1. Accusé de réception de la demande

Ce modèle peut être utilisé pour préparer une lettre à l’intention de l’auteur de la demande pour accuser réception de sa requête.

• Si la demande a été clarifiée ou modifiée, vous pouvez combiner une partie de la lettre « Confirmation de la clarification de la demande » ou de la lettre « Confirmation de la révision de la demande tel qu’il a été convenu » avec cet « Accusé de réception de la demande ».

2. Demande de renseignements supplémentaires pour traiter la demande [article 12.1]

Ce modèle peut être utilisé pour demander à l’auteur de la demande des renseignements supplémentaires en vertu de l’article 12.1.

3. Renseignements supplémentaires reçus [article 12.1]

Ce modèle peut être utilisé quand l’auteur de la demande répond à une demande de renseignements supplémentaires en vertu de l’article 12.1.

4. Renonciation à la demande - Renseignements supplémentaires non fournie [paragraphe 12.1(5)]

Ce modèle peut être utilisé quand on détermine que l’auteur de la demande a renoncé à la demande de communication parce qu’il n’a pas fourni les renseignements supplémentaires dans les 30 jours, conformément à l’article 12.1.

5. Confirmation de la révision de la demande tel qu’il a été convenu [article 9]

Ce modèle peut être utilisé quand on a communiqué avec l’auteur de la demande pour discuter de sa demande de communication et que la discussion débouche sur une révision de la demande.

6. Avis de transmission de la demande à un autre organisme public [article 16]

Ce modèle peut être utilisé pour informer l’auteur de la demande que sa demande de communication a été transmise à un autre organisme public. La transmission doit avoir lieu au cours des 10 jours suivant la réception de la demande.

7. Renseignements à la disposition du public (article 6.1)

Ce modèle peut être utilisé pour informer l’auteur de la demande qu’il n’est pas nécessaire de soumettre une demande de communication quand les renseignements sont à la disposition du public.

1. Avis de prorogation de délai – Nombre élevé de documents [sous-alinéa 15(1)b)(i)]

Ce modèle peut être utilisé pour informer l’auteur de la demande que le délai de réponse à sa demande de communication est prorogé parce qu’il n’est pas raisonnable d’y répondre dans le délai de 45 jours en raison du nombre élevé de documents demandés ou de l’ampleur des recherches à effectuer.

2. Avis de prorogation de délai – Nombre de demandes de l’auteur des demandes [sous-alinéa 15(1)b)(ii)]

Ce modèle peut être utilisé pour informer l’auteur de la demande que le délai de réponse à sa demande de communication est prorogé parce qu’il n’est pas raisonnable d’y répondre dans les 45 jours en raison du nombre de demandes qu’il a soumises.

3. Avis de prorogation de délai – Nombre de demandes soumises par des auteurs associés [sous-alinéa 15(1)b)(ii)]

Communiquez avec FIPPA@gov.mb.ca pour obtenir un modèle de lettre.

4. Avis de prorogation de délai – Consultations [alinéa 15(1)c)]

Ce modèle peut être utilisé pour informer l’auteur de la demande que le délai de réponse à sa demande de communication est prorogé parce qu’on a besoin de temps pour consulter un tiers, un autre organisme public ou un conseiller juridique avant de décider de communiquer ou non un document.

5. Avis de prorogation de délai – Plainte d’un tiers [alinéa 15(1)d)]

Communiquez avec FIPPA@gov.mb.ca pour obtenir un modèle de lettre.

6. Avis de prorogation de délai – Consentement de l’auteur de la demande [alinéa 15(1)e)]

Ce modèle peut être utilisé pour confirmer que l’auteur de la demande a consenti à la prorogation du délai de réponse à la demande de communication.

7. Avis de prorogation de délai – Circonstances exceptionnelles [alinéa 15(1)f)]

Ce modèle peut être utilisé pour informer l’auteur de la demande que le délai de réponse à sa demande de communication est prorogé à cause de circonstances exceptionnelles qui empêchent l’organisme public de répondre dans les 45 jours.

