 Introduction
Notes sur l’utilisation du présent Guide
Principes fondamentaux
Émergence des lois sur l’accès à l’information et la protection
de la vie privée
Objet et structure de la LAIPVP
Organismes publics visés par la LAIPVP
Principales définitions de la LAIPVP
Renseignements
personnels
Renseignements
médicaux personnels
Tiers
Exécution de la Loi
Documents visés par la LAIPVP
Documents non visés par la LAIPVP
Documents auxquels le public a normalement accès
Autres procédures non visées par la LAIPVP
Relations entre la LAIPVP et d’autres lois du Manitoba
Responsabilités du gouvernement du Manitoba
Répertoires de documents
Administration de la LAIPVP par les organismes publics
locaux
Responsabilité
de la conformité avec la
LAIPVP – Responsable ou agent
de
l’accès à
l’information et de la protection
des renseignements personnels
Administration
et coordination quotidiennes
– Coordonnateur de
l’accès à l’information
et de la protection des
renseignements
personnels
Listes des utilisations et des communications de
renseignements personnels
Statistiques annuelles
Immunité
Infractions et sanctions
Introduction
La Loi sur l’accès à l’information et la
protection de la vie privée du Manitoba, communément appelée LAIPVP, a été
adoptée en juin 1997. Elle est entrée en vigueur le 4 mai 1998 pour les
ministères et les organismes gouvernementaux et le 31 août pour la ville de
Winnipeg. L’application de la LAIPVP a été étendue aux administrations locales,
aux divisions scolaires, aux universités, aux collèges communautaires, aux offices
régionaux de la santé et aux hôpitaux le 3 avril 2000.
Le présent Guide vise à aider les organismes
publics locaux à comprendre la LAIPVP et leurs responsabilités aux termes de cette
nouvelle loi. Il s’agit à la fois d’un guide des procédures et d’un
aperçu de la loi et de ses règlements. Le Guide de ressources de la LAIPVP,
qui est un manuel interne très détaillé destiné aux ministères et aux organismes
gouvernementaux du Manitoba, peut aider les organismes publics locaux de plus grande
taille. En ce qui concerne les questions complexes, les organismes publics locaux doivent
se référer à la LAIPVP et au Règlement sur l’accès à l’information et
la protection de la vie privée. Afin de faciliter la consultation, le numéro des
articles correspondants est noté au début de chaque section du Guide.
Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter le
site Web de la LAIPVP à www.gov.mb.ca/fippa ou
communiquer avec :
Services de l’accès à l’information et de la
protection de la vie privée
Archives provinciales du Manitoba
200, rue Vaughan
Pièce 3
Winnipeg (Manitoba) R3C 1T5
Téléphone : (204) 945-3738
Numéro d’appel gratuit : 1 800 617-3588 (Man.)
Télécopieur : (204) 948-2008
Courrier électronique : govrecs@gov.mb.ca
Notes sur l’utilisation du présent
guide
À bien des égards, la LAIPVP impose les mêmes
obligations et les mêmes normes à tous les organismes publics. Toutefois, certaines
exigences s’appliquent à des organismes publics locaux ou aux ministères et aux
organismes gouvernementaux du Manitoba. Le présent Guide utilise le
terme « organisme public », sauf lorsqu’il renvoie à un article de
la Loi qui vise uniquement les organismes publics locaux ou provinciaux. L’expression
« organisme public local » est également employée en ce qui concerne les
procédures que ces organismes doivent être respectées.
Lorsque le terme « responsable » d’un
organisme public est utilisé dans le présent Guide, il vise aussi l’agent de
l’accès à l’information et de la protection de la vie privée à qui la
responsabilité a été officiellement déléguée.
Principes fondamentaux
La Loi sur l’accès à l’information et la
protection de la vie privée repose sur deux droits de la personne fondamentaux qui sont
de plus en plus reconnus dans les démocraties modernes :
- le droit à l’accès à l’information détenue par
les gouvernements et d’autres organismes publics, y compris les renseignements
personnels concernant l’auteur de la demande, à quelques exceptions près bien
définies;
- le droit à la protection de la vie privée, ce qui comprend
les renseignements personnels détenus par des organismes publics.
