Comprendre la LAIPVP

 

Quand dois-je utiliser la LAIPVP pour obtenir des renseignements?

Les ministères du gouvernement du Manitoba et d’autres organismes publics mettent régulièrement quantités de renseignements à la disposition du public. Consultez les sites Web ou communiquez avec l’organisme public en question pour savoir si vous pouvez obtenir les renseignements qu’il vous faut sans présenter une demande en vertu de la LAIPVP.

Certains bureaux ont adopté un formulaire et un processus de demande. La LAIPVP ne remplace pas les méthodes existantes d’accès à l’information qui est normalement accessible au public. Elle n’influe pas non plus sur les droits qui peuvent être perçus pour un tel accès (par exemple, les droits exigés pour produire un double d’un certificat de naissance ou de mariage).

Quand on ne peut obtenir les renseignements par les moyens ordinaires ou par un autre processus, on peut présenter une demande officielle aux termes de la LAIPVP.

Comment puis-je demander des renseignements aux termes de la LAIPVP?

Remplissez le formulaire intitulé Demande de communication de documents. Décrivez aussi clairement et aussi précisément que possible les documents auxquels vous voulez accéder. Indiquez votre nom, l’adresse et le numéro de téléphone (ou de télécopieur) où l’on peut vous joindre. Signez le formulaire et gardez-en un double pour vos dossiers.

Envoyez par la poste le formulaire rempli au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’organisme public qui possède les renseignements que vous cherchez. Pour voir la liste des adresses des coordonnateurs, voyez la section du site intitulée Où faire parvenir votre demande.

On accepte les demandes verbales de la part des personnes dont la capacité de lire et d’écrire en anglais ou en français ou une incapacité quelconque les empêche de faire une demande par écrit.

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Où dois-je envoyer ma demande?

Envoyez votre demande à l’organisme public dont vous pensez qu’il possède les documents que vous voulez voir. Par exemple, si vous êtes client d’un programme administré par Sport, Culture et Patrimoine et que vous souhaitez consulter votre dossier, envoyez votre demande au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de ce même ministère.

Pour trouver les adresses des organismes publics assujettis à la LAIPVP, consultez la section du site intitulée Où faire parvenir votre demande.

Si vous ne savez pas au juste quel organisme public possède les renseignements que vous voulez voir, veuillez appeler le Secrétariat de la politique d’accès à l’information et de  protection de la vie privée, envoyez un courriel au fippa@gov.mb.ca ou communiquez avec nous au 204-945-1252.

Quand obtiendrai-je une réponse à ma demande formulée en vertu de la LAIPVP?

Dans la plupart des cas, l’organisme public est censé vous répondre dans les 30 jours, à moins qu’il ait transmis la demande à un autre organisme public ou qu’il ait prorogé ce délai.

Si vous ne recevez pas de réponse dans les 30 jours, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba.

Quand l’organisme public peut-il prendre plus de 30 jours pour me répondre?

L’organisme public peut proroger le délai d’une période supplémentaire maximale de 30 jours, ou de la période plus longue dont convient l’ombudsman, dans les cas où :

  • la demande n’est pas rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à l’organisme public de trouver les documents demandés
  • l’organisme public a besoin de temps pour consulter un autre organisme public avant de décider s’il sera donné ou non communication du document;
  • l’observation du délai de 30 jours entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’organisme public en raison du grand nombre de documents demandés;
  • un tiers dépose une plainte auprès de l’ombudsman au sujet d’une décision d’accorder l’accès aux documents.

Si l’organisme public veut proroger le délai de réponse, on vous fera savoir par écrit la raison de la prorogation et la nouvelle date où vous pourrez vous attendre à recevoir une réponse.

Quels organismes publics sont-ils assujettis à la LAIPVP?

