer une peine. Consultez le paragraphe 64(2) de la Loi.

Les employés d’un organisme de services de santé peuvent être poursuivis pour avoir volontairement détruit ou effacé des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès, ou pour avoir communiqué volontairement de tels renseignements alors que leur employeur n’était pas autorisé à les communiquer. Consultez l’alinéa 63(1)c) et le paragraphe 63(2) de la Loi.

IV. DIVERS

Qui a la responsabilité de vérifier si un organisme de services de santé se conforme à la Loi?

La Loi exige des organismes de services de santé qu’ils désignent un ou plusieurs employés à titre de « fonctionnaires chargés de la protection des renseignements médicaux personnels ». Le rôle de la ou des personnes désignées serait :

  • d’aider les particuliers à obtenir les renseignements médicaux personnels les concernant;
  • de faciliter l’observation de la Loi par l’organisme de services de santé. Consultez l’article 57 de la Loi.

En définitive, si l’organisme de services de santé en question est une société, il appartient au conseil d’administration et aux dirigeants de voir à ce qu’il se conforme à la Loi. Tel que mentionné précédemment, les administrateurs et les dirigeants risquent d’être poursuivis personnellement s’ils ont autorisé une infraction perpétrée par leur organisme ou s’ils y ont consenti. Consultez le paragraphe 64(2) de la Loi.

Sommaire à l’intention des professionnels de la santé


INTRODUCTION

Comme professionnel de la santé, vous êtes concerné par la Loi sur les renseignements médicaux personnels (la Loi). Que vous soyez « dépositaire » ou employé d’un dépositaire, la Loi influence la manière dont vous traitez les renseignements médicaux personnels de vos patients, de vos clients ou de vos résidents.

D’importantes modifications ont été apportées à la Loi, en vertu de la promulgation de certaines parties de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Le présent document fournit un sommaire de la Loi, qui incorpore les récentes modifications. Il n’est pas complet. Pour en savoir plus long, il faut se référer aux lois en question (la Loi et la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels), ainsi qu’aux règlements d’application de la Loi. Vous pouvez en obtenir des copies auprès de la Section des publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg (Manitoba)  R3C 1T5, téléphone 945‑3101. 

Pour vous aider, le sommaire fait référence à des articles précis de la Loi et de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.  Il fait également référence à la loi complémentaire à la Loi, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, pour mieux faire comprendre les liens entre ces lois.  Veuillez remarquer que lorsque des renseignements médicaux personnels font partie d’un dossier médical établi et conservé dans un centre psychiatrique régi par la Loi sur la santé mentale, les dispositions cette dernière l’emportent sur celles de la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Voir le paragraphe 4(3) de la Loi.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels sont des renseignements qui répondent aux conditions suivantes :

  • ils sont consignés sous une forme quelconque;
  • ils peuvent être liés à un particulier qu’il est possible d’identifier;
  • ils ont trait à la santé d’un particulier ou à son dossier médical, à son profil génétique, à ses soins de santé, à son numéro d’identification médical personnel (NIMP) à tout autre renseignement identificateur recueillis pendant qu’on lui fournissait des soins de santé. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Qu’entend-on par « dépositaire »?

Pour l'essentiel, la Loi insiste sur les obligations des dépositaires qui d'une façon ou d'une autre entrent en contact avec des renseignements médicaux personnels.  La loi classe les dépositaires en quatre catégories :

  • un professionnel de la santé;
  • un établissement de soins de santé (un hôpital, un centre psychiatrique et un foyer de soins personnels);
  • un organisme de services de santé (une organisation qui fournit des soins de santé en vertu d’un accord avec un autre dépositaire – par exemple, Infirmières de l’Ordre de Victoria et We Care);
  • un organisme public (comme un ministère ou un organisme du gouvernement provincial, une administration municipale, un établissement d’enseignement et un office régional de la santé). Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

La Loi impose des obligations aux gestionnaires de l’information (qui sont recrutés par les dépositaires en vue de traiter, de stocker ou de détruire les renseignements médicaux personnels, ou de fournir des services de gestion ou d’entretien des systèmes de l'information), ainsi qu’aux employés des dépositaires.  Consultez l’article 25 et les paragraphes 1(1), 63(2) et 63(3) de la Loi.

En tant que professionnel de la santé, comment est-ce que je peux savoir si je suis un dépositaire ou non?

Un professionnel de la santé s’entend :

  • d’une personne autorisée ou inscrite aux fins de la fourniture de soins de santé en vertu d’une loi;
  • d’un membre d’une catégorie de personnes que les règlements désignent à titre de professionnels de la santé. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Un professionnel de la santé est un dépositaire s’il est :

  • soit autonome (il exerce en « cabinet privé ») ou en partenariat;
  • soit employé par un organisme qui n’est pas dépositaire.

Les professionnels de la santé employés par un dépositaire (comme un hôpital, un foyer de soins personnels ou un ministère gouvernemental) ne sont pas considérés des dépositaires. Toutefois, comme employés, ces professionnels de la santé sont également visés par la Loi. Par exemple, un employé commet une infraction s’il communique volontairement des renseignements médicaux personnels lorsque son employeur n’est pas autorisé à le faire. Consultez l’article 61 et le paragraphe 63(2) de la Loi.

Quelles sont mes obligations en tant que dépositaire?

Les obligations d’un dépositaire se répartissent en deux principales catégories :

  1. l’obligation d’aider un particulier à obtenir l’accès à ses renseignements médicaux personnels;
  2. l’obligation de protéger la vie privée d’un particulier au cours de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la sécurité, de la conservation et de la destruction de ses renseignements médicaux personnels.

I. ACCÈS

Que signifie « accès »?

La Loi formalise le droit dont jouit un particulier, en common law, d'avoir accès aux renseignements médicaux personnels qui le concernent. Cette règle comporte trois exceptions :

  1. le droit d'examiner les renseignements médicaux personnels;
  2. le droit d'obtenir une copie des renseignements médicaux personnels;
  3. le droit de demander la correction des renseignements médicaux personnels.

La Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ne s’applique pas lorsqu’un particulier cherche à avoir accès à un document contenant ses propres renseignements médicaux personnels. Il doit en faire la demande en vertu de la Loi. Consultez l’article 6 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Quelles sont les obligations d’un dépositaire en vue d’informer les particuliers de leur droit d’avoir accès à leurs renseignements médicaux personnels?

En vertu des modifications apportées à la Loi, un dépositaire doit donner aux particuliers un avis concernant leur droit d'examiner et de recevoir une copie de leurs renseignements médicaux personnels et la façon d’exercer ce droit.

L’avis doit également indiquer qu'un particulier peut autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels. 

Un dépositaire doit utiliser un panneau, une affiche, une brochure ou un autre moyen similaire pour fournir cette information aux particuliers.  L’avis doit être affiché très visiblement dans un nombre d’endroits et dans une quantité que le dépositaire estime suffisants pour attirer l’attention des particuliers. Voir l’article 9.1 de la Loi et le règlement.

Quelles sont mes obligations envers un particulier qui désire consulter ses renseignements médicaux personnels?

La Loi oblige les dépositaires à aider un particulier qui cherche à avoir accès à ses renseignements médicaux personnels.

Les dépositaires doivent répondre aux demandes d'accès « sans délai de façon ouverte, précise et complète ». De fait, sur demande, les dépositaires doivent fournir des explications quant aux termes, aux codes ou aux abréviations que le particulier ne comprend pas. Consultez les paragraphes 6(2) et 7(2) de la Loi.

Un particulier a-t-il le droit d'examiner tous ses renseignements médicaux personnels?

La Loi  permet aux dépositaires de dissimuler des renseignements médicaux personnels qui font partie de certaines catégories restreintes.  Par exemple, l’accès à des renseignements médicaux personnels peut être refusé dans le cas où :

  • la divulgation des renseignements peut entraîner la communication de renseignements confidentiels relatifs à un tiers;
  • il a un risque raisonnable que cela cause du tort au particulier ou à quelqu'un d'autre;
  • les renseignements ont été préparés aux fins d'un procès.
    Pour obtenir la liste complète des motifs de refus d’accès, consultez le paragraphe 11(1) de la Loi.

Même quand les dépositaires sont autorisés à refuser l'accès à des parties des renseignements médicaux personnels d'un particulier, ils ont l'obligation de donner accès aux parties non exclues par la Loi. Consultez le paragraphe 11(2) de la Loi.