Afin de garantir que la loi sera appliquée équitablement,
les lois relatives à l’accès à l’information et à la protection de la vie
privée prévoient généralement un processus d’examen indépendant.
Le droit à l’accès à l’information repose sur
le principe suivant : les gouvernements et les autres institutions publiques sont
responsables envers les citoyens de leurs politiques et de leurs actions. Ce type de loi
se fonde également sur le désir de voir les membres de la société mieux informés. Les
exceptions à l’accès à l’information reconnaissent que certaines décisions
doivent être prises et certaines transactions, effectuées en toute confidentialité. La
pratique du prélèvement, qui consiste à retirer d’une copie du document qui sera
remis des renseignements visés par une exception permet de communiquer autant de
renseignements que possible tout en maintenant la confidentialité nécessaire.
Le droit à la protection de la vie privée repose sur le
principe que les gens ont le droit de savoir que l’on possède des renseignements qui
les concernent et de contrôler ces renseignements, ainsi que sur les principes de
« pratiques équitables de traitement de l’information » qui régissent
la collecte, la correction, la gestion, l’utilisation et la communication des
renseignements personnels. Au Canada comme à l’étranger, on est de plus en plus
soucieux de la protection de la vie privée. Cela tient au fait que quantité de
renseignements personnels sont maintenant conservés dans des systèmes électroniques et
peuvent être manipulés, assemblés et échangés.
Émergence des lois sur l'accès
à l'information et la protection de la vie privée
La législation de l’accès à l’information et
de la protection de la vie privée s’est développée au cours des 30 dernières
années dans les pays industrialisés, et il faut y voir le résultat de la maturation des
gouvernements démocratiques, de la reconnaissance croissante des droits individuels et,
plus récemment, de l’expansion rapide prise par les télécommunications et la
technologie de l’information.
Au Canada, le gouvernement fédéral a adopté en 1982 la Loi
sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à
l’information. Ensemble, ces deux lois garantissaient la protection des
renseignements personnels et les droits d’accès aux renseignements détenus par le
gouvernement fédéral. Au milieu des années 1990, la plupart des provinces canadiennes
avaient promulgué des lois visant à la fois l’accès à l’information et la
protection de la vie privée.
La Loi sur la liberté d’accès à
l’information du Manitoba, qui a été promulguée en 1988, prévoyait des droits
d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement provincial, à certaines
exceptions près, le Bureau de l’Ombudsman provincial et la Cour du Banc de la Reine
servant de mécanismes d’examen et de décision finale. Cette loi assurait une
protection limitée des renseignements personnels en traitant les renseignements
personnels concernant des tiers comme une exception à l’accès. Cependant, elle ne
comportait pas de régime complet de protection de tous les renseignements personnels
recueillis, conservés, utilisés et communiqués par le gouvernement. En outre, le droit
d’accès à l’information et le droit à la protection de la vie privée prévus
par cette Loi se limitaient aux documents détenus par le gouvernement du Manitoba et les
organismes de la Couronne et ils ne s’appliquaient pas à d’autres organismes
publics dans la province.
La LAIPVP a été rédigée après des consultations
publiques et après l’examen de lois similaires d’autres provinces ou États.
Pendant le processus de consultation, le ministre de la Culture, du Patrimoine et de la
Citoyenneté a déclaré que la LAIPVP garantirait que la province, les administrations
locales et les autres organismes publics adopteraient la même approche et la même norme,
et que les Manitobains bénéficieraient donc d’une protection et de services
cohérents.
