Public Service Commission Policies

Médias sociaux

 

Objet

Fournir une orientation et décrire les attentes sur l'utilisation des médias sociaux pour s'assurer que les employés se comportent d'une manière conforme à leur fonction et à leur rôle de fonctionnaire.


Énoncé de politique

Les médias sociaux offrent un outil précieux pour fournir de l'information, faire connaître les programmes et services du gouvernement du Manitoba et communiquer avec les intervenants et le public.
Si la présente politique met l'accent sur l'utilisation responsable des médias sociaux, la Division des communications et de la mobilisation offre des services de planification des médias sociaux. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter les lignes directrices sur l'utilisation des médias sociaux à des fins gouvernementales (en anglais seulement et accès à l'intranet requis).
Les obligations des employés énoncées dans le Règlement sur les serments ou affirmations solennelles d'entrée en fonction, la politique sur l'utilisation des réseaux par les employés (en anglais seulement et accès à l'intranet requis), la politique sur les conflits d'intérêts et le Code de conduite du gouvernement du Manitoba s'appliquent en tout temps lorsque les employés utilisent les médias sociaux à des fins officielles, à des fins liées à l'emploi ou à des fins personnelles (voir les définitions ci-dessous).

EXIGENCES GÉNÉRALES

  • Les employés ne doivent pas afficher, commenter ou divulguer des renseignements ou des questions confidentiels concernant le gouvernement ou le ministère, la direction ou l'organisme dans lequel ils travaillent, ni des renseignements dont ils ont connaissance uniquement dans le cadre de leur emploi.
  • Les employés ne doivent pas divulguer des renseignements, prendre des engagements ou participer à des activités au nom du gouvernement du Manitoba en ligne, à moins d'y être autorisés par une autorité gouvernementale désignée.
  • Les employés doivent savoir que les pensées personnelles qu'ils publient en ligne, même sur un compte personnel, pendant les heures de travail ou en dehors des heures de travail, peuvent être comprises à tort comme exprimant les positions ou les opinions du gouvernement du Manitoba. Les employés sont invités à faire preuve de prudence et à demander conseil à leur superviseur s'ils doutent du caractère approprié d'une communication prévue.
  • Toutes les conversations sur les réseaux sociaux doivent être considérées comme publiques plutôt que privées. Tous les messages, photos, commentaires, etc. publiés sur Internet peuvent être permanents malgré les efforts déployés pour les supprimer.
  • Les employés sont tenus responsables de ce qu'ils affichent en ligne, même lorsqu'ils présentent un avertissement du type « les opinions exprimées sont les miennes » ou une formule équivalente. Une conduite inappropriée dans l'utilisation des médias sociaux, susceptible de jeter le discrédit sur l'employeur ou les employés du gouvernement, peut faire l'objet d'une enquête ou exposer à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.
  • Les employés ne doivent pas faire la promotion croisée de comptes de médias sociaux personnels sur les outils de communication du gouvernement du Manitoba (p. ex. indiquer un compte Twitter personnel dans leur signature de courriel du gouvernement).
  • Toutes les demandes de déclarations ou d'entrevues de la part des médias doivent être transmises à la Division des communications et de la mobilisation.

 

Objectifs

  • Faire connaître et faire comprendre aux employés et aux superviseurs les exigences et les attentes en matière d'utilisation des médias sociaux.
  • Minimiser les risques pour la sécurité, les problèmes juridiques et les atteintes à la réputation des employés et de l'employeur en invitant à des prises de décisions responsables et en sensibilisant aux comportements interdits dans l'utilisation des médias sociaux.
  • Offrir aux superviseurs les connaissances, les outils et le soutien nécessaires pour répondre aux préoccupations liées aux médias sociaux.


Principes

Conformément à la Loi sur la fonction publique et au Code de conduite du gouvernement du Manitoba, les employés doivent se comporter de manière à préserver la confiance du public et à respecter les valeurs d'une fonction publique éthique.


Application

La présente politique s'applique aux employés de la fonction publique centrale, au personnel des hauts fonctionnaires de l'Assemblée (paragraphes 58(1) et 58(2) de la Loi sur la fonction publique) et au personnel politique (paragraphe 6.5(1)(f) du Règlement sur la fonction publique) et s'applique à l'utilisation des médias sociaux à des fins officielles, à des fins liées à l'emploi et à des fins personnelles.