Combien de temps ai-je pour répondre à une demande d'examen de renseignements médicaux personnels?

La Loi exige que les dépositaires répondent aux demandes d’accès aussi rapidement que nécessaire selon les circonstances mais au plus tard :

  • dans les 24 heures suivant la demande d’accès d’un malade hospitalisé aux renseignements portant sur les soins de santé qu’il reçoit;
  • dans les 72 heures suivant la demande d’accès d’une personne qui n’est pas hospitalisée aux renseignements portant sur les soins de santé qu’elle reçoit;
  • dans les 30 jours suivant toute autre demande.

Le défaut de répondre à la demande dans le délai prévu sera considéré comme un refus de permettre l’accès. Consultez le paragraphe 6(1) de la Loi.

Est-ce que je suis tenu de fournir des copies des renseignements médicaux personnels d’un particulier?

Oui, un particulier peut obtenir une copie de ses renseignements médicaux personnels qu'il a le droit d'examiner. Consultez le paragraphe 5(1) de la Loi.

Est-ce qu’un particulier peut modifier ses renseignements médicaux personnels sans le consentement du dépositaire?

Non. Un particulier a le droit de signaler des renseignements qu'il considère erronés et de demander au dépositaire de les corriger. Il appartient au dépositaire de décider si une correction s'impose. Un dépositaire a 30 jours pour étudier la question et pour prendre une décision à propos de la demande. Consultez le paragraphe 12(3) de la Loi.

Si le dépositaire convient qu'il y a une correction à faire, l'information erronée doit être biffée (et non effacée) et la bonne information doit être ajoutée ou faire l'objet de renvois pour que quiconque lisant le dossier en soit informé. Consultez l’alinéa 12(3)a) de la Loi.

Si le particulier et le dépositaire ne s'entendent pas à propos d'une correction, le particulier a le droit de déposer une déclaration de désaccord, qui doit être annexée et intégrée à son dossier de santé. Consultez le paragraphe 12(4) de la Loi.

Un dépositaire doit aviser de la correction ou de l'existence de la déclaration de désaccord toutes les personnes à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués au cours de l'année précédente. Consultez le paragraphe 12(5) de la Loi.

En plus du particulier à qui s'appliquent les renseignements en question, qui a le droit d'avoir accès aux renseignements médicaux personnels?

Tous les droits conférés à un particulier peuvent être exercés par son représentant.

La Loi prévoit plusieurs types de représentants, notamment :

  • une personne que le particulier autorise par écrit à agir en son nom;
  • un mandataire nommé en vertu d’une directive en matière de soins de santé;
  • un curateur nommé pour le particulier en vertu de la Loi sur la santé mentale;
  • le père, la mère ou le tuteur du particulier, si celui-ci est un enfant trop jeune pour prendre des décisions liées à ses soins de santé.

Pour obtenir la liste complète des représentants, consultez le paragraphe 60(1) de la Loi.

Si un particulier est atteint d’une incapacité et qu’aucun représentant décrit ci-dessus n’existe ou n’est disponible, l’adulte mentionné en premier dans la liste ci-dessous qui est facilement disponible et qui est disposé à agir peut exercer les droits du particulier en vertu de la Loi :

  • le conjoint ou le conjoint de fait avec lequel le particulier vit;
  • un fils ou une fille;
  • le père ou la mère, si le particulier est un adulte;
  • un frère ou une sœur;
  • une personne avec laquelle on sait que le particulier entretient des liens personnels étroits;
  • un grand-père ou une grand-mère;
  • un oncle ou une tante;
  • un neveu ou une nièce. Consultez les paragraphes 60(2) et 60(3) de la Loi.

Personne d’autre que le particulier concerné, son représentant ou la personne autorisée qui est indiquée ci-dessus (si le particulier en question est atteint d'une incapacité et n'a pas de représentant) n’a le droit d’examiner ses renseignements médicaux personnels.    Une demande d’accès aux renseignements médicaux personnels par une autre personne que le particulier ou le mandataire du particulier doit être étudiée à la lumière des dispositions de la Loi qui s'appliquent à l'utilisation et à la communication des renseignements médicaux personnels.

II. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont mes obligations en ce qui concerne la protection de la vie privée d’un particulier quant à ses renseignements médicaux personnels?

Les obligations d'un dépositaire en vertu de la Loi concernent :

  • la collecte,
  • l'utilisation;
  • la communication,
  • la sécurité,
  • la conservation,
  • la destruction des renseignements médicaux personnels.

A. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont mes obligations au cours de la collecte des renseignements médicaux personnels?

Un dépositaire a trois obligations principales au cours de la collecte des renseignements médicaux personnels :

  1. Informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis.
  2. Recueillir uniquement les renseignements médicaux personnels nécessaires, c'est-à-dire, la quantité minimale exigée pour la fin indiquée.
  3. Obtenir autant que possible les renseignements médicaux personnels du particulier lui-même.

Comment est-ce que détermine à quelle fin les renseignements sont recueillis?

Une exigence essentielle de la Loi consiste à déterminer à quelle fin la collecte de renseignements médicaux personnels doit être effectuée.

La Loi impose au dépositaire d'informer le particulier de cette fin au moment de la collecte, et la fin visée pour la collecte permet de trouver les renseignements à recueillir et la manière de les utiliser ultérieurement.

Le but de la collecte des renseignements médicaux personnels dépend du dépositaire qui l’effectue et des circonstances dans lesquelles elle se fait. Par exemple, un médecin de famille peut recueillir ce type de renseignements à d'autres fins qu'un dentiste ou un physiothérapeute. Un médecin de famille peut même avoir des raisons différentes de recueillir des renseignements médicaux personnels qu’un médecin de salle d’urgence.

Pourquoi est-ce que je dois informer le particulier de la fin pour laquelle se fait la collecte des renseignements médicaux personnels?

Cette exigence repose sur le principe qu'un particulier a le droit de prendre des décisions au sujet des soins de santé qui le concernent. En informant le particulier aussi complètement que possible des motifs de la collecte de ses renseignements médicaux personnels, on lui permet de prendre une décision éclairée à propos de la communication de ses renseignements médicaux personnels

Ce principe est si important que la Loi exige que, lorsque les renseignements médicaux personnels sont recueillis par quelqu'un qui n'est pas un professionnel de la santé, cette personne doit informer le particulier de la façon dont il peut communiquer avec quelqu’un qui peut le renseigner sur les fins pour lesquelles s'effectue la collecte des renseignements. Consultez le paragraphe 15(1) de la Loi.

Est-ce que je dois toujours informer le particulier de la fin pour laquelle se fait la collecte des renseignements médicaux personnels?

En principe, oui. Toutefois, si les renseignements recueillis sont identiques ou similaires à des renseignements qui ont été recueillis récemment à des fins identiques ou similaires, le dépositaire n’est pas tenu d’en aviser le particulier une deuxième fois. Consultez le paragraphe 15(2) de la Loi.

Dans quelles situations la Loi interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Insistant sur la nécessité de protéger la confidentialité des renseignements personnels, la Loi autorise généralement la collecte auprès de particuliers de seulement la quantité de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin visée. Ce qu'un dépositaire a besoin de savoir dépend largement de la fin à laquelle il collecte les renseignements médicaux personnels. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels :

  • à des fins illégales;
  • à des fins non connexes à la fonction ou à l'activité du dépositaire;
  • à des fins autres que celles communiquées au particulier comme motifs de la collecte des renseignements médicaux personnels. Consultez l’article 13 de la Loi.

Est-ce que je dois recueillir les renseignements médicaux personnels en m’adressant uniquement au particulier?

La Loi stipule que le dépositaire doit autant que possible recueillir les renseignements médicaux personnels en s'adressant directement au particulier concerné. Consultez le paragraphe 14(1) de la Loi.

Cette règle présente au moins trois importants avantages :

  1. Elle permet de veiller à l'exactitude des renseignements.
  2. Elle évite que le dépositaire ne révèle des renseignements médicaux personnels à autrui avec les questions qu'il pose.
  3. Elle permet de ne pas dévoiler au dépositaire les renseignements médicaux personnels dont le particulier souhaite préserver la confidentialité.

Quand est-ce que j’ai le droit de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès de quelqu'un d'autre que le particulier concerné?

La Loi permet la collecte auprès d'autres sources (dont d'autres dépositaires) dans certaines circonstances précises. Par exemple, elle permet de le faire lorsque le particulier l’a autorisé, les circonstances ne permettent pas de recueillir les renseignements auprès du particulier ou les renseignements fournis risquent d’être inexacts. Pour obtenir la liste complète des exceptions, consultez le paragraphe 14(2) de la Loi.

B. UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelle est la différence entre les termes « utilisation » et « communication »?

Aux fins de la Loi, le terme « utilisation » s'applique à ce qu'on fait des renseignements médicaux personnels au sein de l'organisme auquel appartient le dépositaire.

Le terme « communication » signifie révéler des renseignements médicaux personnels à l'extérieur de l'organisme auquel appartient le dépositaire à d'autres dépositaires, à des amis, à des membres de la famille du particulier ou à d'autres particuliers

Ces deux termes impliquent la révélation de renseignements à une autre personne.  Cela peut se faire en permettant à d’autres personnes de lire les renseignements, en les envoyant par la poste, par télécopieur ou par courriel, ou en les révélant verbalement.

Quelles obligations la Loi m'impose-t-elle quand j’utilise ou je communique des renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires ne peuvent utiliser ni communiquer de renseignements médicaux personnels sauf dans l’une des circonstances suivantes :

  • il est nécessaire de le faire pour accomplir l’objectif pour lequel les renseignements médicaux personnels ont été recueillis;
  • le dépositaire a obtenu le consentement éclairé du particulier concerné. Consultez les articles 21 et 2) de la Loi.

Cette règle générale comporte des exceptions.

Par exemple, les dépositaires peuvent utiliser les renseignements médicaux personnels pour une fin directement liée à celle pour laquelle ils ont été recueillis. Dans certains cas, les renseignements médicaux personnels peuvent être communiqués sans le consentement du particulier dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de soins de santé ou pour des fins humanitaires particulières, comme la nécessité de communiquer avec un parent ou un ami d'un malade ou d'un blessé, d'informer des parents du décès d'une personne et de participer à l'identification d'une personne décédée.

Les dépositaires peuvent aussi utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels pour éviter ou atténuer une menace grave et immédiate pour la santé mentale ou physique ou la sécurité du particulier, d'un autre particulier ou d’un membre du public.

Pout d’autres exceptions à cette règle générale, consultez les articles 21 et 23, ainsi que le paragraphe 22(2) de la Loi.

Est-il permis de communiquer des renseignements médicaux personnels aux fins de la recherche?

La Loi n'aborde pas la question des renseignements statistiques qui ne peuvent être associés à un particulier identifiable. Il est toujours possible d’utiliser ou de communiquer les renseignements de cette nature aux fins de la recherche.

Il est aussi possible d’obtenir des renseignements identifiant un particulier si celui-ci a été informé au moment de leur collecte qu’ils seraient utilisés aux fins de la recherche ou si le dépositaire obtient par la suite le consentement éclairé du particulier.

Il est aussi possible de communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi.  À l’heure actuelle, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l'Institut canadien d'information sur la santé sont désignés. 

On ne peut communiquer des renseignements qu’aux fins précisées dans la Loi, conformément à une entente satisfaisant aux exigences prévues dans ses règlements d’application.  Un organisme de recherche en matière de santé doit utiliser les renseignements médicaux personnels communiqués seulement aux fins auxquelles ils ont été communiqués, avoir en place des politiques et des procédures pour protéger la confidentialité des renseignements et, dès que cela est raisonnablement possible, retirer l'information au moyen de laquelle l'identité d'une personne peut être facilement déterminée.

Les renseignements médicaux personnels peuvent servir à la recherche que si le consentement est fourni par :

  • soit le Comité de la protection des renseignements médicaux (décrit à l’article 59 de la Loi et de ses règlements d'application) si le dépositaire est le gouvernement ou un organisme gouvernemental;
  • soit un comité de révision de la recherche institutionnelle si le dépositaire est autre que le gouvernement ou un organisme gouvernemental.

Seuls ces comités peuvent approuver ce type de demandes si la personne qui fait la recherche signe une entente avec le dépositaire garantissant que les renseignements médicaux personnels ne serviront pas à d’autres fins que le projet de recherche pour lequel ils sont communiqués. Le dépositaire demeure responsable de la confidentialité des renseignements médicaux personnels dont le chercheur a obtenu l’accès. Consultez l’article 24 de la Loi.

Est-il permis de communiquer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l'information?

Oui. La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui, selon le cas :

  • traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels,
  • fournit des services de gestion de l’information;
  • fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire ou pour lui. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

En vertu de la Loi, il se peut que les gestionnaires de l'information aient besoin d’avoir accès à des renseignements médicaux personnels pour exercer leurs fonctions. Le dépositaire ne peut communiquer de renseignements médicaux personnels à un gestionnaire de l’information que si celui-ci conclut un accord écrit avec lui prévoyant la protection appropriée des renseignements médicaux personnels  En outre, un dépositaire demeure responsable de l’utilisation qu’un gestionnaire de l’information fait des renseignements médicaux personnels. Consultez l’article 25 de la Loi.

Est-ce que je peux vendre mes dossiers médicaux lorsque je vends mon cabinet?

Oui, La Loi autorise la vente des renseignements médicaux personnels à un autre dépositaire dans le cadre de la vente d’un cabinet d’un professionnel de la santé ou en conformité à la Loi sur les pharmacies. Toutefois, il est strictement interdit de vendre des renseignements médicaux personnels ou de les communiquer contre rémunération à d’autres fins. Consultez l’article 27 de la Loi.

C. SÉCURITÉ ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont les mesures de sécurité que je dois prendre avec les renseignements médicaux personnels?

La Loi impose au dépositaire l'obligation de stocker les renseignements médicaux personnels de façon à ce que seuls ceux qui ont besoin d'obtenir des renseignements y aient accès. Les renseignements médicaux personnels ne devraient pas être communiqués à l'extérieur de l'organisme du dépositaire à moins qu'une telle communication n'ait été évaluée et jugée autorisée par la Loi.

De plus, l'accès aux renseignements médicaux personnels ne doit même pas être permis aux employés de l'organisme du dépositaire sauf si on détermine qu’ils ont besoin d'y avoir accès. Consultez le paragraphe 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques afin que soient assurées la confidentialité et l'exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres, ces garanties doivent comprendre des procédures visant à limiter l'accès aux renseignements aux personnes autorisées et à éviter l'interception des transmissions électroniques de renseignements médicaux personnels. Pour plus de renseignements sur les garanties de sécurité, consultez l'article 18 de la Loi et les règlements.

Quelles sont les règles concernant la destruction des renseignements médicaux personnels?
Tous les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui préserve leur confidentialité. Consultez les paragraphes 17(2) et 17(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s'y conformer. Consultez le paragraphe 17(1) de la Loi.

III. APPLICATION

A. L’OMBUDSMAN

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman peut être divisé en deux grandes catégories :

  • la supervision de l'application de la Loi en général; (Consultez la partie 4 de la Loi.)
  • le traitement des plaintes relatives à des violations précises de la Loi.  (Consultez la partie 5 de la Loi.)

Quelles sont les plaintes qui peuvent être déposées auprès de l’ombudsman?

Le particulier est autorisé à déposer une plainte auprès de l’ombudsman si le dépositaire a omis d’observer les dispositions de la Loi, dont:

  • une plainte concernant l’accès;
  • une plainte concernant la confidentialité. Consultez la partie 5 de la Loi.

Quels sont les pouvoirs de l’ombudsman?

Entre autres, l’ombudsman est habilité à enquêter sur toute plainte dont il est saisi et à procéder à une enquête ou à une vérification de sa propre initiative. Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à un organisme de réglementation pour des mesures disciplinaires ou à Justice Manitoba pour des poursuites. En outre, l’ombudsman est autorisé à publier des rapports sur le respect de la Loi. Consultez les articles 28 et 41, ainsi que les paragraphes 34(3) et 48(2) de la Loi.

En exerçant ses fonctions en vertu de la Loi, l'ombudsman jouit d’une grande variété de pouvoirs, dont celui d'exiger des déclarations sous serment, d’exiger la production de documents, de pénétrer dans des locaux et d’obtenir l’aide des services de police. Consultez les articles 28, 29 et 30 de la Loi.

L’ombudsman donne un compte rendu des résultats des enquêtes au dépositaire et lui présente ses recommandations.

Les recommandations de l’ombudsman doivent être mises à la disposition du public.

Est-ce que j’ai la responsabilité d’aider l’ombudsman à exercer ses fonctions?’