Objet et structure de la LAIPVP
La Loi a pour objet :
- de donner aux personnes un droit d'accès aux documents qui
relèvent des organismes publics, sous réserve des exceptions limitées et précises
qu'elle prévoit;
- de donner aux particuliers un droit d'accès aux documents
qui contiennent des renseignements personnels les concernant et qui relèvent des
organismes publics, sous réserve des exceptions limitées et précises qu'elle prévoit;
- de donner aux particuliers le droit de demander la
correction des documents qui contiennent des renseignements personnels les concernant et
qui relèvent des organismes publics;
- de régir le mode selon lequel les organismes publics
peuvent recueillir des renseignements personnels auprès de particuliers et de protéger
les particuliers contre l’utilisation ou la communication non autorisée de ces
renseignements par ces organismes;
- de prévoir l'exercice de recours indépendant à l'égard
des décisions prises par les organismes publics sous son régime.
La LAIPVP est structurée en sept parties :
- Partie 1 Définition, objet et champ d’application
- Partie 2 Accès à l’information
- Partie 3 Protection de la vie privée
- Partie 4 Attributions de l’ombudsman
- Partie 5 Examen des plaintes par l’ombudsman et appel
au tribunal
- Partie 6 Dispositions générales
- Partie 7 Révision de la LAIPVP, etc.
Organismes publics visés par la
LAIPVP
[ ARTICLE 1]
La LAIPVP s’applique aux ministères du Manitoba, à
tous les conseils, commissions et organismes dont tous les membres du conseil
d’administration sont nommés en vertu d’une loi ou par le gouvernement du
Manitoba, et aux autres organismes désignés dans le Règlement, comme les offices de
services à l’enfant et à la famille autorisés. Chaque ministère ou organisme est
un organisme public distinct.
La LAIPVP s’applique également aux organismes publics
locaux, c’est-à-dire les organismes d’administration locale, les organismes
d’éducation et les organismes de soins de santé.
Les organismes d’administration locale sont :
- la ville de Winnipeg;
- les municipalités et les administrations locales;
- les districts d’aménagement et de conservation;
- les conseils communautaires que vise la Loi sur les
affaires du Nord.
Les organismes d’éducation sont :
- les divisions et districts scolaires;
- les collèges communautaires;
- l’Université du Manitoba, l’Université de
Winnipeg et l’Université de Brandon.
Les organismes de soins de santé sont :
- les offices régionaux de la santé;
- les hôpitaux désignés sous le régime de la Loi sur
l’assurance-maladie;
- les conseils de district de services sociaux ou de santé
établis sous le régime de la Loi sur les districts de services sociaux et de santé.
Le gouvernement du Manitoba peut décider d’appliquer
la LAIPVP à d’autres organismes par voie de règlement.
Principales définitions de la
LAIPVP
[ARTICLE 1]
L’article 1 de la LAIPVP comprend un certain
nombre de définitions importantes, dont quelques-unes sont reprises dans cette section du
Guide. D’autres sont examinées dans d’autres sections. Ainsi, la
définition de « document » est examinée sous « Documents visés par la
LAIPVP ».
Renseignements personnels
Dans la LAIPVP, les renseignements personnels sont définis
comme étant « des renseignements consignés concernant un particulier
identifiable… » Pour être personnels, des renseignements doivent :
- être « consignés » – les renseignements
personnels se limitent aux renseignements qui sont consignés ou qui peuvent être
récupérés sous une forme matérielle. Cette définition ne vise pas les observations
orales qui n’ont pas été consignées.
- se rapporter à un « particulier » – un
« particulier » est une personne physique, un être humain. Les renseignements
concernant une société, une entreprise, un groupe ou une organisation ne sont pas
considérés comme des renseignements personnels.
- se rapporter à un particulier « identifiable »
– si un particulier est nommé dans un document ou s’il est possible de
l’identifier à partir du contenu du document, on considère que le document se
rapporte à un particulier « identifiable ».
La définition des « renseignements
personnels » qui figure dans la LAIPVP énumère des exemples de tels
renseignements, mais cette liste n’est pas exhaustive. On y trouve le nom du
particulier, l’adresse et le numéro de téléphone de sa résidence, son numéro de
télécopieur et son adresse électronique, des renseignements sur son âge, son sexe et
son orientation sexuelle, sa situation de famille, son ascendance, sa race, sa couleur, sa
nationalité et son origine nationale ou ethnique, sa religion ou sa confession et sa
croyance, son appartenance ou son activité religieuse, les renseignements médicaux
personnels le concernant, son groupe sanguin, ses empreintes digitales ou ses traits
héréditaires, son allégeance, son appartenance ou son activité politique, son
éducation ou sa profession et ses antécédents scolaires ou professionnels, sa source de
revenu ou sa situation financière, ses activités ou ses antécédents financiers, ses
antécédents criminels, et tout numéro ou symbole, ou toute autre indication permettant
de l’identifier qui lui est propre.