La LAIPVP s’applique aux entités suivantes :

  • les ministères du gouvernement du Manitoba (y compris le Conseil exécutif);
  • les conseils et commissions du Manitoba et les organismes semblables dont les membres du conseil d’administration sont tous nommés en vertu d’une loi ou par le lieutenant-gouverneur en conseil, par exemple, Hydro-Manitoba, la Société d’assurance publique du Manitoba et la Commission municipale);
  • les organismes désignés comme étant des organismes gouvernementaux, des organismes d’éducation et des organismes de soins de santé, dans le Règlement sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée;
  • la ville de Winnipeg;
  • les municipalités et les districts d’administration locale;
  • les districts d’aménagement;
  • les districts de conservation;
  • les conseils de collectivité visés par la Loi sur les affaires du Nord;
  • les divisions et les districts scolaires;
  • l’Assiniboine Community College, le Keewatin Community College et le Red River College;
  • l’Université de Brandon, l’Université du Manitoba; l’Université de Winnipeg; le Collège universitaire du Nord; l’Université de Saint-Boniface;
  • les offices régionaux de la santé.

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Dois-je payer pour obtenir des renseignements en vertu de la LAIPVP?

Il n’y a aucun droit à payer pour faire une demande aux termes de la LAIPVP ni pour les deux premières heures que l’organisme public passe à chercher ou à préparer les renseignements pour vous.

Voici les services que l’on peut facturer en vertu de la LAIPVP :

  • Droits de recherche et de préparation

15 $ la demi-heure (après les deux heures gratuites).

Les droits s’appliquent à ce qui suit : trouver les documents, les reproduire, prélever des renseignements dans les documents;

Les droits ne s’appliquent pas au temps qu’il faut pour décider des renseignements qui ne peuvent être communiqués et qu’il faut prélever; transmettre la demande à un autre organisme public; préparer une estimation des droits.

  • Droits relatifs à la programmation informatique et au traitement de données

10 $ pour chaque période de 15 minutes de programmation ou de traitement de données dans l’organisme même, ou le coût réel subi pour faire faire ce travail à l’extérieur.

  • Droits de copie (si l’auteur de la demande veut un double)

Photocopies et imprimés d’ordinateur : 20 cents la page;
Copies produites à l’aide d’une imprimante pour microfilm : 50 cents la page;
Tout autre mode de fourniture de copies : les frais réels.

Nota : La personne qui fait une demande de communication de renseignements la concernant n’est pas tenue de payer un droit de copie si le total de ce droit est inférieur à 10 $.

  • Droits de livraison

Courrier ordinaire : aucun droit;
Messageries : frais réels.

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Comment saurai-je si je dois payer des droits et quels seront les frais?

Si des droits sont percevables, l’organisme public vous enverra une estimation avant de fournir le service. Vous aurez 30 jours pour lui faire savoir si vous paierez le montant exigé ou si vous souhaitez modifier votre demande pour réduire les droits. Si vous voulez que l’organisme public traite votre demande originale, vous devez signer le formulaire d’estimation du coût et l’envoyer, avec le paiement total, à l’organisme public.

Si vous ne donnez pas suite à l’estimation des droits dans les 30 jours, l’organisme public pourra en déduire que vous avez renoncé à votre demande.

Si l’estimation que vous recevez vous paraît déraisonnable, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba.

Peut-on être dispensé des droits aux termes de la LAIPVP?

La LAIPVP contient une disposition discrétionnaire sur la renonciation aux droits. Si vous voulez être dispensé des droits, vous devez envoyer une demande à l’organisme public.

L’organisme public pourra vous dispenser des droits s’il croit que :

  • le paiement des droits causerait des difficultés financières déraisonnables à l’auteur de la demande;
  • la demande de communication se rapporte aux renseignements personnels de l’auteur de la demande et que la renonciation aux droits serait raisonnable et juste dans les circonstances;
  • le document se rapporte à une question d’intérêt public touchant la santé publique, la sécurité ou l’environnement.

L’organisme public informe par écrit l’auteur de la demande de la décision qu’il a prise concernant la renonciation aux droits.

Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba si l’organisme public refuse de renoncer à la totalité ou à une partie des droits.

À quel genre de réponse puis-je m’attendre?

L’organisme public répondra par écrit à votre demande. Si l’accès aux documents vous est accordé, il vous indiquera quand et comment cet accès vous sera donné.

Si l’accès à la totalité ou à certains des documents demandés vous est refusé, on vous indiquera les exceptions particulières qui sont prévues dans la LAIPVP et sur lesquelles le refus repose, et la raison pour laquelle elles s’appliquent à votre cas; on vous communiquera aussi les coordonnées d’un agent de l’organisme public qui pourra répondre à vos questions sur le refus. Ce dernier vous informera aussi de votre droit de déposer une plainte auprès du Bureau de l’ombudsman, au sujet du refus.

Si une exception à la communication s’applique à une ou à des partie(s) du document, ces éléments ne vous seront pas communiqués. Toutefois, le reste du document vous sera fourni. Un espace en blanc ou un trait noir épais ainsi que le numéro de l’article de la LAIPVP relatif à l’exception applicable à l’accès figureront là où les renseignements auront été prélevés dans l’exemplaire du document qui vous sera remis.

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Quels renseignements refusera-t-on de me communiquer?

Les renseignements visés par une exception à la communication dans la LAIPVP pourraient ne pas vous être divulgués. Il existe plusieurs exceptions, dont certaines sont obligatoires (en d’autres mots, elles doivent être appliquées), et d’autres, facultatives (il revient à l’organisme public de décider s’il y a lieu de les appliquer en l’occurrence).

Les exceptions obligatoires sont les suivantes :

Atteinte injustifiée à la vie privée (article 17)
Atteinte aux intérêts commerciaux d’un tiers (article 18)
Documents confidentiels du Cabinet datant de moins de 30 ans (article 19)
Renseignements fournis à titre confidentiel par un autre gouvernement (article 20)
Renseignements qui figurent dans un document lié à l'exécution de la loi et dont la communication est interdite par un texte de loi fédéral canadien [article 25(2)]
Privilège des communications entre client et avocat, si le privilège concerne une autre personne que l'organisme public [article 27(2)]

Les exceptions facultatives sont les suivantes :

Communication nuisible aux relations intergouvernementales (article 21)
Documents confidentiels des organismes publics locaux (article 22)
Avis destinés aux organismes publics (article 23)
Sécurité du particulier ou du public (article 24)
Communication nuisible à l’exécution de la loi (article 25)
Sécurité des biens (article 26)
Secret professionnel de l’avocat concernant l’organisme public (article 27)
Communication nuisible aux intérêts économiques et autres d’un organisme public (article 28)
Essais, épreuves et vérifications (article  29)
Évaluations confidentielles concernant l’auteur de la demande (article 30)
Communication nuisible à la protection du patrimoine (article 31)
Renseignements qui sont ou seront mis à la disposition du public (article 32)

Que puis-je faire si je ne suis pas satisfait de la réponse?

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse que l’organisme public a donnée à votre demande, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba. Celui-ci est un agent d’examen indépendant possédant de vastes pouvoirs en matière d’enquête, de vérification et de présentation de rapports aux termes de la LAIPVP.

Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’ombudsman pour un certain nombre de raisons, y compris les suivantes :

  • vous n’avez reçu aucune réponse à votre demande dans les 30 jours qui ont suivi la présentation de votre demande;
  • selon vous, il ne convient pas de proroger le délai de réponse au-delà des 30 jours initiaux;
  • on vous a refusé l’accès à la totalité ou à une partie des documents que vous avez demandés;
  • on a rejeté votre demande de correction de renseignements personnels vous concernant;
  • un organisme public refuse de vous dispenser de la totalité ou d’une partie des droits estimatifs;
  • vous croyez que des renseignements personnels vous concernant ont été recueillis, utilisés ou communiqués en violation de la LAIPVP;
  • en votre qualité de tierce partie, vous souhaitez contester la décision d’un organisme public qui veut donner accès à des documents contre votre volonté;
  • vous êtes le parent d’un défunt, et un organisme public vous a refusé l’accès aux renseignements personnels concernant le défunt.