Les dépositaires n’ont pas l’obligation générale d’aider l’ombudsman. Toutefois, ils doivent se conformer aux ordonnances ou aux demandes légitimes de l’ombudsman. De plus, commet une infraction quiconque trompe l'ombudsman ou entrave l’exercice de ses fonctions. Consultez les articles 29 et 30, et le paragraphe 63(1) de la Loi.

La Loi  protège également les personnes qui se conforment aux demandes de l'ombudsman. Par exemple, un employeur ne peut sanctionner ni pénaliser un employé qui fournit des renseignements à l’ombudsman à la demande de celui-ci. Consultez le paragraphe 65(2) de la Loi.

Arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée

En vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, l’ombudsman est chargé d'enquêter sur les plaintes en matière d’accès à l’information ou de protection de la vie privée et de présenter un rapport contenant ses conclusions et ses recommandations au dépositaire concerné. En vertu des modifications apportées à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, si le dépositaire ne répond pas, ou omet de se conformer, aux recommandations, l’ombudsman peut demander à l’arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, nommé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, d’examiner la question.

L'ombudsman doit présenter la demande d’examen à l’arbitre dans les 15 jours suivant la réception de la réponse du dépositaire indiquant qu'il ne donnera pas suite aux recommandations de l'ombudsman, ou dans les 15 jours suivant l'expiration du délai prévu pour l'envoi de cette réponse.

L’arbitre est tenu d’examiner toute question que lui soumet l’ombudsman.

Le plaignant et le dépositaire concerné doivent avoir la possibilité de présenter des observations à l’arbitre dans le cadre de l'examen et ont le droit d’être représentés par un avocat ou un mandataire.

Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

L'arbitre doit achever son examen dans un délai de 90 jours, sauf s'il proroge ce délai conformément à la Loi. Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

Après avoir achevé l’examen, l’arbitre peut rendre une ordonnance exécutoire relative à l'accès à l’information ou à la protection de la vie privée, selon la question examinée.  Le dépositaire concerné doit se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, sauf si une demande de révision judiciaire est présentée relativement à cette ordonnance.

Le dépositaire a 30 jours pour se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, ou 25 jours pour présenter une demande de révision judiciaire.

L’arbitre doit présenter un rapport annuel à l’Assemblée législative.

Pour plus d’information sur la procédure d'examen, consultez les articles 48.4, 48.5 et 48.6 de la Loi no 2 modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Consultez également les articles 48.8 et 48.9

B. PEINES

Quelle est la peine imposée par la Loi en cas d’infraction à ses dispositions?

La Loi prévoit l’imposition d’une amende pouvant atteindre 50 000 $ en cas de violation à ses dispositions. Cette amende peut être imposée pour chaque jour pendant lequel l’infraction se poursuit. Consultez le paragraphe 64(1) de la Loi.

À quelles infractions s’applique cette peine?

Cette peine s’applique à diverses infractions, notamment celles qui consistent :

  • à effacer ou à détruire volontairement des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès;
  • à recueillir, à utiliser, à vendre ou à communiquer des renseignements médicaux personnels en contravention de la Loi;
  • à omettre de protéger de façon sûre des renseignements médicaux personnels. Consultez l’article 63 de la Loi.

Résumé à l’intention des Gestionnaires de l'Information

INTRODUCTION

À titre de gestionnaires de l’information, vous êtes concernés par la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Si vous avez un contrat de service avec un dépositaire, la Loi va avoir des effets sur la façon dont vous traitez les renseignements médicaux personnels maintenus par le dépositaire.

Le présent résumé vise à vous donner une idée des responsabilités qui vous incombent aux termes de la Loi. Il n’est pas exhaustif.

Pour mieux comprendre, vous devriez examiner la loi actuelle ainsi que ses règlements d’application. Vous pouvez obtenir des copies de ces documents auprès des Publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg (Manitoba)  R3C 1T5, tél. 945-3101. Pour vous aider, le résumé renvoie à des articles précis de la Loi.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels » ?

On entend par « renseignements médicaux personnels » tout renseignement qui :

  • est consigné sous n’importe quelle forme;
  • peut être lié à une personne identifiable;
  • concerne la santé d’une personne, ses antécédents médicaux, ses caractéristiques génétiques, les soins de santé qui lui sont fournis, son numéro d’identification médical personnel (NIMP) ou tout autre renseignement indicateur concernant la personne et qui est recueilli à l’occasion de la prestation de soins de santé. Voir le paragraphe 1(1) de la Loi.

Quelles sont les personnes touchées par la Loi?

Essentiellement, la Loi porte sur les obligations des « dépositaires » de renseignements médicaux personnels. Elle répartit les dépositaires en quatre catégories :

  • les établissements de soins de santé (comme les hôpitaux, les laboratoires, les centres psychiatriques et les cliniques médicales);
  • certains professionnels de la santé;
  • les organismes de services de santé (soit des organisations qui fournissent des soins de santé en vertu d’un accord avec un autre dépositaire—ex. Infirmières de l’Ordre de Victoria et We Care);
  • les organismes publics (comme les ministères et organismes gouvernementaux, les administrations municipales, les organismes d’éducation et les offices régionaux de la santé) Voir le par. 1(1) de la Loi.

Toutefois, la Loi reconnaît également l’importance des « gestionnaires de l’information » dans le système des soins de santé et elle leur impose des obligations lorsqu’ils s’occupent de renseignements médicaux personnels. Voir le par. 1(1), l’art. 25 et les par. 63(2) et (3) de la Loi.

Qu’est-ce qu’un « gestionnaire de l’information » ?

Un gestionnaire de l’information est une personne ou un organisme qui, selon le cas :

  • traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels pour un dépositaire;
  • fournit des services de gestion de l’information à un dépositaire;
  • fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire. Voir le par. 1(1) de la Loi.

Quelles sont les obligations d’un gestionnaire de l’information ?

La Loi sur les renseignements médicaux personnels impose deux types d’obligations aux gestionnaires de l’information :

  1. Les restrictions et obligations énoncées dans la Loi ou dans les règlements d’application.
  2. Les restrictions et obligations contenues dans les accords conclus avec les dépositaires.

Quelles sont les restrictions précises que la Loi ou les règlements imposent aux gestionnaires de l’information ?

À titre de gestionnaire de l’information, vous devez observer deux restrictions :

  1. Vous ne pouvez prendre possession de renseignements médicaux personnels consignés, ou y avoir accès, que si cela est nécessaire pour remplir vos fonctions légitimes au sein du système de soins de santé. Cela signifie que vous ne pouvez utiliser des renseignements médicaux personnels que pour :
    • les traiter, les stocker ou les détruire pour un dépositaire;
    • fournir des services de gestion de l’information à un dépositaire;
    • fournir des services de technologie de l’information à un dépositaire. Voir le paragraphe 25(2) de la Loi.
  2. En plus de ces limites, vous ne pouvez utiliser des renseignements médicaux personnels que lorsque le dépositaire pour lequel vous agissez est lui-même autorisé à accéder aux renseignements. Autrement dit, vous contrevenez à la Loi si vous entrez en possession de renseignements médicaux personnels ou y accédez alors que le dépositaire ayant conclu un contrat de service avec vous n’est pas autorisé à les obtenir ni à y accéder. Voir le paragraphe 25(2) de la Loi.

De toute évidence, vous devez vous informer autant que possible sur les limites et obligations imposées par la Loi aux dépositaires avec lesquels vous traitez. Nous vous recommandons vivement d’examiner la Loi pour connaître les restrictions qu’elle impose aux dépositaires.

Quelles sont les obligations que la Loi impose aux gestionnaires de l’information ?

Essentiellement, la Loi n’impose qu’une seule obligation—celle de respecter la Loi et les règlements d’application en ce qui concerne la protection des renseignements médicaux personnels dont vous avez la responsabilité.

Quelles sont les mesures de protection énoncées dans la Loi et les règlements d’application ?

Vous devez établir et observer des directives écrites en matière de sécurité. Ces directives doivent notamment prévoir ce qui suit :

  • des méthodes permettant d’identifier les particuliers (personnes ou employés) qui doivent obligatoirement avoir accès à certains renseignements médicaux personnels;
  • des pratiques visant à empêcher l’accès non autorisé aux renseignements médicaux personnels;
  • des mesures visant à consigner les atteintes à la sécurité des renseignements et à remédier à ces atteintes.