Les renseignements personnels comprennent également les
opinions personnelles (sauf si elles visent un tiers) et toute opinion exprimée par
autrui au sujet de cette personne.
Renseignements médicaux
personnels
Les renseignements médicaux personnels sont définis comme
étant des renseignements enregistrés concernant un particulier identifiable et ayant
trait à sa santé ou à son dossier médical, aux soins de santé qui lui sont fournis ou
au paiement de ces soins de santé. Sont notamment visés le numéro d’identification
médical personnel (NIMP) et toute autre indication personnelle permettant
d’identifier le particulier qui est recueillie à l'occasion de la fourniture de
soins de santé ou du paiement de ces soins et qui découle de ces opérations.
Tous les organismes publics visés par la LAIPVP sont
également visés par la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP). De
plus la LRMP s’applique à certains professionnels, établissements et organismes
privés du secteur de la santé.
Un particulier qui demande à avoir accès aux
renseignements médicaux personnels qui le concernent doit le faire en vertu de la Loi
sur les renseignements médicaux personnels et pas de la LAIPVP.
Les demandes de renseignements médicaux personnels concernant
un tiers doivent être traitées en application de la LAIPVP (sauf si la demande
émane d’une personne autorisée à agir au nom de la personne que les renseignements
concernent en vertu de l’article 60 de la LRMP).
La LRMP énonce également des règles en ce qui concerne
la collecte, la protection, l’utilisation et la communication de renseignements
médicaux personnels par des administrateurs, y compris des organismes publics. La section
de la LAIPVP consacrée à la protection de la vie privée ne s’applique pas aux
renseignements médicaux personnels.
Pour plus de précisions sur la LRMP, consultez « La
Loi sur les renseignements médicaux personnels : A Brief Summary for Public
Bodies », qui est publié par Santé Manitoba. La loi est diffusée sur Internet
à www.gov.mb.ca/chc/statpub/. Il
est également possible de se la procurer auprès du Service des publications officielles,
200, rue Vaughan, Winnipeg (Manitoba) R3C 1T5, téléphone : (204)
945-3101, télécopieur : (204) 945-7172.
Tiers
Aux fins d’une demande d’accès à
l’information formulée en vertu de la LAIPVP, « tiers » désigne une
personne, un groupement ou une organisation autre que l'auteur de la demande ou qu'un
organisme public.
Les organismes publics détiennent quantité de
renseignements sur des particuliers, des groupes, des sociétés et des organismes sans
but lucratif qui, s’ils sont communiqués à autrui, risquent de leur nuire. Les
articles 33 et 34 de la LAIPVP contiennent un avis aux tiers et des dispositions relatives
aux interventions afin de protéger les renseignements personnels ou les intérêts
commerciaux de tiers.
Le terme « tiers » est particulièrement
important dans les dispositions suivantes :
- Paragraphe 12(2) Refus de confirmer ou de nier
l’existence d’un document
- Alinéas 15(1)(c) et (d) Prolongation du délai de réponse
- Article 17 Atteinte à la vie privée d’un tiers
- Article 18 Intérêts commerciaux de tiers
- Paragraphe 27(2) Secret professionnel de l’avocat
concernant un tiers
- Articles 33 et 24 Intervention de tiers
- Paragraphe 59(2) Plainte déposée par un tiers auprès de
l’ombudsman au sujet de l’accès
- Paragraphe 67(1) Appel au tribunal par un tiers au sujet de
l’accès à l’information
Exécution de la loi
La LAIPVP définit l’« exécution de la
loi » comme étant les « Mesures prises aux fins de l'exécution d'un
texte ». Le terme « texte » désigne une loi ou un règlement et une
« loi » est un texte législatif adopté par l’Assemblée législative
d’une province ou par le Parlement du Canada.