Règle générale, il faut déposer la plainte dans les 60 jours suivant la date où l’on est informé de la décision sur l’accès, et la plainte doit revêtir la forme réglementaire.

L’ombudsman fera enquête sur votre plainte et essaiera de la régler à l’amiable, de manière à satisfaire les parties, tout en respectant les objectifs de la LAIPVP. S’il ne peut régler l’affaire à l’amiable et qu’il estime la plainte fondée, il formulera des recommandations à l’organisme public. L’avis écrit décrivant les constatations de l’ombudsman et les recommandations de ce dernier communiquées à l’organisme public vous seront envoyés, une fois l’enquête terminée.

Afin d’en savoir davantage sur les pouvoirs que la LAIPVP confère à l’ombudsman et sur la procédure à suivre pour déposer une plainte, consultez le site Web du Bureau de l’ombudsman du Manitoba.

Que puis-je faire si je ne suis toujours pas satisfait après l’enquête de l’ombudsman?

Si vous n’êtes toujours pas satisfait de la réponse de l’organisme public après l’enquête de l’ombudsman et la présentation de son rapport, vous avez le droit d’en appeler devant la Cour du Banc de la Reine du Manitoba. L’appel ne peut être interjeté qu’après la publication du rapport de l’ombudsman.

Une tierce partie peut aussi en appeler d’une décision d’un organisme public de communiquer des renseignements commerciaux ou personnels. Elle doit elle aussi avoir déposé une plainte auprès de l’ombudsman et reçu un rapport.

En règle générale, il faut interjeter appel devant la Cour du Banc de la Reine dans les 30 jours suivant la réception du rapport de l’ombudsman, ou d’un avis de ce dernier sur la réponse de l’organisme public au rapport en question.

La Cour peut rejeter l’appel si elle établit que l’organisme public était autorisé à refuser l’accès à un document, ou qu’elle était tenue de le faire. Si elle en arrive à la conclusion contraire, elle peut ordonner la communication d’une partie ou de la totalité des renseignements.

Si la Cour conclut qu’un document ou une partie d’un document tombe sous le coup d’une exception à la communication, elle ne peut pas ordonner à l’organisme public d’accorder à l’auteur de la demande l’accès à ce document ou à cette partie de document, peu importe que l’exception exige ou autorise simplement le refus de l’accès. Par exemple, si le document est visé par une exception facultative à la communication et que l’organisme public a justement user de son pouvoir discrétionnaire de refuser l’accès, la Cour ne peut pas ordonner la communication du document.

La décision du Cour du Banc de la Reine est finale et exécutoire.

Aux termes de la LAIPVP, on ne peut interjeter appel devant les tribunaux au sujet de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels par un organisme public.

Qu’entend-on par « document »?

La LAIPVP s’applique à tous les documents qui relèvent des organismes publics. Le mot « document » désigne tout document qui reproduit des renseignements sous une forme quelconque, y compris des renseignements écrits, photographiés, enregistrés ou stockés de quelque manière que ce soit sur tout support de données ou par des moyens graphiques, électroniques, mécaniques ou autres.  La présente définition exclut les logiciels électroniques et les mécanismes qui produisent des documents.

La LAIPVP s’applique-t-elle à tous les documents des organismes publics?

