Registre en ligne des services de garde d’enfants Guide des fournisseurs de services (guide complet)

Registre en ligne des services de garde d’enfants Guide des fournisseurs de services (PDF)

Ce guide vous aidera à créer un compte dans le Registre, un outil convivial qui vous permettra d’accéder à votre liste d’attente en ligne et de la gérer, en tant que fournisseur de services de garderie autorisé. Apprenez comment créer votre compte de fournisseur dans le Registre en lisant toutes les sections de ce guide ou rendez-vous directement à la section de votre choix grâce à l’index qui suit.

  1. À propos du Registre
  2. Première ouverture de session
  3. Nom d’utilisateur ou mot de passe oubliés
  4. Entente de confidentialité à l’intention des fournisseurs de services de garderie
  5. Mon établissement et mes programmes
  6. Utilisation de ma liste d’attente
  7. Ma Liste
  8. Le Registre pour les familles
  9. Coordonnées du personnel de soutien du Registre

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Cherchez cette icône pour trouver des conseils utiles.
 
 
 

1. Au sujet du Registre et de la garde d’enfants au Manitoba 

Le Registre en ligne des services de garde d’enfants a été créé pour aider les familles à chercher des garderies autorisées au Manitoba. Les familles peuvent obtenir une liste de fournisseurs de garderie en fonction de l’adresse ou de l’endroit qui les intéresse et du type de programme auquel leur enfant a droit. Le Registre est la manière la plus simple, pour les familles, d’ajouter leur enfant à votre liste d’attente et de maintenir leurs coordonnées à jour. Il permet aussi aux familles de voir des renseignements sur votre programme et d’obtenir vos coordonnées.   

 Exclamation PointLes familles savent que s’inscrire au Registre ne leur garantit pas qu’elles trouveront une place de garderie à la date à laquelle elles en auront besoin.

   

Le Registre est une bonne alternative à la tenue d’une liste d’attente sur papier. Il vous faudra recueillir les mêmes renseignements, mais vous pourrez trier facilement votre liste d’attente afin d’ordonner les enfants en fonction de leur âge, de la date à laquelle vos services seront requis, de la date à laquelle l’enfant a été ajouté à la liste d’attente, de l’école que l’enfant fréquente et de plusieurs autres critères. Cela donne à votre liste la flexibilité requise pour tous vos programmes et elle convient à tous les types d’établissements et de places de garderie.

Le Registre dispose aussi d’une fonction qui aide les fournisseurs qui utilisent une liste d’attente sur papier à faire la transition vers une liste d’attente en ligne. Cela est expliqué plus en détail plus loin dans ce guide.    

Vous gérez votre propre liste

Le Registre est un outil que les familles utilisent pour ajouter leur enfant sur votre liste d’attente et pour vous fournir leurs coordonnées. Chaque fournisseur de services de garderie gère sa propre liste et accepte un enfant en se basant sur ses propres politiques et procédures. Le Programme d’apprentissage et de garde des jeunes enfants ne joue aucun rôle dans le processus d’inscription.

Si vous avez fait un changement dans votre liste d’attente et que celui-ci doit être annulé, le personnel du Registre communiquera avec vous avant de faire quoi que ce soit.

Exclamation PointNous pourrions communiquer avec vous pour discuter de l’état de la demande de services pour un enfant figurant sur votre liste d’attente
 
 

2. Première ouverture de session

Lorsqu’un nouvel établissement de garde d’enfants autorisé ouvre, le personnel de soutien du Registre ajoutera le nom de cet établissement au Registre. Dès que votre établissement est dans le système, les familles pourront le trouver en ligne et ajouter leur enfant à votre liste d’attente. Lorsque votre établissement aura été ajouté au registre, vous recevrez un avis par courriel et nous vous demanderons de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe afin d’avoir accès à votre liste.
 
Exclamation PointSi vous gérez plusieurs listes d’attente, vous aurez besoin d’un nom d’utilisateur unique pour chacune d’elles. Vous pouvez toutefois utiliser le même compte de courrier électronique pour enregistrer chacun des noms d’utilisateur requis.
 

L’adresse Web pour accéder aux listes d’attente, dans le Registre, est : www.gov.mb.ca/fs/childcare/centres_homeproviders/occr_provider/index.fr.html

 

Light BulbC’est un bon moment pour ajouter, dans votre navigateur, un signet vers cette page. Ainsi, vous pourrez facilement y retourner par la suite. La technique pour ajouter un signet est légèrement différente, selon le navigateur que vous utilisez.

Dans Internet Explorer : les signets sont appelés des favoris. Utilisez le raccourci Ctrl-D ou cliquez sur « Ajouter aux Favoris » dans le menu déroulant « Favoris ».

Dans Chrome, Safari et Firefox : Utilisez Ctrl-D (ou z-D sur un Mac), cliquez sur l’étoile à côté de votre barre d’adresse ou cliquez sur « Bookmark this Page » dans le menu « Bookmark », ou encore sur « Ajoutez cette page aux Favoris », dans le menu « Favoris » (Chrome), ou encore sur « Ajouter un signet », dans le menu « Signets » (Safari), ou encore sur « Marquer cette page » dans le menu « Marque-pages » (Firefox).

 

Sur la première page, vous trouverez une brève introduction sur le Registre et des liens pour accéder aux listes d’attente et à d’autres outils pour aider les utilisateurs. Cliquez sur pour continuer.

Sur la page suivante, cherchez le lien intitulé Ouverture de session dans la barre d’outils verte et cliquez sur ce lien pour continuer. Cela vous conduira à la page d’ouverture de session de « Ma liste d’attente ».