1. Estimation des droits [article 82]

Ce modèle peut être utilisé pour fournir à l’auteur d’une demande un formulaire d’estimation des droits.

2. Estimation des droits modifiée

Communiquez avec FIPPA@gov.mb.ca pour obtenir un modèle de lettre.

3. Confirmation des droits reçus

Ce modèle peut être utilisé pour confirmer que le paiement a été reçu en réponse à une estimation des droits et que l’organisme public continuera à traiter la demande de communication.

4. Renonciation à la demande — Pas de paiement des droits [paragraphe 82(7)]

Ce modèle peut être utilisé pour aviser l’auteur d’une demande qu’il est réputé avoir renoncé à sa demande de communication parce que le paiement des droits n’a pas été versé dans les 30 jours suivant la remise du formulaire d’estimation des droits.

5. Demande de renonciation aux droits accordée [paragraphe 9(2) du Règlement]

Ce modèle peut être utilisé pour aviser l’auteur d’une demande de la décision de renoncer à la totalité des droits à payer évalués.

6. Demande de renonciation aux droits accordée en partie [paragraphe 9(2) du Règlement]

Ce modèle peut être utilisé pour aviser l’auteur d’une demande de la décision de renoncer à une partie des droits à payer évalués.

7. Demande de renonciation aux droits refusée [paragraphe 9(2) du Règlement]

Ce modèle peut être utilisé pour aviser l’auteur d’une demande de la décision de ne pas renoncer aux droits à payer.

1. Accès total aux documents accordé [paragraphe 12(1); paragraphe 14(1)]

Ce modèle peut être utilisé pour répondre à une demande de communication lorsque la décision est d’accorder la communication totale des documents demandés.

2. Accès partiel aux documents accordé [paragraphe 12(1); paragraphe 14(1)]

Ce modèle peut être utilisé pour répondre à une demande de communication lorsque la décision est d’accorder la communication partielle des documents demandés.

3. Accès refusé [paragraphe 12(1)]

Ce modèle peut être utilisé pour répondre à une demande de communication lorsque la décision est de refuser de communiquer les documents demandés en invoquant des exceptions à la communication.

4. Accès refusé — les documents n’existent pas [paragraphe 12(1)]

Ce modèle peut être utilisé pour répondre à une demande de communication lorsque la décision est de refuser de communiquer les documents demandés du fait qu’ils n’existent pas.

5. Accès refusé — les documents n’ont pas pu être retrouvés [paragraphe 12(1)]

Ce modèle peut être utilisé pour répondre à une demande de communication lorsque la décision est de refuser de communiquer les documents demandés du fait qu’ils n’ont pas pu être retrouvés.

6. Refus de confirmer ou de nier l’existence d’un document [paragraphe 12(2)]

Ce modèle peut être utilisé pour répondre à une demande de communication lorsque la décision est de refuser de confirmer ou de nier l’existence des documents demandés.

7. Avis de la décision de mettre les renseignements à la disposition du public [alinéa 32(2)a)]

Ce modèle peut être utilisé pour aviser l’auteur d’une demande que les renseignements demandés qui avaient été refusés précédemment en vertu du paragraphe 32(1) ont été mis à la disposition du public.

8. Avis de nouvel examen de la demande [alinéa 32(2)b)]

Ce modèle peut être utilisé pour aviser l’auteur d’une demande que celle-ci doit être examinée de nouveau parce que les renseignements demandés qui avaient été refusés précédemment en vertu du paragraphe 32(1) n’ont pas été mis à la disposition du public dans les 60 jours.

Le responsable d’un organisme public n’est tenu de recourir au processus d’intervention de tiers décrit aux articles 33 et 34 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) que lorsqu’il envisage de donner communication de documents qui contiennent :

• des renseignements personnels dont la communication pourrait entraîner une atteinte injustifiée à la vie privée d’un tiers sous le régime de l’article 17;
• des renseignements commerciaux dont la communication pourrait porter atteinte aux intérêts commerciaux d’un tiers sous le régime de l’article 18.