L’accès aux documents suivants n’est pas régi par la LAIPVP :

  • les documents judiciaires : les documents des juges, des magistrats et des juges de paix; les documents de l’administration judiciaire et les documents justificatifs;
  • les documents de l’Assemblée législative et de ses fonctionnaires (président de l’Assemblée législative, le greffier de l’Assemblée législative, le vérificateur général, l’ombudsman, le protecteur des enfants et le directeur général des élections);
  • les documents des députés à l’Assemblée législative qui ne sont pas ministres;
  • les documents personnels ou de circonscription électorale d’un ministre ou d’un représentant élu d’un organisme public local;
  • le matériel pédagogique des employés des établissements d'enseignement et les renseignements que ces employés ont obtenus dans le cadre de recherches;
  • les questions utilisées dans le cadre d’examens ou d’épreuves;
  • les documents relatifs à des poursuites ou à des enquêtes visées par la Loi sur les enquêtes médico-légales, si les procédures concernant les poursuites ou les enquêtes ne sont pas toutes terminées;
  • les documents acquis par les Archives du Manitoba ou les archives d'organismes publics auprès de personnes ou d'entités autres que des organismes publics;
  • les documents qui émanent de caisses populaires et qui relèvent de la Société d'assurance-dépôts du Manitoba.
  • les documents relevant de la Loi sur l’adoption, de la Loi sur les services à l’enfant et à la famille, de la Loi sur la santé mentale, de la Loi sur les valeurs mobilières, de la Loi sur les statistiques, de la Loi sur les accidents du travail et de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (Canada).

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Comment puis-je accéder aux documents des ministères et des organismes du gouvernement du Manitoba qui sont conservés par les Archives du Manitoba?

Rendez-visite aux Archives du Manitoba ou communiquez avec ce service, et indiquez les documents que vous aimeriez voir. Le personnel des Archives vous aidera et vous fera savoir s’il vous faut une autorisation et, le cas échéant, à qui la demander.

La LAIPVP me donne-t-elle le droit d’accéder à mes dossiers personnels si je travaille pour une entreprise privée?

La LAIPVP ne s’applique pas au secteur privé. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada protège les renseignements concernant les employés dans le secteur privé réglementé par le gouvernement fédéral ainsi que les renseignements personnels des clients.

À l’heure actuelle, les entreprises du secteur privé manitobain ne sont pas tenues de donner à leurs employés accès à leurs dossiers personnels. Certaines entreprises l’accordent par le biais d’une politique ou d’une procédure interne.

Comment puis-je demander à accéder à des documents du gouvernement fédéral?

L’accès aux documents du gouvernement fédéral est régi par la Loi sur l’accès à l’information. Vous pouvez communiquer avec les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels en consultant le site http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index_f.asp

Quand la LAIPVP est-elle entrée en vigueur?

La LAIPVP est entrée en vigueur le 4 mai 1998 pour les ministères et les organismes du gouvernement du Manitoba, et le 31 août de la même année pour la Ville de Winnipeg. Le 3 avril 2000, elle s’est appliquée aussi à toutes les administrations locales, aux divisions scolaires, aux collèges communautaires, aux universités, aux offices régionaux de la santé et aux hôpitaux

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Ce sont les renseignements consignés de tout genre concernant un particulier identifiable, notamment :

  • son nom;
  • l’adresse ou le numéro de téléphone, de télécopieur ou de courrier électronique de sa résidence;
  • son âge, son sexe, son orientation sexuelle et son état matrimonial ou familial;
  • son ascendance, sa race, sa couleur, sa nationalité et son origine nationale ou ethnique;
  • sa religion ou sa confession et sa croyance, son appartenance ou son activité religieuse;
  • les renseignements médicaux personnels le concernant;
  • son groupe sanguin, ses empreintes digitales ou ses traits héréditaires;
  • son allégeance, son appartenance ou son activité politique;
  • son éducation ou sa profession et ses antécédents scolaires ou professionnels;
  • sa source de revenu ou sa situation, ses activités ou ses antécédents financiers;
  • ses antécédents criminels, y compris les infractions aux règlements;
  • ses opinions personnelles, sauf si elles ont trait à autrui;
  • les opinions d’autrui sur lui;
  • tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui lui est propre.

