Lignes directrices pour les membres du conseil et les membres dirigeants

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Dans la présente section :

Engagement et devoirs généraux
Mandat
Présidence
Vice-présidence
Secrétaire
Trésorier ou trésorière
Fiche

Engagement et devoirs généraux

Les membres du conseil d’administration ont volontairement mis leurs compétences, leurs talents et leurs intérêts au service de l’organisme. Il faut reconnaître que le fait de siéger à un conseil constitue un engagement spécial. La clientèle et la communauté que dessert l’organisme exigent du conseil d’assumer un minimum de responsabilités par rapport à la direction de l’organisme. Voici en quoi consiste l’engagement minimum du conseil :

• Les membres du conseil devraient s’engager à répondre aux besoins des personnes que sert l’organisme. Le succès de l’organisme se mesure à la qualité et à la quantité des services offerts.
• Les membres du conseil doivent assurer la stabilité financière de l’organisme en recueillant des fonds (par exemple des campagnes de financement, des dons personnels, des subventions gouvernementales et d’autres sources de fonds). Les membres doivent être responsables d’administrer judicieusement ces fonds. Chaque membre aide à assurer l’intégrité financière de l’organisme.
• Chaque membre du conseil apporte sa contribution en mettant ses talents, ses intérêts et ses compétences particulières au service de l’organisme ainsi qu’en encourageant d’autres personnes à appuyer l’organisme.
• Enfin, les membres du conseil devraient accepter de consacrer du temps et de l’énergie à l’organisme. Pour assurer la participation complète et intelligente aux réunions du conseil et des comités, chaque membre doit se préparer.

Voici une liste des devoirs généraux qui permettront d’assurer l’efficacité du conseil :

• Assister à toutes les réunions du conseil; ceci permet d’élaborer des politiques, de surveiller les activités, par l’intermédiaire du directeur général ou de la directrice générale, et de voir des progrès accomplis par rapport au plan d’action de l’année. Afin de participer de leur mieux à l’administration de l’organisme, les membres du conseil devraient :
• faire preuve de ponctualité;
• prendre connaissance des points à l’ordre du jour;
• s’exprimer de façon claire, concise et réfléchie;
• écouter attentivement les opinions des autres membres, aider à la prise de décisions constructives et chercher à obtenir un consensus.
• Assister aux réunions des comités.
• Contribuer financièrement à l’organisme.
• Assumer les fonctions de chef, sur demande ou au besoin.
• Représenter l’organisme aux activités organisées dans la communauté ainsi que faire connaître ses buts et ses programmes.
• Connaître les politiques, les programmes et les services de l’organisme.
• Connaître les besoins et les tendances à l’intérieur de l’organisme et de la communauté.

Mandat

Le document qui expose le mandat fournit une brève description des principaux aspects d’un rôle donné au sein du conseil, y compris l’imputabilité, les responsabilités et les obligations par rapport à l’organisme. Le mandat peut concerner un poste particulier. Chaque année, il faut revoir tous les mandats et les mettre à jour pour en assurer la pertinence.

Le mandat permet aux membres du personnel et du conseil de comprendre clairement ce que l’on attend de chaque personne. Il peut aider à recruter des membres, car il fournit une analyse des tâches à accomplir, ce qui permet de déterminer facilement les compétences nécessaires. La personne qui s’occupe du recrutement et celle qui souhaite devenir membre du conseil peuvent s’en servir pour orienter leur discussion. Enfin, le mandat aide l’organisme à prévoir les besoins de formation.

Le mandat devrait inclure les points suivants :

• Nom de l’organisme
• Nom du poste
• But – énoncé général décrivant le but du comité ou du poste
• Durée du mandat
• Orientation – brève description de la formation offerte
• Autorité – pouvoir exercé par la personne titulaire du poste
• Imputabilité – à qui la personne titulaire du poste rend compte
• Responsabilité – rôle de la personne titulaire

Les règlements administratifs de l’organisme devraient renfermer une description des responsabilités des membres dirigeants. Voici un aperçu des devoirs typiques qui incombent aux personnes occupant la présidence, la vice-présidence ainsi que les postes de secrétaire et de trésorier ou trésorière.