Remarques importantes:

• À l’article 1 de la LAIPVP, un « tiers » est défini comme « [une] personne, [un] groupement ou [une] organisation autre que l’auteur de la demande ou qu’un organisme public ».
• Le processus d’intervention de tiers peut prendre jusqu’à 30 jours. Toutefois, s’il est impossible d’observer le délai de 45 jours prévu au paragraphe 11(1), ce délai devra être prorogé en vertu du paragraphe 15(1), et l’auteur de la demande doit être informé de cette prorogation. Par conséquent, il est possible d’incorporer, au besoin, les parties pertinentes des modèles fournis à la partie B) DEMANDES DE COMMUNICATION – PROROGATION DU DÉLAI DE RÉPONSE dans les lettres appropriées adressées à l’auteur de la demande parmi celles qui figurent ci-dessous.

Lettre au tiers

Lettre à l’auteur de la demande

Remarques

Avis concernant l’examen d’une demande de communication pour laquelle l’article 17 pourrait s’appliquer

1. Avis à un tiers – Atteinte possible à la vie privée [alinéa 33(1)a) et paragraphe 33(3)]

2. Avis à l’auteur de la demande – Atteinte possible à la vie privée [paragraphe 33(4)]

Les modèles de lettres ci-contre doivent être utilisés lorsqu’on envisage de donner communication de renseignements personnels et que ladite communication pourrait entraîner une atteinte injustifiée à la vie privée d’un tiers sous le régime de l’article 17.

Le tiers doit transmettre sa réponse 20 jours suivant la transmission des avis ci-dessus. Le responsable de l’organisme public ne peut prendre une décision relative à la communication qu’après avoir reçu cette réponse (contenant le consentement ou des observations du tiers) ou après l’expiration du délai de 20 jours (en l’absence de réponse).

Il doit prendre cette décision au plus tard le 30e jour suivant la transmission des avis susmentionnés, sauf si ce délai a été prorogé en vertu du paragraphe 15(1).

Le responsable de l’organisme public peut utiliser les modèles de lettre 3 à 12 ci-dessous pour transmettre ses avis de décision relative à la communication et tout autre renseignement exigé conformément à l’article 34 de la LAIPVP. Cependant, comme il est expliqué plus en détail dans la colonne « Remarques », il est très important d’adapter les lettres à chaque situation particulière. .

Étant donné que le délai dont dispose un tiers pour déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de la décision de donner communication de la totalité ou d’une partie des renseignements ou documents demandés commence à courir dès qu’un avis lui a été transmis, il est recommandé d’envoyer les avis de décision au tiers et à l’auteur de la demande le même jour.

Lettre au tiers

Lettre à l’auteur de la demande

Remarques

Avis de décision à utiliser lorsque le tiers consent à la communication

3. Consentement du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision au tiers [paragraphe 34(2)]

4. Consentement du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(3.1)]

Les modèles de lettres ci-contre doivent être utilisés lorsqu’un tiers a eu la possibilité de présenter ses observations au sujet des renseignements personnels qui le concernent et qui figurent dans les documents demandés.

Cependant, les observations demandées à un tiers peuvent prendre de multiples formes. Par exemple, si une série complète de documents visés par une demande de communication contient des renseignements personnels concernant le tiers, ce dernier pourrait formuler des observations au sujet de la série complète de documents et pas seulement au sujet des renseignements personnels qui figurent dans l’ensemble ou une partie des documents demandés.

En outre, le consentement ou les observations d’un tiers et la décision de l’organisme public au sujet des observations peuvent également prendre de multiples formes. Par exemple, un tiers peut consentir à la communication d’une partie seulement de ses renseignements personnels, tout comme un organisme public peut accepter une partie seulement des observations reçues.

Au moment de rédiger les lettres de réponse, il est important de tenir compte de ces variables et d’adapter chaque lettre à la situation particulière.