Donc, on entend par exécution de la loi les activités
menées par un organisme public pour veiller au respect des normes, des obligations et des
responsabilités énoncées dans une loi ou un règlement. La définition donne des
exemples d’exécution de la loi, mais la liste n’est pas exhaustive. Les
exemples suivants sont donnés :
- le maintien de l’ordre;
- les enquêtes ou les inspections qui aboutissent ou
pourraient aboutir à l'imposition d'une peine ou d'une sanction ou qui sont effectuées
aux fins de l'exécution d'un texte;
- les instances qui aboutissent ou pourraient aboutir à
l'imposition d'une peine ou d'une sanction ou qui sont engagées aux fins de l'exécution
d'un texte.
Par exemple, des poursuites engagées en vertu du Code
criminel (Canada), une audience devant la Commission de protection de
l’environnement ou une audience devant l’arbitre des droits de la personne sont
toutes des procédures de mise à exécution.
Documents Visés par la LAIPVP
[ARTICLE 4, définition de « document » à
l’ARTICLE 1]
Dans la LAIPVP, un document est défini de façon très
générale comme étant des renseignements consignés « sous une forme quelconque ».
En plus des documents écrits et imprimés, cette définition vise les photographies, les
cartes, les plans et les enregistrements sonores et visuels. Les renseignements conservés
et récupérés électroniquement constituent aussi des documents au regard de la LAIPVP.
Voici des exemples de documents : procès-verbaux et
ordres du jour, lettres, mémorandums, rapports, notes et relevés de transactions
financières. Les copies de documents, les ébauches et autres documents de travail sont
également des documents aux termes de la LAIPVP.
La LAIPVP s’applique à tous les documents « qui
relèvent » d’un organisme public, exception faite de certains documents
décrits à la section suivante. Dans la plupart des cas, aux termes de la LAIPVP,
« qui relèvent » signifie que l’organisme public est en possession
d’un document et qu’il est habilité à prendre des décisions quant à son
utilisation ou à sa communication. Les documents que l’organisme conserve dans un
local extérieur ou qui sont transférés à des archives aux fins de conservation
permanente continuent de relever de l’organisme public.
La LAIPVP s’applique aux renseignements que
l’organisme public reçoit d’autres gouvernements, d’organisations ou de
particuliers, ainsi qu’aux documents générés par le personnel et les agents de
l’organisme public dans l’exercice de leurs fonctions.
La LAIPVP s’applique aux documents créés ou reçus
avant et après son entrée en vigueur.
Documents Non Visés par la
LAIPVP
[PARAGRAPHES 4(a) à 4(k); LOIS QUI STIPULENT QUE LA LAIPVP
NE S’APPLIQUE PAS]
La LAIPVP ne s’applique pas aux documents
suivants, même s’ils relèvent d’un organisme public :
- les documents préparés par ou pour les représentants
élus des organismes publics locaux;
- le matériel pédagogique des employés des divisions ou
districts scolaires, des collèges communautaires ou des universités et les
renseignements que ces employés ont obtenus dans le cadre de recherches;
- les questions devant être utilisées dans le cadre
d'examens ou d'épreuves maintenant ou à l’avenir;
- les renseignements figurant dans les documents judiciaires,
les documents des juges ou magistrats et les documents concernant l'administration
judiciaire;
- les notes ou les ébauches rédigées par ou pour des
personnes exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires;
- les documents relatifs à des poursuites ou à des enquêtes
visées par la Loi sur les enquêtes médico-légales, si les procédures concernant les
poursuites ou les enquêtes ne sont pas toutes terminées.
De plus, la LAIPVP ne s’applique pas à certains
documents se rapportant à l’Assemblée législative ou au gouvernement provincial,
comme les documents des députés à l'Assemblée législative, les documents personnels
ou de circonscription électorale des ministres, les documents établis par ou pour les
fonctionnaires de l'Assemblée législative, et les documents qui émanent de caisses
populaires et qui relèvent de la Société d'assurance-dépôts des caisses populaires.