Présidence

La personne qui occupe la présidence est le premier dirigeant ou la première dirigeante. À ce titre, elle prend en charge des affaires de l’organisme. Voici les fonctions habituelles qui lui incombent :

• Créer une atmosphère positive durant les réunions afin de permettre à tous les membres du conseil de travailler en harmonie et de participer à la prise de décisions.
• Déléguer à des comités ou à d’autres membres dirigeants les décisions quant au lieu des réunions et aux autres détails nécessaires. Superviser le processus pour s’assurer que les tâches soient accomplies de façon satisfaisante.
• Consulter le ou la secrétaire, le personnel et les personnes qui président les comités pour préparer l’ordre du jour avant les réunions.
• Exprimer le vote prépondérant en cas d’égalité des voix (selon les directives prévues dans l’acte constitutif).
• Diriger les réunions en assumant les tâches suivantes :
• donner la parole à une seule personne à la fois;
• coordonner la discussion et s’assurer que les membres du conseil ne s’éloignent pas du sujet;
• donner ou résumer des faits ou des détails, au besoin;
• lire clairement chaque motion avant le vote, annoncer le résultat du vote et surveiller la procédure de vote, par exemple la désignation de directeurs ou directrices de scrutin, au besoin.

• Si le président ou la présidente désire participer à la discussion, il convient de demander à la personne qui occupe la vice-présidence ou à un membre suppléant du conseil de présider alors la réunion. Il n’est pas recommandé de donner son opinion lorsqu’on préside.
• Veiller à ce que les personnes les plus compétentes et les plus efficaces soient nommées aux comités importants qui font le travail de l’organisme.
• Rencontrer le comité exécutif entre les réunions mensuelles du conseil afin de prendre toutes les décisions administratives nécessaires, selon les directives du conseil.
• Représenter l’organisme auprès des fournisseurs de fonds.
• Agir comme signataire autorisé pour l’organisme.
• Remplir une fonction honorifique lors des réceptions et des activités de l’organisme.

Suggestions pour la personne occupant la présidence

• Commencez les réunions à l’heure prévue et dirigez les débats de manière professionnelle. Levez la séance à l’heure fixée. Faites approuver l’ordre du jour par le conseil au début de la réunion.
• Arrivez avant la réunion pour vérifier le matériel et la disposition de la pièce, et pour revoir l’ordre du jour avec les autres membres dirigeants.
• Familiarisez-vous avec les règles de procédure et toutes les variantes de ces règles qui figurent dans les règlements administratifs de votre organisme.
• Dirigez les réunions avec tact, fermeté et équité. Il n’est pas conseillé de chuchoter avec les autres membres dirigeants pendant que vous présidez.
• N’oubliez pas que les membres du conseil ont tous le même droit de parole; au besoin, déclarez poliment, mais fermement aux membres que leurs commentaires sont irrecevables.

Vice-présidence

Voici les fonctions habituelles qui incombent à la personne occupant la vice-présidence :

• Connaître les tâches incombant à la personne qui occupe la présidence. Remplacer cette personne quand elle est absente ou quand elle lui demande de présider la réunion.
• Aider la personne occupant la présidence chaque fois que c’est possible.
• Assumer les tâches qui lui sont confiées par l’organisme et, habituellement, présider au moins un comité important.
• Remplacer sur demande la personne qui occupe la présidence lors de démarches importantes et d’autres activités.
• Assumer la présidence du conseil, si le président ou la présidente quitte ses fonctions. Habituellement, l’acte constitutif renferme une clause au sujet de la succession à la présidence.
• Agir comme signataire autorisé de l’organisme.
• Assurer la formation continue des membres du conseil.

Secrétaire

Voici les fonctions habituelles qui incombent à la personne occupant le poste de secrétaire :