Responsabilités

Employés

  • Respecter les politiques, les normes et les lignes directrices gouvernementales quand ils utilisent les médias sociaux.
  • Transmettre rapidement à leur gestionnaire leurs préoccupations liées aux médias sociaux.
  • Demander et obtenir l'approbation de la direction du ministère et de la Division des communications et de la mobilisation avant d'ouvrir tout compte de média social à des fins officielles ou à des fins liées à l'emploi.
  • Collaborer à la résolution de situations impliquant l'utilisation des médias sociaux.
  • Faire preuve de prudence et de discrétion pour nouer des contacts sur les médias sociaux ou des liens sociaux avec les clients.

Superviseurs

  • Évaluer les préoccupations des employés et trouver des solutions raisonnables à ces préoccupations en temps opportun.
  • Documenter les préoccupations exprimées par les employés et les mesures prises pour résoudre les problèmes.
  • Mettre en œuvre les solutions en temps opportun et les surveiller.
  • Consulter la Division des communications et de la mobilisation, les intervenants en ressources humaines ou la Division des relations avec la main-d'œuvre, au besoin.

Autorité responsable du personnel (sous-ministre ou son représentant)

  • Assumer la responsabilité de la gestion de la main-d'œuvre du ministère, et notamment superviser l'assiduité, la conduite et le rendement des employés du ministère (paragraphe 27(1) de la Loi sur la fonction publique).
  • Veiller à ce que les attentes relatives à la politique soient communiquées à tout le personnel.
  • Examiner et autoriser les demandes d'utilisation des médias sociaux à l'appui des objectifs ministériels et de la stratégie de communication globale du ministère.

Intervenants en ressources humaines

  • Conseiller les gestionnaires et les employés sur l'interprétation et l'application de la présente politique.
  • Appuyer au besoin la résolution de problèmes.

Division des communications et de la mobilisation

  • Diriger la stratégie et la pratique en matière de médias sociaux dans tous les ministères.
  • Examiner et autoriser les demandes d'utilisation des médias sociaux à l'appui des objectifs ministériels, des stratégies de communication globale et des pratiques exemplaires.
  • Tenir à jour une liste des comptes de médias sociaux approuvés par le gouvernement et liés à l'emploi, y compris les identifiants de connexion pour tous les comptes appartenant au gouvernement.

 

Définitions

Employé : aux termes de la Loi sur la fonction publique, s'entend des particuliers employés dans la fonction publique. Sauf indication contraire, la présente définition vise également les gestionnaires et les cadres.
Médias sociaux : désignent les plateformes et les sites de médias sociaux du gouvernement du Manitoba et hébergés par des tiers accessibles au public. Ils comprennent, sans s'y limiter, les réseaux sociaux, les plateformes de partage de fichiers vidéo et photo et de signets, les blogues, les microblogues, les balados, les wikis et d'autres outils similaires. Les médias sociaux désignent également les outils en ligne en libre accès utilisés pour produire, afficher et interagir au moyen de textes, d'images, de vidéos et d'enregistrements audio dans des buts de communication, de partage, de collaboration ou de création des réseaux.
Ministère : s'entend au sens de la Loi sur l'organisation du gouvernement.

Sous-ministre : s'entend de la personne nommée en application du paragraphe 33(2) de la Loi sur la fonction publique à titre de sous-ministre d'un ministère.

Superviseur : s'entend des employés – y compris des gestionnaires et des cadres – responsables de superviser un ou plusieurs autres employés.

Utilisation des médias sociaux à des fins liées à l'emploi : désigne l'utilisation autorisée des médias sociaux par un employé ou un secteur de programme d'un ministère dans le cadre de responsabilités professionnelles et à l'appui des objectifs ministériels (p. ex. communication avec les intervenants ou le public concernant des questions d'intérêt public ou de sécurité). Les comptes de médias sociaux liés à l'emploi doivent être associés à une adresse courriel gouvernementale, et des mesures doivent être prises pour s'assurer que plusieurs employés, y compris la Division des communications et de la mobilisation, ont accès au compte. Ces comptes sont la propriété du gouvernement du Manitoba. Ils demeurent la propriété du gouvernement du Manitoba même si les employés du gouvernement désignés pour gérer le compte quittent le gouvernement.