Sont également exclus les documents qui sont expressément
visés par les lois suivantes : la Loi sur l’adoption, la Loi sur les
services à l’enfant et à la famille, la Loi sur la santé mentale, la Loi
sur les renseignements médicaux personnels, la Loi sur les statistiques, la Loi
sur les statistiques de l’état civil, la Loi sur les accidents du travail et
la Loi sur les jeunes contrevenants (Canada).
Documents Auxquels le Public a
Normalement Accès
[PARAGRAPHE 3(a)]
Les organismes publics ont toujours donné accès à
certains renseignements et documents en leur possession. Ils peuvent continuer de le
faire, à condition de ne pas porter atteinte à la protection des renseignements
personnels. Par exemple, il devrait continuer d’être possible de consulter les
procès-verbaux de la plupart des réunions de conseils municipaux et de conseils
scolaires.
La LAIPVP n’interdit pas de percevoir des droits pour
l’accès à des documents qui sont normalement à la disposition du public.
Autres Procédures Non Visées
par la LAIPVP
[ALINÉAS 3(b), 3(c) et 3(d)]
La LAIPVP n’interdit pas aux organismes publics de
transmettre, stocker ou détruire des documents en conformité avec tout autre texte
provincial ou fédéral ou un règlement, un règlement administratif ou une résolution
d'un organisme gouvernemental ou d'un organisme public local.
La LAIPVP ne restreint pas les renseignements qui, en vertu
de la loi, sont normalement à la disposition des parties à une instance et elle ne porte
pas atteinte au pouvoir des tribunaux judiciaires ou administratifs de contraindre des
témoins à déposer ou de contraindre à la production de pièces.
Relations Entre la LAIPVP et
d’Autres Lois du Manitoba
[ARTICLE 5]
À compter du 4 mai 2001, si une disposition
de la LAIPVP est incompatible ou contradictoire avec une disposition d’une autre loi
ou d’un autre règlement du Manitoba, la disposition de la LAIPVP l’emportera,
sauf si l’autre loi ou l’autre règlement prévoit expressément le
contraire.
Les lois suivantes « prévoient expressément »
que leurs dispositions l’emportent sur celles de la LAIPVP :
- La Loi sur les renseignements médicaux personnels
- La Loi sur l’adoption
(article 99)
- La Loi sur les services à l’enfant et à la famille
(paragraphe
86.1)
- La Loi sur la santé mentale
- La Loi sur les valeurs mobilières
(paragraphe 154.1)
- La Loi sur les statistiques
(paragraphe 9(4))
- La Loi sur les statistiques de l’état civil
(paragraphe
49.1)
- La Loi sur les accidents du travail
(article 116)
En outre, certaines lois fédérales visent la conservation
de données par des organismes publics, l’accès à l’information et la
protection des renseignements personnels. Il s’agit notamment de la Loi sur les
jeunes contrevenants, qui régit la conservation et la communication de documents
relatifs aux jeunes délinquants que les tribunaux, la police, les ministères, les
organismes sociaux, les divisions scolaires et d’autres organismes publics qui
s’occupent de jeunes délinquants ont en leur possession . La LAIPVP ne
s’applique pas à ces documents.
Plusieurs lois qui s’appliquent aux organismes publics
locaux prévoient que ces derniers doivent donner accès à certains documents. Par
exemple, le paragraphe 81.3 de la Loi sur la ville de Winnipeg stipule qu’à
la demande de quiconque, le secrétaire municipal doit produire certains documents, comme
les procès-verbaux approuvés d’une réunion publique du conseil ou d’un
comité, le tout dernier rôle d’imposition, etc., et en autoriser l’examen.
Les organismes publics locaux doivent examiner toute loi
qui les vise afin de savoir si elle leur fait obligation de donner accès à
l’information. La LAIPVP autorise le responsable d’un organisme public à
communiquer des renseignements personnels conformément à un texte législatif du
Manitoba ou du Canada qui en autorise ou en exige la communication.