• S’occuper du livre des procès-verbaux, des lettres et des autres dossiers de l’organisme, et les conserver en lieu sûr.
• Distribuer aux membres du conseil des copies du procès-verbal et de l’ordre du jour avant la date prévue de la réunion.
• Obtenir les rapports écrits des personnes qui président les comités et en assurer la distribution, comme il convient.
• Conserver les dossiers et les archives de l’organisme, y compris les lettres, demandes de fonds, rapports annuels, mémoires et propositions, pour les futurs membres du conseil.
• Recevoir la correspondance, en prendre connaissance puis en discuter avec le membre dirigeant pertinent.
• Informer la personne occupant la présidence des affaires courantes.
• Prendre note des motions et des décisions lors des réunions. Il lui revient aussi de joindre les rapports des comités au procès-verbal.
• S’asseoir à la table de direction, près de la personne occupant la présidence.
• Sur demande de la personne occupant la présidence, lire toutes les lettres pertinentes adressées à l’organisme.
• Présider la réunion en cas d’absence des personnes occupant la présidence et la vice-présidence; désigner alors une personne pour jouer le rôle de secrétaire pendant la réunion en question.
• Se lever :
• pour lire le procès-verbal de la réunion précédente;
• pour lire les lettres reçues.
• Participer, quand il convient, à la discussion et au vote.
• Agir comme signataire autorisé de l’organisme.

Suggestions pour la personne occupant le poste de secrétaire

Vous devriez inscrire dans le procès-verbal les renseignements suivants :

• le genre de réunion (ordinaire ou extraordinaire);
• le nom de l’organisme;
• la date et l’endroit de la réunion;
• les présences (nombre de membres et de personnes invitées ainsi que leurs noms);
• une déclaration indiquant si le procès-verbal de la réunion antérieure a été lu et adopté;
• toutes les questions discutées, y compris les motions présentées, les noms des personnes qui ont proposé et appuyé chaque motion, si la motion a été adoptée ou rejetée;
• les comités constitués, y compris les noms de leurs membres et leur mandat;
• une énumération des lettres étudiées durant la réunion;
• tout élément spécial de la réunion, par exemple le programme;
• l’heure de la clôture;
• l’heure et l’endroit de la prochaine réunion, s’ils ne sont pas prévus dans les règlements administratifs de l’organisme.

REMARQUE : Les grands conseils ont parfois du personnel rémunéré qui prend les notes durant les réunions, rédige le procès-verbal et fait le travail pratique de l’organisme. La personne qui occupe le poste de secrétaire joue alors davantage un rôle de supervision; elle veille à ce que le personnel s’acquitte des tâches de secrétaire du conseil.

Trésorier ou trésorière

Voici les fonctions habituelles qui incombent à la personne occupant le poste de trésorier ou trésorière :

• Garder en lieu sûr les fonds de l’organisme, de préférence dans un compte à la banque ou à la caisse populaire, selon les directives de l’organisme.
• Agir comme cosignataire des chèques avec un autre membre dirigeant (habituellement, la personne occupant la présidence).
• Conserver des dossiers exacts de toutes les sommes reçues et dépensées pour tenir constamment à jour les registres financiers de l’organisme.
• Acquitter les factures approuvées par l’organisme.
• Présenter régulièrement un état financier lors des réunions mensuelles du conseil d’administration et du comité exécutif.
• Présenter un rapport annuel indiquant les sommes reçues, les paiements effectués et le solde en caisse. La personne occupant la présidence propose l’adoption du rapport, ce qui a pour effet de le faire approuver.
• Superviser l’élaboration du budget de l’organisme et sa présentation au conseil aux fins d’étude et d’approbation.
• Contrôler le budget puis informer le conseil des dépenses et des problèmes à venir ainsi que de toute autre question concernant la gestion financière.
• Veiller à ce que les fournisseurs de fonds, les membres de l’organisme, les gouvernements et les organismes gouvernementaux reçoivent en temps opportun des rapports financiers exacts.
• Recommander au conseil d’administration une personne ou une société qualifiée pour faire la vérification comptable. Organiser tous les trois ans une série d’entrevues pour choisir une personne ou société compétente.

Si un membre du personnel de l’organisme est responsable de la gestion financière, le trésorier ou la trésorière peut consacrer moins de temps aux activités financières courantes. Toutefois, le trésorier ou la trésorière devrait avoir les compétences nécessaires pour s’acquitter des tâches énumérées auparavant. Le trésorier ou la trésorière rend des comptes au conseil pour que celui-ci puisse assurer l’intégrité financière de l’organisme. Un des principaux rôles du trésorier ou de la trésorière est de superviser la vérification indépendante des livres comptables de l’organisme.

Fiche

• Board Member Checklist (PDF) (en anglais seulement)
• Board or Committee Member Self-Evaluation (PDF) (en anglais seulement)
• Chairperson Self-Evaluation (PDF) (en anglais seulement)