De plus, chaque employé et mandataire du gestionnaire de l’information doit signer une promesse de confidentialité avant de s’occuper de renseignements médicaux personnels.
Certains règlements portent sur les garanties physiques et environnementales établies par les gestionnaires de l’information ainsi que sur les précautions prises en ce qui concerne les renseignements médicaux personnels stockés ou transmis par moyen électronique.

Comme les dépositaires, les gestionnaires de l’information doivent effectuer une révision annuelle de leurs mesures de protection et remédier à toute carence éventuelle.

Quelles sont les obligations imposées aux gestionnaires de l’information par les contrats conclus avec les dépositaires ?

Par définition, des particuliers ou des personnes morales ne peuvent agir comme gestionnaires de l’information sans fournir des services bien précis à un dépositaire. Le dépositaire ne peut remettre de renseignements médicaux personnels sans conclure un accord écrit garantissant qu’ils seront convenablement protégés contre des risques tels que leur accès, leur utilisation, leur communication, leur destruction ou leur modification non autorisés. Voir le paragraphe 25(3) de la Loi.

Tout gestionnaire de l’information qui ne respecte pas un tel accord contrevient à la Loi.
Voir l’alinéa 25(4)(b) de la Loi.

Quelles sont les peines prévues par la Loi ?

La Loi autorise un juge à imposer une amende maximale de 50 000 $ pour infraction à la Loi. Voir le par. 64(1) de la Loi.

De plus, cette amende peut être imposée pour chaque journée pendant laquelle l’infraction continue. Voir le par. 63(5) de la Loi.

La Loi s’applique à tous les gestionnaires de l’information, qu’il s’agisse de particuliers ou de personnes morales. Cependant, en plus d’autoriser la poursuite en justice d’une personne morale, la Loi autorise la poursuite en justice et l’imposition d’une sanction à l’égard de tout administrateur ou dirigeant de la personne morale qui a autorisé l’infraction ou qui y a consenti. Voir le paragraphe 64(2) de la Loi.

CONCLUSION

Les obligations et restrictions imposées par la Loi aux gestionnaires de l’information sont semblables et, dans bien des cas, identiques à celles qui sont prévues pour les dépositaires auxquels ils fournissent des services d’information. Afin de respecter la Loi et d’éviter des peines majeures pour infraction, vous devriez vous informer sur la façon dont la Loi s’applique aux dépositaires avec lesquels vous traitez.

Sommaire à l’intention des organismes publics

INTRODUCTION

La Loi sur les renseignements médicaux personnels (la Loi) influence la manière dont vous exercez vos fonctions, à titre d’employé ou d’administrateur d’un organisme public, si vous détenez des renseignements médicaux personnels.

D’importantes modifications ont été apportées à la Loi, en vertu de la promulgation de certaines parties de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Le présent document fournit un sommaire de la Loi, qui incorpore les récentes modifications. Il n’est pas complet. Pour en savoir plus long, il faut se référer aux lois en question (la Loi et la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels), ainsi qu’aux règlements d’application de la Loi. Vous pouvez en obtenir des copies auprès de la Section des publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg (Manitoba)  R3C 1T5, téléphone 945‑3101.  

Pour vous aider, le sommaire fait référence à des articles précis de la Loi et de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.  Il fera également référence à la loi complémentaire à la Loi, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, pour mieux faire comprendre les liens entre ces lois.  Veuillez remarquer que lorsque des renseignements médicaux personnels font partie d’un dossier médical établi et conservé dans un centre psychiatrique régi par la Loi sur la santé mentale, les dispositions cette dernière l’emportent sur celles de la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Consultez les paragraphes 4(3) de la Loi.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels sont des renseignements qui répondent aux conditions suivantes :

  • ils sont consignés sous une forme quelconque;
  • ils peuvent être liés à un particulier qu’il est possible d’identifier;
  • ils ont trait à la santé d’un particulier ou à son dossier médical, à son profil génétique, à ses soins de santé, à son numéro d’identification médical personnel
    (NIMP) à tout autre renseignement identificateur recueilli pendant qu’on lui fournissait des soins de santé. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Les renseignements médicaux personnels incluent les renseignements médicaux que votre organisme recueille sur des clients particuliers des programmes que vous administrez. Ils incluent également des renseignements médicaux sur vos employés.

Qu’est-ce qu’un organisme public?

Les « organismes publics » sont définis de la manière semblable dans la Loi et dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. La liste des organismes publics définis dans ces lois comprend :

  • les ministères provinciaux;
  • les organismes provinciaux (conseil, commission, association, organisme ou autre entité semblable dont tous les membres du conseil de direction sont nommés par des dispositions législatives ou par le Cabinet provincial, ou tout autre organisme désigné comme tel dans les règlements);
  • le Bureau du conseil exécutif;
  • le bureau d'un ministre;
  • d’un organisme public local.

Un « organisme public local » s’entend :

  • d’un organisme d’éducation, notamment :
    • une division ou un district scolaire;
    • une université
    • un collège;
    • tout autre organisme d’éducation désigné comme tel dans les règlements.
  • d’un organisme de la santé, notamment :
    • un hôpital;
    • un office régional de la santé;
    • un conseil d’un district hospitalier;
    • un conseil de district des services sociaux;
    • tout autre organisme de soins de santé désigné comme tel dans les règlements.
  • d’un organisme d’administration local, notamment :
    • la Ville de Winnipeg;
    • toute autre municipalité;
    • un district d'administration local;
    • un comité local et un conseil d’une collectivité
    • un district d'aménagement;
    • un district de conservation. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi et l’article 1 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

La Loi identifie les organismes publics comme des « dépositaires » des renseignements médicaux personnels. Les autres dépositaires sont entre autres :

  • un établissement de soins de santé (comme un hôpital,
  • un centre psychiatrique et un foyer de soins personnels);
  • un organisme de services de santé (une organisation qui fournit des soins de santé en vertu d’un accord avec un autre dépositaire – par exemple, Infirmières de l’Ordre de Victoria et We Care);
  • un professionnel de la santé exerçant en cabinet privé ou employé par un organisme qui n’est pas dépositaire. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Qui est chargé de prendre les décisions et de veiller à ce qu'un organisme public se conforme à la Loi?

La Loi stipule que les décisions prises ou opinions formulées par un organisme public peuvent être prises ou formulées par le responsable de l'organisme public au sens de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ou par toute autre personne qu’il aura déléguée. Consultez l’article 58 de la Loi ou l’article 81 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, on entend par « responsable d'organisme public » :

  • le ministre sous l'autorité de qui est placé un ministère;
  • le premier dirigeant d’un organisme gouvernemental constitué en personne morale;
  • le ministre qui est chargé d’un organisme gouvernemental non constitué en personne morale;
  • l’organisme public, le particulier ou le groupe désigné dans les règlements. Consultez l’article 1 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Quelles sont les obligations d’un organisme public à titre de dépositaire de renseignements médicaux personnels?

La Loi impose au dépositaire :

  1. d’aider un particulier à obtenir l’accès à ses renseignements médicaux personnels.
  2. de protéger la vie privée d’un particulier au cours de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la sécurité, de la conservation et de la destruction de ses renseignements médicaux personnels.

 

I. ACCÈS

Que signifie « accès » en vertu de la Loi?

La Loi formalise le droit dont jouit un particulier, en common law, d'avoir accès aux renseignements médicaux personnels qui le concernent. Cette règle comporte trois exceptions :

  1. le droit d'examiner les renseignements médicaux personnels;
  2. le droit d'obtenir copie des renseignements médicaux personnels;
  3. le droit de demander la correction des renseignements médicaux personnels.

La Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ne s’applique pas lorsqu’un particulier cherche à avoir accès à un document contenant ses propres renseignements médicaux personnels. Il doit en faire la demande en vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Consultez l’article 6 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Quelles sont les obligations d’un dépositaire en vue d’informer les particuliers de leur droit d’avoir accès à leurs renseignements médicaux personnels?

En vertu des modifications apportées à la Loi, un dépositaire doit donner un avis aux particuliers concernant leur droit d'examiner et de recevoir une copie de leurs renseignements médicaux personnels et la façon d’exercer ce droit.

L’avis doit également indiquer qu'un particulier peut autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels. 

Un dépositaire doit utiliser un panneau, une affiche, une brochure ou un autre moyen similaire pour fournir cette information aux particuliers.  L’avis doit être affiché très visiblement dans un nombre d’endroits et dans une quantité que le dépositaire estime suffisants pour attirer l’attention des particuliers. Consultez l’article 9 de la Loi et les règlements.