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Comment les organismes publics protègent-ils ma vie privée?

La LAIPVP fixe des critères que les organismes publics doivent observer pour protéger les renseignements personnels qu’ils possèdent. Ces critères intègrent les principes régissant les « pratiques équitables de traitement des renseignements » qui sont de plus en plus acceptées partout dans le monde.

Bien que ces pratiques puissent être formulées différemment d’un pays ou d’un organisme à l’autre, elles reposent sur les normes minimales suivantes :

Collecte

Les organismes doivent obtenir les renseignements personnels directement auprès du particulier concerné, sauf dans des circonstances définies, et se limiter à ce qui est nécessaire.

Utilisation

Les renseignements personnels recueillis pour une fin donnée ne doivent pas être utilisée à une autre fin sans le consentement du particulier concerné.

Communication

L’organisme ne doit pas communiquer des renseignements personnels à un autre organisme ou à une autre personne, sauf dans des circonstances définies.

Gestion des renseignements

On doit suivre les politiques et les procédures de gestion des documents pour s’assurer que les renseignements personnels sont protégés et qu’ils ne sont pas conservés plus longtemps qu’il ne le faut.

Accès aux renseignements personnels

Tout particulier doit pouvoir accéder aux renseignements personnels le concernant et les corriger ou les annoter.

Transparence

La documentation concernant les politiques sur les renseignements, les pratiques de traitement de ces derniers et les fonds de renseignements doit être accessible au public et facile à comprendre.

Responsabilisation

Les organismes doivent rendre des comptes sur leurs politiques concernant les renseignements personnels, sur leurs pratiques en la matière et sur leurs fonds de renseignements. Chacun d’eux doit charger une personne de s’assurer qu’il se conforme aux pratiques équitables de traitement des renseignements.

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Puis-je accéder aux renseignements médicaux personnels me concernant?

Oui, dans la majorité des cas. L’accès aux renseignements médicaux personnels vous concernant est régi par la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP), et non par la LAIPVP.

La LRMP s’applique aux professionnels de la santé, aux établissements de santé et aux organismes de services de santé, ainsi qu’aux organismes publics assujettis à la LAIPVP.

Aucun formulaire de demande d’accès n’est prévu dans la LRMP.

La LRMP vous donne le droit de déposer une plainte auprès de l’ombudsman si vous n’arrivez pas à accéder aux renseignements médicaux personnels vous concernant, ou à faire corriger vos documents (ou encore à faire ajouter une déclaration de désaccord aux documents).

Quand un organisme public me demande des renseignements personnels, peut-il les communiquer à quelqu’un d’autre à mon insu?

La LAIPVP limite la communication des renseignements personnels sans le consentement du particulier concerné. Toutefois, elle l’autorise dans certaines circonstances, par exemple quand il faut vérifier l’admissibilité d’une personne à un programme, pour percevoir une dette ou une amende, ou pour faire respecter des ordonnances alimentaires.

Que puis-je faire si j’estime qu’un organisme public a utilisé ou communiqué abusivement des renseignements personnels me concernant?

Communiquez avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’organisme public pour discuter de vos préoccupations. Si la réponse ou l’explication fournie par l’organisme public ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba.

Comment puis-je demander que des renseignements personnels me concernant soient corrigés?

Si l’on vous a donné accès à des renseignements personnels vous concernant et que vous estimez qu’ils contiennent une erreur ou une omission, vous pouvez demander à l’organisme public concerné de corriger le document.

Vous devez faire la demande de correction par écrit, mais il n’existe aucun formulaire officiel pour cela. Envoyez votre demande au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’organisme public qui possède le renseignement personnel en question.

Dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, l’organisme public :

  • effectuera la correction demandée et vous en informera, ou
  • vous fera savoir qu’il ne fera pas la correction et vous indiquera le motif de son refus.

Si l’organisme public refuse de faire la correction, il doit ajouter votre demande de correction au document en question.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet du refus de corriger le document.

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