Le compte LinkedIn personnel d'un employé n'est pas un compte lié à l'emploi.

Utilisation des médias sociaux à des fins officielles : désigne l'utilisation des médias sociaux dans le but de communiquer au nom d'un secteur de programme du gouvernement du Manitoba. Ce type d'utilisation comprend les comptes de médias sociaux avec une photo de profil officielle du gouvernement du Manitoba ou mis à jour par des employés désignés du gouvernement dans le cadre de leur fonction au sein du gouvernement. Ces comptes sont la propriété du gouvernement du Manitoba. Ils demeurent la propriété du gouvernement du Manitoba même si les fonctionnaires désignés pour gérer le compte quittent le gouvernement. Veuillez consulter les lignes directrices sur l'utilisation des médias sociaux à des fins gouvernementales de la Division des communications et de la mobilisation (en anglais seulement et accès à l'intranet requis) pour obtenir de plus amples renseignements sur l'utilisation des médias sociaux à des fins officielles.

Utilisation des médias sociaux à des fins personnelles : désigne l'utilisation par un employé des médias sociaux à des fins sociales, éducatives, professionnelles ou autres, au moyen d'un compte associé à une adresse courriel personnelle. Les employés ne doivent pas utiliser un nom de compte, un pseudonyme, un identifiant, une photo de profil ou un nom d'utilisateur qui les identifie en fonction de leur poste ou de leur titre professionnel ou comme employé du gouvernement du Manitoba. Les comptes de médias sociaux personnels ne doivent pas être associés à une adresse courriel gouvernementale et sont considérés comme la propriété de l'employé en tout temps. Veuillez noter que les comptes de médias sociaux personnels, p. ex. LinkedIn, même s'ils sont utilisés à des fins de perfectionnement professionnel, ne doivent pas utiliser de logo du gouvernement du Manitoba et ne doivent pas exprimer – ou être perçus comme exprimant – des messages au nom du gouvernement du Manitoba.

 

Conformité et non‑conformité

Toute violation de la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.


Processus d'examen

Il incombe aux sous-ministres de respecter la présente politique au sein de leur organisation et de veiller à ce que toute violation de celle-ci soit traitée.

La Commission de la fonction publique peut examiner les infractions à la Loi sur la fonction publique, au Code de conduite ou à une politique de gestion de la main-d'œuvre et enquêter sur ces infractions.


Politiques connexes

Loi sur les divulgations faites dans l'intérêt public (protection des divulgateurs d'actes répréhensibles)
Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée
Loi sur les renseignements médicaux personnels
Politique sur l'utilisation du réseau par les employés (en anglais seulement et accès à l'intranet requis)
Énoncé de politique sur l'utilisation de la technologie (en anglais seulement)
Code de conduite du gouvernement du Manitoba
Politique sur les conflits d'intérêts
Politique relative au respect en milieu de travail
Lignes directrices sur l'utilisation des médias sociaux à des fins gouvernementales de la Division des communications et de la mobilisation (en anglais seulement et accès à l'intranet requis)
Politique sur Internet et les médias sociaux de la Division des communications et de la mobilisation (en anglais seulement et accès à l'intranet requis)


Références

Loi sur la fonction publique
Règlement sur la fonction publique
Règlement sur les serments ou affirmations solennelles d'entrée en fonction


Calendrier d'examen et de révision de la politique

L'administration et la mise en œuvre de la présente politique feront l'objet d'un examen, qui s'étendra aussi aux documents procéduraux et aux formulaires connexes, conformément au calendrier d'examen de la politique établi par la Commission de la fonction publique.


Demandes de renseignements relatives à la politique

Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour toute question concernant la présente politique, veuillez communiquer avec :
Commission de la fonction publique
Téléphone : 204 945 2332
Numéro sans frais : 1 800 282 8069 (poste 2332)
ATS : 204 945 1437
Courriel : psc@gov.mb.ca

 

Version entrée en vigueur le : 17 juin 2022
Politique originale publiée le : 15 septembre 2015