Avis de décision à utiliser lorsque le tiers s’oppose à la communication

5. Acceptation des observations du tiers par l’organisme public – Demande refusée – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2) et 34(5)]

6. Acceptation des observations du tiers par l’organisme public – Demande refusée – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(5)]

7. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée en partie – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2), 34(4) et 34(5)]

8. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée en partie – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2), 34(4) et 34(5)]

9. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2) et 34(4)]

10. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(4)]

Avis de décision à utiliser en l’absence de réponse du tiers

11. Absence de réponse du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2) et 34(4)]

12. Absence de réponse du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(4)]

Lorsque le responsable de l’organisme public décide de donner communication de la totalité ou d’une partie des renseignements ou documents demandés, il convient de prendre note des précisions suivantes.

• Lorsque le tiers consent à la communication, les documents doivent être immédiatement communiqués à l’auteur de la demande conformément au paragraphe 34(3.1).
• Lorsque le tiers s’oppose à la communication, l’auteur de la demande ne pourra consulter les documents qu’à l’expiration du délai de 21 jours dont dispose le tiers pour déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de la décision prise, et aucune plainte ne doit avoir été déposée. Si, après 21 jours, ni le tiers ni le bureau de l’ombudsman ne vous ont informé du dépôt d’une plainte, il est recommandé de faire un suivi auprès du bureau de l’ombudsman pour confirmer l’absence de plainte. Vous pourrez ainsi vous assurer que les documents peuvent être communiqués à l’auteur de la demande.
• Si le tiers dépose une plainte concernant la décision prise auprès de l’ombudsman du Manitoba, le bureau de ce dernier en informera l’auteur de la demande. La communication des documents ne pourra avoir lieu que lorsque l’ombudsman aura terminé son enquête et qu’il aura conclu que la plainte du tiers n’était pas justifiée.

Le responsable d’un organisme public n’est tenu de recourir au processus d’intervention de tiers décrit aux articles 33 et 34 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) que lorsqu’il envisage de donner communication de documents qui contiennent :

• des renseignements personnels dont la communication pourrait entraîner une atteinte injustifiée à la vie privée d’un tiers sous le régime de l’article 17; or
• • des renseignements commerciaux dont la communication pourrait porter atteinte aux intérêts commerciaux d’un tiers sous le régime de l’article 18.

Remarques importantes

• À l’article 1 de la LAIPVP, un « tiers » est défini comme « [une] personne, [un] groupement ou [une] organisation autre que l’auteur de la demande ou qu’un organisme public ».
• Le processus d’intervention de tiers peut prendre jusqu’à 30 jours. Toutefois, s’il est impossible d’observer le délai de 45 jours prévu au paragraphe 11(1), ce délai devra être prorogé en vertu du paragraphe 15(1), et l’auteur de la demande doit être informé de cette prorogation. Par conséquent, il est possible d’incorporer les parties pertinentes des modèles fournis à la partie B) DEMANDES DE COMMUNICATION – PROROGATION DU DÉLAI DE RÉPONSE dans les lettres appropriées adressées à l’auteur de la demande parmi celles qui figurent ci-dessous.

Lettre au tiers

Lettre à l’auteur de la demande

Remarques

Avis concernant l’examen d’une demande de communication pour laquelle l’article 18 pourrait s’appliquer

1. Avis à un tiers – Atteinte possible à des intérêts commerciaux [alinéa 33(1)b) et paragraphe 33(3)]

2. Avis à l’auteur de la demande – Atteinte possible à des intérêts commerciaux [paragraphe 33(4)]

Les modèles de lettres ci-contre doivent être utilisés lorsqu’on envisage de donner communication de renseignements commerciaux et que ladite communication pourrait porter atteinte aux intérêts commerciaux d’un tiers sous le régime de l’article 18.

Le tiers doit transmettre sa réponse 20 jours suivant la transmission des avis ci-dessus. Le responsable de l’organisme public ne peut prendre une décision relative à la communication qu’après avoir reçu cette réponse (contenant le consentement ou des observations du tiers) ou après l’expiration du délai de 20 jours (en l’absence de réponse).

Il doit prendre cette décision au plus tard le 30^e jour suivant la transmission des avis susmentionnés, sauf si ce délai a été prorogé en vertu du paragraphe 15(1).