Quelles sont les obligations du dépositaire envers un particulier qui désire consulter ses renseignements médicaux personnels?

La Loi impose aux dépositaires l’obligation d’aider un particulier à obtenir l’accès à ses renseignements médicaux personnels. Les dépositaires doivent répondre aux demandes d'accès « sans délai de façon ouverte, précise et complète ». Sur demande, les dépositaires doivent fournir des explications quant aux termes, aux codes ou aux abréviations que le particulier ne comprend pas. Consultez les paragraphes 6(1), 6(2) et 7(2) de la Loi.

Un particulier a-t-il le droit d'examiner tous ses renseignements médicaux personnels?

La Loi  permet aux dépositaires de dissimuler des renseignements médicaux personnels qui font partie de certaines catégories restreintes.  Par exemple, l’accès à des renseignements médicaux personnels peut être refusé :

  • s’il a un risque raisonnable que cela cause du tort au particulier ou à quelqu'un d'autre;
  • la communication des renseignements peut entraîner la communication de renseignements confidentiels relatifs à un tiers;
  • les renseignements ont été préparés aux fins d'un procès.

Pour obtenir la liste complète des représentants, consultez le paragraphe 11(1) de la Loi.

Même quand les dépositaires sont autorisés à refuser l'accès à des parties des renseignements médicaux personnels d'un particulier, ils ont l'obligation de donner accès aux parties non exclues par la Loi. Consultez le paragraphe 11(2) de la Loi.

Combien de temps le dépositaire a-t-il pour répondre à une demande d'examen de renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires doivent répondre aux demandes d’accès aussi rapidement que nécessaire selon les circonstances, mais au plus tard :

  • dans les 24 heures suivant la demande d’accès d’un malade hospitalisé aux renseignements portant sur les soins de santé qu’il reçoit;
  • dans les 72 heures suivant la demande d’accès d’une personne qui n’est pas hospitalisée aux renseignements portant sur les soins de santé qu’elle reçoit;
  • dans les 30 jours suivant toute autre demande.

Le défaut de répondre à la demande dans le délai prévu sera considéré comme un refus de permettre l’accès. Consultez le paragraphe 6(1) de la Loi.

Est-ce qu’un dépositaire est tenu de fournir des copies des renseignements médicaux personnels d’un particulier?

Oui, un particulier a le droit d’obtenir une copie de ses renseignements médicaux personnels qu'il a le droit d'examiner. Consultez le paragraphe 5(1) de la Loi.

Est-ce qu’un particulier peut modifier ses renseignements médicaux personnels sans le consentement du dépositaire?

Non. Un particulier a le droit de signaler des renseignements qu'il considère erronés et de demander au dépositaire de les corriger. Il appartient au dépositaire de décider si une correction s'impose. Un dépositaire a 30 jours pour étudier la question et pour prendre une décision à propos de la demande de correction. Consultez le paragraphe 12(3) de la Loi.

Si le dépositaire convient qu'il y a une correction à faire, l'information erronée doit être biffée (et non effacée) et la bonne information doit être ajoutée ou faire l'objet de renvois pour que quiconque lisant le dossier en soit informé.  Consultez l’alinéa 12(3)a) de la Loi.

Si le particulier et le dépositaire ne s'entendent pas à propos d'une correction, le particulier a le droit de déposer une déclaration de désaccord, qui doit être annexée et intégrée à son dossier de santé.  Consultez le paragraphe 12(4) de la Loi.

Un dépositaire doit aviser de la correction ou de l'existence de la déclaration de désaccord toutes les personnes à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués au cours de l'année précédente. Consultez le paragraphe 12(5) de la Loi.

En plus du particulier à qui s'appliquent les renseignements en question, qui a le droit d'avoir accès aux renseignements médicaux personnels?

Les droits conférés à un particulier peuvent être exercés par son représentant. La Loi prévoit plusieurs possibilités de représentants, notamment :

  • une personne que le particulier autorise par écrit à agir en son nom;
  • un mandataire nommé en vertu d’une directive en matière de soins de santé;
  • un curateur nommé pour le particulier en vertu de la Loi sur la santé mentale;
  • le père, la mère ou le tuteur du particulier, si celui-ci est un enfant trop jeune pour prendre des décisions liées à ses soins de santé. Pour obtenir la liste complète des représentants, consultez le paragraphe 60(1) de la Loi.

Si un particulier est atteint d’une incapacité et qu’aucun représentant décrit ci-dessus n’existe ou n’est disponible, l’adulte mentionné en premier dans la liste ci-dessous qui est facilement disponible et qui est disposé à agir peut exercer les droits du particulier :

  • le conjoint ou le conjoint de fait avec lequel le particulier vit;
  • un fils ou une fille;
  • le père ou la mère, si le particulier est un adulte;
  • un frère ou une sœur;
  • une personne avec laquelle on sait que le particulier entretient des liens personnels étroits;
  • un grand-père ou une grand-mère;
  • un oncle ou une tante;
  • un neveu ou une nièce. Consultez les paragraphes 60(2) et 60(3) de la Loi.

Personne d’autre que le particulier concerné, son représentant ou la personne qui a été autorisée qui est indiquée ci-dessus (si le particulier en question est atteint d'une incapacité et n'a pas de représentant) n’a le droit d’examiner ses renseignements médicaux personnels. Une demande d’accès aux renseignements médicaux personnels par une autre personne que le particulier ou le mandataire du particulier doit être étudiée à la lumière des dispositions de la Loi qui s'appliquent à l'utilisation et à la communication des renseignements médicaux personnels.

Que se passe-t-il si un particulier demande d’obtenir l’accès à un dossier qui contient à la fois ses renseignements médicaux personnels et d'autres renseignements personnels?

Il est important de noter la différence entre les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels. Les « renseignements personnels » s’entendent des renseignements consignés concernant un particulier identifiable, notamment :

  • son nom;
  • son adresse domiciliaire, son numéro de téléphone ou de télécopie, ou son adresse électronique;
  • son âge, son sexe, son orientation sexuelle et son état matrimonial ou sa situation familiale;
  • son ascendance, sa race, sa couleur, sa nationalité et son origine nationale ou ethnique;
  • sa religion ou sa confession et sa croyance, son appartenance ou son activité religieuse;
  • ses renseignements médicaux personnels;
  • son groupe sanguin, ses empreintes digitales ou ses traits héréditaires;
  • son allégeance, son appartenance ou son activité politique;
  • son éducation ou sa profession et ses antécédents scolaires ou professionnels;
  • sa source de revenu ou sa situation, ses activités ou ses antécédents financiers;
  • ses antécédents criminels, y compris les infractions réglementaires;
  • ses opinions personnelles, sauf si elles ont trait à autrui;
  • les opinions d'autrui sur lui;
  • tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui lui est propre. Consultez l’article 1 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Pour obtenir une définition de « renseignements médicaux personnels », veuillez vous référer à la page 1 du présent sommaire. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Lorsqu’un dossier contient à la fois des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels, le particulier doit demander à obtenir l'accès :

  1. à ses renseignements médicaux personnels en vertu de la Loi. La demande de renseignements médicaux personnels en vertu de la Loi peut être présentée oralement ou par écrit et en termes suffisamment précis pour trouver la partie du document à laquelle le particulier désire avoir accès. Consultez les paragraphes 5(2) et (3) de la Loi.
  2. aux renseignements personnels en vertu de la Loi sur l'accès à l’information et la protection de la vie privée. La demande de renseignements personnels en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée doit revêtir la forme réglementaire en termes suffisamment précis pour trouver la partie du document à laquelle le particulier désire avoir accès. Consultez l’article 8 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

II. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont les obligations du dépositaire en ce qui concerne la protection de la vie privée d’un particulier quant à ses renseignements médicaux personnels?

Les obligations d'un dépositaire en vertu de la Loi concernent :

  • la collecte,
  • l'utilisation;
  • la communication,
  • la sécurité,
  • la conservation,
  • la destruction des renseignements médicaux personnels.

A. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont les obligations du dépositaire au cours de la collecte des renseignements médicaux personnels?
Un dépositaire a trois obligations principales au cours de la collecte des renseignements médicaux personnels :

  1. Informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis.
  2. Recueillir uniquement les renseignements médicaux personnels nécessaires, c'est-à-dire, la quantité minimale exigée pour la fin indiquée.
  3. Obtenir les renseignements médicaux personnels autant que possible auprès du particulier.