Responsabilités du Gouvernement
du Manitoba
Le ministre de la Culture, du Patrimoine et du Tourisme est
le ministre responsable de la LAIPVP. Ce ministre supervise l’administration centrale
de la LAIPVP et il est responsable du rendement général des organismes publics pour ce
qui est de répondre aux demandes d’accès à l’information et de protection des
renseignements personnels. Le ministre de tutelle doit remettre un rapport annuel à
l’Assemblée législative.
L’administration et la coordination centrales de la
LAIPVP incombent aux Services d’accès à l’information et de protection de la
vie privée des Archives provinciales du Manitoba. Ces services organisent des cours de
formation pour le personnel des organismes publics, fournissent des conseils quant aux
procédures, distribuent de la documentation, compilent et distribuent des répertoires de
documents, entretiennent le site Web de la LAIPVP et s’occupent d’autres
questions qu’il faut régler afin d’assurer la bonne administration de la
LAIPVP.
Répertoires de Documents
[ARTICLE 75]
En vertu de la LAIPVP, des répertoires de documents
sont compilés afin d’informer le public sur les mandats, les fonctions et les
documents de tous les organismes publics, y compris les fonds de renseignements personnels
importants (appelés « fichiers de renseignements personnels »). Le fait
qu’il soit précisé pourquoi les renseignements personnels sont versés dans ces
fichiers, quels types de renseignements personnels y figurent et tout autre utilisation ou
communication qui est faite de ces renseignements, aide les gens à comprendre comment les
organismes publics gèrent les renseignements personnels qui leur sont confiés.
Dans la plupart des cas, les répertoires de documents sont
compilés et publiés par les Services de l’accès à l’information et de la
protection de la vie privée. La ville de Winnipeg et les universités préparent leurs
propres répertoires.
Le répertoire du gouvernement du Manitoba porte le nom de Répertoire
sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Administration de la LAIPVP par
les Organismes Publics Locaux
[ARTICLES 80 et 81, RÈGLEMENT, ARTICLE 2]
• Responsabilité de la
conformité avec la LAIPV – Responsable ou agent de l’accès à
l’information et de la protection de la vie privée
Chaque organisme public local doit désigner, par
règlement, règlement administratif ou résolution, la ou les personnes qui sont
responsables de l'application de la LAIPVP. Le responsable est officiellement chargé de
toutes les décisions et mesures prises en vertu de la LAIPVP au nom de l’organisme
public local. Aux fins de reddition de comptes, il est recommandé que le responsable soit
le responsable élu de l’organisme public local ou, en l’absence de
représentants élus, le plus haut responsable nommé. Par exemple, il est conseillé aux
municipalités de nommer responsable le maire ou le préfet et aux divisions scolaires et
aux offices régionaux de la santé, de désigner le président de leur conseil
d’administration.
Dans la plupart des organismes publics, le responsable
voudra sans doute déléguer ses responsabilités à un cadre du personnel appelé
« agent de l’accès à l’information et de la protection de la vie
privée ». La délégation doit se faire à un poste, pas à une personne en
particulier, et elle doit être couchée par écrit. L’agent de l’accès à
l’information et de la protection de la vie privée agit au nom du responsable pour
toutes les questions relevant de la LAIPVP.
Lorsque le présent Guide parle du responsable de
l’organisme public, il s’agit soit du responsable en tant que tel, soit de
l’agent de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.
Le responsable de l’organisme public local est chargé
de la gestion globale de l’accès à l’information et de la protection de la vie
privée au sein de l’organisme. Cette personne prendra les décisions finales au nom
de cet organisme en ce qui concerne la communication de renseignements en vertu de la
LAIPVP. Elle doit également veiller à ce que l’organisme gère les renseignements
personnels conformément à la LAIPVP. Si l’ombudsman doit mener une enquête suite
à une plainte, son Bureau s’adressera normalement au responsable de l’organisme
public local ou à l’agent de l’accès à l’information et de la protection
de la vie privée.