Le responsable de l’organisme public peut utiliser les modèles de lettre 3 à 12 ci-dessous pour transmettre ses avis de décision relative à la communication et tout autre renseignement exigé conformément à l’article 34 de la LAIPVP. Cependant, comme il est expliqué plus en détail dans la colonne « Remarques », il est très important d’adapter les lettres à chaque situation particulière. .

Étant donné que le délai dont dispose un tiers pour déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de la décision de donner communication de la totalité ou d’une partie des renseignements ou documents demandés commence à courir dès qu’un avis lui a été transmis, il est recommandé d’envoyer les avis de décision au tiers et à l’auteur de la demande le même jour.

Lettre au tiers

Lettre à l’auteur de la demande

Remarques

Avis de décision à utiliser lorsque le tiers consent à la communication

3. Consentement du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision au tiers [paragraphe 34(2)]

4. Consentement du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(3.1)]

Les modèles de lettres ci-contre doivent être utilisés lorsqu’un tiers a eu la possibilité de présenter ses observations au sujet des renseignements commerciaux qui le concernent et qui figurent dans les documents demandés.

Cependant, les observations demandées à un tiers peuvent prendre de multiples formes. Par exemple, si une série complète de documents visés par une demande de communication contient des renseignements commerciaux concernant le tiers, ce dernier pourrait formuler des observations au sujet de la série complète de documents et pas seulement au sujet des renseignements commerciaux qui figurent dans l’ensemble ou une partie des documents demandés.

En outre, le consentement ou les observations d’un tiers et la décision de l’organisme public au sujet des observations peuvent également prendre de multiples formes. Par exemple, un tiers peut consentir à la communication d’une partie seulement de ses renseignements commerciaux, tout comme un organisme public peut accepter une partie seulement des observations reçues.

Au moment de rédiger les lettres de réponse, il est important de tenir compte de ces variables et d’adapter chaque lettre à la situation particulière.

Avis de décision à utiliser lorsque le tiers s’oppose à la communication

5. Acceptation des observations du tiers par l’organisme public – Demande refusée – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2) et 34(5)]

6. Acceptation des observations du tiers par l’organisme public – Demande refusée – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(5)]

7. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée en partie – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2), 34(4) et 34(5)]

8. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée en partie – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2), 34(4) et 34(5)]

9. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2) et 34(4)]

10. Refus des observations du tiers par l’organisme public – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(4)]

Avis de décision à utiliser en l’absence de réponse du tiers

11. Absence de réponse du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision au tiers [paragraphes 34(2) et 34(4)]

12. Absence de réponse du tiers – Demande acceptée dans son intégralité – Avis de décision à l’auteur de la demande [paragraphes 34(2) et 34(4)]

Lorsque le responsable de l’organisme public décide de donner communication de la totalité ou d’une partie des renseignements ou documents demandés, il convient de prendre note des précisions suivantes.

• Lorsque le tiers consent à la communication, les documents doivent être immédiatement communiqués à l’auteur de la demande conformément au paragraphe 34(3.1).
• Lorsque le tiers s’oppose à la communication, l’auteur de la demande ne pourra consulter les documents qu’à l’expiration du délai de 21 jours dont dispose le tiers pour déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de la décision prise, et aucune plainte ne doit avoir été déposée. Si, après 21 jours, ni le tiers ni le bureau de l’ombudsman ne vous ont informé du dépôt d’une plainte, il est recommandé de faire un suivi auprès du bureau de l’ombudsman pour confirmer l’absence de plainte. Vous pourrez ainsi vous assurer que les documents peuvent être communiqués à l’auteur de la demande.
• Si le tiers dépose une plainte concernant la décision prise auprès de l’ombudsman du Manitoba, le bureau de ce dernier en informera l’auteur de la demande. La communication des documents ne pourra avoir lieu que lorsque l’ombudsman aura terminé son enquête et qu’il aura conclu que la plainte du tiers n’était pas justifiée.