Comment détermine-t-on à quelle fin les renseignements sont recueillis?

Une exigence essentielle de la Loi consiste à déterminer à quelle fin la collecte de renseignements médicaux personnels doit être effectuée. La Loi impose au dépositaire d'informer le particulier de cette fin au moment de la collecte, et la fin visée pour la collecte permet de trouver les renseignements à recueillir et la manière de les utiliser ultérieurement. Le but de la collecte des renseignements médicaux personnels dépend du dépositaire qui l’effectue et des circonstances dans lesquelles elle se fait. Par exemple, un conseil universitaire ou scolaire risque d’avoir un but différent pour la collecte des renseignements médicaux personnels de ses étudiants que le ministère du Travail du Manitoba.

Pourquoi les dépositaires doivent-ils informer le particulier de la fin pour laquelle se fait la collecte des renseignements médicaux personnels?

Cette exigence repose sur le principe qu'un particulier a le droit de prendre des décisions au sujet des soins de santé qui le concernent. En informant le particulier aussi complètement que possible des motifs de la collecte de ses renseignements médicaux personnels, on lui permet de prendre une décision éclairée à propos de la communication de ses renseignements médicaux personnels.

Ce principe est si important que la Loi exige que, lorsque les renseignements médicaux personnels sont recueillis par quelqu'un qui n'est pas un professionnel de la santé, cette personne doit informer le particulier de la façon dont il peut communiquer avec quelqu’un qui peut le renseigner sur les fins pour lesquelles s'effectue la collecte des renseignements.  Consultez le paragraphe 15(1) de la Loi.

Le particulier doit-il toujours être informé de la fin à laquelle s'effectue la collecte des renseignements médicaux personnels?

Oui, sauf si les renseignements recueillis sont identiques ou similaires à des renseignements qui ont été recueillis récemment à des fins identiques ou similaires. Consultez le paragraphe 15(2) de la Loi.

Dans quelles situations la Loi interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Insistant sur la nécessité de protéger la confidentialité des renseignements personnels, la Loi autorise généralement la collecte auprès de particuliers de seulement la quantité de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin visée. Ce qu'un dépositaire a besoin de savoir dépend largement de la fin à laquelle il collecte les renseignements médicaux personnels. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels à des fins illégales, non connexes à la fonction ou à l'activité du dépositaire, et autres que celles communiquées au particulier comme motifs de la collecte. Consultez l'article 13 de la Loi.

Doit-on recueillir les renseignements médicaux personnels en s’adressant uniquement au particulier?

La Loi stipule que le dépositaire doit autant que possible recueillir les renseignements médicaux personnels en s'adressant directement au particulier concerné. Consultez le paragraphe 14(1) de la Loi.

Cette règle présente au moins trois avantages :

  1. Elle permet de veiller à l'exactitude des renseignements.
  2. Elle évite que le dépositaire ne révèle des renseignements médicaux personnels à autrui avec les questions qu'il pose.
  3. Elle permet de ne pas dévoiler au dépositaire les renseignements médicaux personnels dont le particulier souhaite préserver la confidentialité.

Quand est-il légitime de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès de quelqu'un d'autre que le particulier concerné?

La Loi permet la collecte auprès d'autres sources (dont d'autres dépositaires) dans certaines circonstances. Par exemple, elle permet de le faire lorsque :

  • le particulier l’a autorisé;
  • les circonstances ne permettent pas de recueillir les renseignements auprès du particulier;
  • les renseignements fournis risquent d'être inexacts.

Pour obtenir la liste complète des exceptions, consultez le paragraphe 14(2) de la Loi.

B. UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelle est la différence entre « utilisation » et « communication »?

Aux fins de la Loi, le terme « utilisation » s'applique à ce qu'on fait des renseignements médicaux personnels au sein de l'organisme auquel appartient le dépositaire, alors que le terme « communication » signifie révéler des renseignements médicaux personnels à l'extérieur de l'organisme auquel appartient le dépositaire à d'autres dépositaires, à des amis, à des membres de la famille du particulier ou à d'autres particuliers.

Ces deux termes impliquent la révélation de renseignements médicaux personnels à une autre personne.

Cela peut se faire en permettant à d’autres personnes de lire les renseignements médicaux personnels, en les envoyant par la poste, par télécopieur ou par courriel, ou en les révélant verbalement. Les termes « utilisation » et « communication » ont la même signification en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Quelles obligations la Loi impose-t-elle au dépositaire quand il utilise ou communique des renseignements médicaux personnels?

Le dépositaire ne peut utiliser ni communiquer de renseignements médicaux personnels sauf dans l’une des circonstances suivantes :

  • cela est nécessaire aux fins pour lesquelles les renseignements médicaux personnels ont été recueillis;
  • le dépositaire a obtenu le consentement éclairé du particulier concerné. Consultez les paragraphes 21 et 22 de la Loi.

Cette règle générale comporte des exceptions. Par exemple, le dépositaire peut utiliser les renseignements médicaux personnels pour une fin directement liée à celle pour laquelle ils ont été recueillis. Dans certains cas, les renseignements médicaux personnels peuvent être communiqués sans le consentement du particulier dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de soins de santé ou pour des fins humanitaires particulières, comme la nécessité :

  • de communiquer avec un parent ou un ami d'un malade ou d'un blessé;
  • d'informer des parents du décès d'une personne,
  • de participer à l'identification d'une personne décédée.

Le dépositaire peut aussi utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels afin d’éviter ou d’atténuer une menace grave et immédiate pour la santé mentale ou physique ou la sécurité du particulier, d'un autre particulier ou d’un membre du public.

En outre, les organismes publics et les établissements de soins de santé peuvent utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels sans consentement si l’une ou l’autre des conditions suivantes s’appliquent si les renseignements sont utilisés :

  • en vue de l'application, de la surveillance ou de l'évaluation d'un programme de soins de santé;
  • en vue de travaux de recherche et de planification ayant trait à la prestation de soins de santé. Consultez le paragraphe 21(d) et l’alinéa 22(2)g) de la Loi.

Pour prendre connaissance des autres exceptions prévues à la règle générale, consultez les articles 21 et 23 ainsi que les paragraphes 22(2) et 22(2.1) de la Loi.

Est-il permis de communiquer des renseignements médicaux personnels aux fins de la recherche?

La Loi n'aborde pas la question des renseignements statistiques qui ne peuvent être associés à un particulier identifiable. Il est toujours possible d’utiliser ou de communiquer les renseignements de cette nature aux fins de la recherche. Il est aussi possible de communiquer des renseignements médicaux identifiant un particulier si celui-ci a été informé au moment de leur collecte qu’ils seraient utilisés aux fins de la recherche ou si le dépositaire obtient le consentement éclairé du particulier.

Il est aussi possible de communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi. À l’heure actuelle, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l'Institut canadien d'information sur la santé sont désignés. 

On ne peut communiquer des renseignements qu’aux fins précisées dans la Loi, conformément à une entente satisfaisant aux exigences prévues dans ses règlements d’application. Un organisme de recherche en matière de santé doit utiliser les renseignements médicaux personnels communiqués seulement aux fins auxquelles ils ont été communiqués, avoir en place des politiques et des procédures pour protéger la confidentialité des renseignements et, dès que cela est raisonnablement possible, retirer l'information au moyen de laquelle l'identité d'une personne peut être facilement déterminée.

Les renseignements médicaux personnels ne peuvent servir à la recherche que si le consentement est fourni par :

  • le Comité de la protection des renseignements médicaux (décrit à l’alinéa 24(2)a) et à l'article 59 de la Loi et de ses règlements d'application) si le dépositaire est le gouvernement ou un organisme gouvernemental, ou un comité de révision de la recherche institutionnelle si le dépositaire est autre que le gouvernement ou un organisme gouvernemental.

Seuls ces comités peuvent approuver ce type de demandes si la personne qui fait la recherche signe une entente avec le dépositaire garantissant que les renseignements médicaux personnels ne serviront pas à d’autres fins que le projet de recherche pour lequel ils sont communiqués. Le dépositaire demeure responsable de la confidentialité des renseignements médicaux personnels dont la personne qui fait la recherche a obtenu l’accès. Consultez le paragraphe 24 de la Loi.

Que se passe-t-il si une autre loi du Manitoba interdit ou limite la communication des renseignements médicaux personnels du particulier?