• Administration et coordination
quotidiennes – Coordonnateur de l’accès à l’information et de la
protection des renseignements personnels
Chaque organisme public local doit, en vertu de
l’article 2 du Règlement sur l’accès à l’information et la protection
de la vie privée, nommer un employé coordonnateur de l’accès à
l’information et de la protection de la vie privée. Cet employé recevra les
demandes d’accès à l’information et sera responsable de l’administration
quotidienne de la LAIPVP. Dans les organismes publics locaux de très petite taille,
l’agent de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
peut également tenir le rôle de coordonnateur.
Les principales attributions du coordonnateur sont les
suivantes :
- aider les personnes qui demandent à avoir accès à des
documents et les auteurs de demandes potentiels en leur expliquant la teneur de la LAIPVP,
en les aidant à rédiger leurs demandes, en les dirigeant vers d’autres sources
d’information, etc.;
- recevoir les demandes d’accès à l’information,
trouver les documents demandés ou, dans les organismes publics de grande taille,
coordonner ce travail;
- recevoir les demandes de correction de renseignements
personnels et les transmettre au secteur concerné;
- veiller à ce que les délais et les exigences relatives aux
notifications soient respectés;
- contacter des tiers afin de connaître leur position sur une
demande d’accès à l’information;
- préparer toute copie nécessaire de documents demandés;
- calculer et percevoir tout droit applicable;
- recommander quelles réponses apporter aux demandes
d’accès à l’information adressées au responsable de l’organisme public
local;
- conserver une documentation expliquant comment
l’organisme public local a traité les demandes et précisant quels renseignements
n’ont pas été communiqués et quelles exceptions ont été utilisées;
- s’assurer que le personnel comprend les prescriptions
de la LAIPVP en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la protection et la
communication de renseignements personnels;
- aider le responsable de l’organisme public local au
cours des enquêtes de l’ombudsman.
Le coordonnateur de l’accès à l’information et
de la protection de la vie privée peut également être chargé de veiller à ce que les
documents de l’organisme public local soient gérés de manière efficace et
conformément aux prescriptions de la loi et aux politiques. Une bonne gestion des
documents aidera les organismes publics locaux à repérer les renseignements demandés en
vertu de la LAIPVP.
Listes des utilisations et des
communications de renseignements personnels [paragraphe 75(4)]
Chaque organisme public local doit tenir à jour une liste
des utilisations et des communications de renseignements se trouvant dans les fichiers de
renseignements personnels qu’il a faites et il doit mettre cette liste à la
disposition du public. Voir les sections du présent Guide relatives à
l’utilisation et à la communication de renseignements personnels dans la partie
consacrée à la protection de la vie privée.
Statistiques annuelles [article
83]
Pour compiler le rapport annuel du ministre responsable de
la LAIPVP, les Services de l’accès à l’information et de la protection de la
vie privée ont besoin de statistiques annuelles sur l’utilisation de la Loi fournies
par chaque organisme public local. Le rapport annuel terminé doit être envoyé aux
Services de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée au
plus tard le 31 janvier de la nouvelle année.
La formule du rapport annuel figure dans la section du Guide
sur les formules, lettres et avis.
Immunité [article 84]
Les organismes publics et leurs représentants
bénéficient d’une immunité en ce qui concerne :
- les dommages résultant de la communication ou du refus de
communication de documents ou de renseignements, de bonne foi, dans le cadre de la LAIPVP;
- toute conséquence entraînée par cette communication ou ce
refus de communiquer;
- l'omission de donner les avis exigés par la LAIPVP, dans
les cas où ils ont fait preuve de la diligence nécessaire pour les donner.
Infractions et sanctions
[article 85]
Commet une infraction et encourt une amende maximale de 50
000 $ quiconque volontairement :
- communique des renseignements personnels en contravention de
la LAIPVP;
- fait une fausse déclaration à l'ombudsman et entrave son
action;
- détruit des documents ou efface des renseignements qui s'y
trouvent dans l'intention de se soustraire à une demande d’accès à
l’information.
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