Le dépositaire doit refuser de communiquer les renseignements médicaux personnels si une autre loi du Manitoba en interdit ou en limite la communication. Consultez le paragraphe 4(2) de la Loi.

Est-il permis de communiquer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l'information?

La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui, selon le cas :

  • traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels,
  • fournit des services de gestion de l’information;
  • fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire ou pour lui. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

En vertu de la Loi, il se peut que les gestionnaires de l'information aient besoin d’avoir accès à des renseignements médicaux personnels afin de stocker ou de détruire des données, ou d’aider à gérer de l’information. Le dépositaire ne peut communiquer de renseignements médicaux personnels à un gestionnaire de l’information que si celui-ci conclut un accord écrit avec lui prévoyant la protection appropriée des renseignements médicaux personnels. En outre, un dépositaire demeure responsable de l’utilisation qu’un gestionnaire de l’information fait des renseignements médicaux personnels. Consultez l’article 25 de la Loi.

C. SÉCURITÉ ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont les mesures de sécurité à prendre avec les renseignements médicaux personnels?

La Loi impose aux dépositaires l'obligation de stocker les renseignements médicaux personnels de façon à ce que seuls ceux qui ont besoin d'obtenir des renseignements y aient accès. Les renseignements médicaux personnels ne devraient pas être communiqués à l'extérieur de l'organisme du dépositaire à moins qu'une telle communication n'ait été évaluée et jugée autorisée par la Loi. L'accès aux renseignements médicaux personnels ne doit même pas être permis aux employés de l'organisme du dépositaire à moins que l’on ne détermine qu’ils ont besoin d'y avoir accès. Consultez le paragraphe 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques afin que soient assurées la confidentialité et l'exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres, ces garanties doivent comprendre des procédures visant à limiter l'accès aux renseignements aux personnes autorisées et à éviter l'interception des transmissions électroniques de renseignements médicaux personnels. Pour plus de renseignements sur les garanties, consultez l'article 18 de la Loi et le Règlement 245/97.

Quelles sont les règles concernant la destruction des renseignements médicaux personnels?

Tous les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui préserve leur confidentialité. Consultez les paragraphes 17(2) et 17(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s'y conformer. Consultez le paragraphe 17(1) de la Loi.

III. APPLICATION

A. L’OMBUDSMAN

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman est le même en vertu de la Loi et de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, et ses attributions peuvent être classées en deux grandes catégories :

  • la supervision de l'application des lois en général; (Consultez la partie 4 de la Loi).
  • le traitement des plaintes relatives à des violations précises des lois.  (Consultez la partie 5 de la Loi).

Quelles sont les plaintes qui peuvent être déposées auprès de l’ombudsman?

Le particulier est autorisé à déposer une plainte auprès de l’ombudsman si le dépositaire a omis d’observer les dispositions de la Loi, dont:

  • une plainte concernant l’accès;
  • une plainte concernant la confidentialité. Consultez la partie 5 de la Loi.

Quels sont les pouvoirs de l’ombudsman?

Entre autres, l’ombudsman est habilité à enquêter sur toute plainte dont il est saisi et à procéder à une enquête ou à une vérification de sa propre initiative. Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à un organisme de réglementation pour des mesures disciplinaires ou à Justice Manitoba pour des poursuites. En outre, l’ombudsman est autorisé à publier des rapports sur le respect de la Loi. Consultez les articles 28 et 41 ainsi que les paragraphes 34(3) et 48(2) de la Loi.

En exerçant ses fonctions en vertu de la Loi, l'ombudsman jouit d’une grande variété de pouvoirs, dont celui d'exiger des déclarations sous serment, d’exiger la production de documents, de pénétrer dans des locaux et d’obtenir l’aide des services de police.  Consultez les articles 28, 29 et 30 de la Loi.

L’ombudsman donne un compte rendu des résultats des enquêtes au dépositaire et lui présente ses recommandations.

Les recommandations de l’ombudsman doivent être mises à la disposition du public.

 Est-ce que les dépositaires ont la responsabilité d’aider l’ombudsman à exercer ses fonctions?’

Les dépositaires n’ont pas l’obligation générale d’aider l’ombudsman. Toutefois, ils doivent se conformer aux ordonnances ou aux demandes légitimes de l’ombudsman. De plus, commet une infraction quiconque trompe l'ombudsman ou entrave l’exercice de ses fonctions. Consultez les articles 29 et 30 ainsi que le paragraphe 63(1) de la Loi.

La Loi  protège également les personnes qui se conforment aux demandes de l'ombudsman. Par exemple, un employeur ne peut sanctionner ni pénaliser un employé qui fournit des renseignements à l’ombudsman à la demande de celui-ci. Consultez le paragraphe 65(2) de la Loi.

Arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée

En vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, l’ombudsman est chargé d'enquêter sur les plaintes en matière d’accès à l’information ou de protection de la vie privée et de présenter un rapport contenant ses conclusions et ses recommandations au dépositaire concerné. En vertu des modifications apportées à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, si le dépositaire ne répond pas, ou omet de se conformer, aux recommandations, l’ombudsman peut demander à l’arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, nommé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, d’examiner la question.

L'ombudsman doit présenter la demande d’examen à l’arbitre dans les 15 jours suivant la réception de la réponse du dépositaire indiquant qu'il ne donnera pas suite aux recommandations de l'ombudsman, ou dans les 15 jours suivant l'expiration du délai prévu pour l'envoi de cette réponse.

L’arbitre est tenu d’examiner toute question que lui soumet l’ombudsman.

Le plaignant et le dépositaire concerné doivent avoir la possibilité de présenter des observations à l’arbitre dans le cadre de l'examen et ont le droit d’être représentés par un avocat ou un mandataire.

Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

L'arbitre doit achever son examen dans un délai de 90 jours, sauf s'il proroge ce délai conformément à la Loi. Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

Après avoir achevé l’examen, l’arbitre peut rendre une ordonnance exécutoire relative à l'accès à l’information ou à la protection de la vie privée, selon la question examinée.  Le dépositaire concerné doit se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, sauf si une demande de révision judiciaire est présentée relativement à cette ordonnance.

Le dépositaire a 30 jours pour se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, ou 25 jours pour présenter une demande de révision judiciaire.

L’arbitre doit présenter un rapport annuel à l’Assemblée législative.

Pour plus d’information sur la procédure d'examen, consultez les articles 48.4, 48.5 et 48.6 de la Loi no 2 modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Consultez également les articles 48.8 et 48.9

B. PEINES

Quelle est la peine imposée pour une infraction à la Loi?

 La Loi prévoit l’imposition d’une amende pouvant atteindre 50 000 $ en cas de violation à ses dispositions. Cette amende peut être imposée pour chaque jour pendant lequel l’infraction se poursuit. Consultez le paragraphe 64(1) de la Loi.

À quelles infractions s’applique cette peine?

Cette peine s’applique à diverses infractions, notamment celles qui consistent :

  • à effacer ou à détruire volontairement des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès;
  • à recueillir, à utiliser, à vendre ou à communiquer des renseignements médicaux personnels en contravention de la Loi;
  • à omettre de protéger de façon sûre des renseignements médicaux personnels. Consultez l’article 63 de la Loi.

À qui la peine s’applique-t-elle?

En cas d’infraction à la Loi, une peine peut être imposée au dépositaire lui-même, mais également à ses administrateurs ou à ses dirigeants qui ont autorisé ou permis l’infraction, ou y ont consenti. Consultez le paragraphe 64(2) de la Loi.

Les employés peuvent également être poursuivis personnellement s’ils communiquent volontairement des renseignements médicaux personnels dans des circonstances où leur employeur serait autorisé à les communiquer, s’ils effacent ou détruisent volontairement des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès ou s’ils communiquent volontairement des renseignements médicaux personnels lorsque leur employeur ne serait pas autorisé à les communiquer. Consultez l’alinéa 63(1)c) et le paragraphe 63(2) de la Loi.

Existe-t-il une disculpation à une accusation de violation de la Loi?

Oui, les dépositaires ne peuvent être déclarés coupables s’ils peuvent démontrer qu’ils ont pris toutes les mesures voulues pour se conformer à la Loi. Consultez le paragraphe 63(4) de la Loi.

ci-haut

 

 

 

 

Secrétariat législatif
Santé Manitoba

300 rue Carlton
Winnipeg (Manitoba)  R3B 3M9
Téléphone :  204-788-6618
Télécopieur :  204-945-1020
Courriel : PHIAinfo@gov.mb.ca