Sur cette page, vous pouvez ouvrir une session si vous avez déjà un compte, récupérer votre nom d’utilisateur, réinitialiser votre mot de passe ou créer un nouveau compte.

Commençons par créer un nouveau compte. Cliquez sur le lien « Nouvel utilisateur? » pour commencer.

 

 

Dès que vous aurez cliqué sur le lien « Nouvel utilisateur? », le formulaire de création de comptes va s’afficher à l’écran.

Vous devez d’abord créer un nom d’utilisateur unique. Vous pouvez cliquer sur « Vérifier la disponibilité » pour voir si le nom que vous avez choisi a déjà été enregistré par quelqu’un d’autre.

Ensuite, inscrivez votre adresse de courriel. Si vous avez une adresse de courriel que vous utilisez uniquement pour votre établissement, nous vous suggérons d’utiliser cette adresse plutôt qu’une adresse personnelle.

Ensuite, vous devrez créer un mot de passe. Vous devez utiliser certains caractères pour faire en sorte que votre mot de passe soit sécuritaire. Vous trouverez les exigences relatives aux mots de passe au début du formulaire « Créer un compte ». 

Light BulbVous avez du mal à créer un mot de passe?
Vous pouvez toujours communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide, ou vous pouvez aller en ligne pour trouver des guides qui vous expliqueront comment créer des mots de passe sécuritaires et faciles à retenir.

Entrez votre mot de passe dans les champs « Mot de passe » et « Confirmation du nouveau mot de passe ». Cette vérification a pour but de s’assurer que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe lorsque vous avez entré le mot de passe.
Maintenant, choisissez une question de sécurité et fournissez la réponse à cette question. Vous pouvez choisir l’une des questions de la liste ou créer votre propre question.  

Pour finir, vous devez effectuer la Vérification textuelle. Il s’agit d’un outil de sécurité utilisé dans de nombreux formulaires Web. Tapez exactement le code alphanumérique (code avec des lettres ou des chiffres) que vous voyez, dans le champ situé sous le code. La case est importante (il faut respecter les minuscules et les majuscules) et vous ne devez pas mettre d’espaces. Si vous ne parvenez pas à déchiffrer les lettres ou les chiffres, cliquez sur le bouton   et le  code affiché changera. Vous pouvez cliquer plusieurs fois, jusqu’à ce que vous arriviez à lire le code proposé. 

Enfin, cliquez sur Créer un compte et le système téléchargera la dernière étape de création de comptes pour les nouveaux utilisateurs.


   
Cette dernière étape établira un lien entre votre nom d’utilisateur et la liste d’attente de votre établissement. Cette étape ne se fait qu’une seule fois, lors de votre première ouverture de session.

 

Entrez le Numéro de l’établissement et le NIP (numéro d’identification personnel) que vous avez reçu dans l’invitation à utiliser le Registre en ligne des services de garde d’enfants que vous avez reçue.

 

Si vous n’avez plus ce courriel, ou si vous avez oublié votre NIP, veuillez communiquer avec nous et nous vous renverrons ce courriel.

 

Dès que vous cliquez sur Sauvegarder, votre nouveau compte sera créé. Vous avez maintenant ouvert une session et pouvez consulter votre liste d’attente.

3. Nom d’utilisateur ou mot de passe oubliés       

Nous vous recommandons de conserver votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans un endroit sûr. Si vous oubliez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, le Registre contient les outils dont vous avez besoin pour récupérer cette information par vous-même. Tant que vous vous souvenez de l’adresse de courriel que vous avez utilisée pour créer votre compte, vous pourrez récupérer les renseignements qui vous permettront d’ouvrir une session.

Si vous avez oublié votre nom d’utilisateur, utilisez les étapes suivantes pour le récupérer.

Sur la page d’ouverture de session, cliquez sur le lien « Nom d’utilisateur oublié? » qui est encerclé sur l’image suivante.


   


Cela ouvrira le formulaire intitulé « Envoyer le nom d’utilisateur ».

Entrez votre  adresse de courriel et le code de vérification textuelle (comme indiqué à gauche). De nouveau, si les lettres ou les chiffres ne sont pas assez clairs, utilisez le bouton  pour changer le code, et faites cela jusqu’à ce que vous puissiez lire le code affiché.

Cliquez sur le bouton « Envoyer le nom d’utilisateur » et vous recevrez un courriel avec la liste des noms d’utilisateur associés à cette adresse de courriel.

Maintenant que vous avez votre nom d’utilisateur, vous pouvez l’utiliser pour ouvrir une session avec votre mot de passe.


Si vous avez oublié votre mot de passe, suivez les étapes suivantes pour le réinitialiser.

Sur la page d’ouverture de session, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié? » qui est encerclé sur l’image suivante.

 



Cela ouvrira le formulaire intitulé « Réinitialiser votre mot de passe ».
Entrez votre nom d’utilisateur et votre adresse de courriel dans les champs fournis à cet effet. Ensuite, entrez le code de vérification textuelle. De nouveau, si les lettres ou les chiffres ne sont pas assez clairs, utilisez le bouton  pour changer le code, et faites cela jusqu’à ce que vous puissiez lire le code affiché.


Cliquez sur le bouton « Réinitialiser le mot de passe » et vous recevrez un courriel contenant un mot de passe temporaire.


Retournez à la page d’ouverture de session et utilisez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour ouvrir une session.

Lorsque vous ouvrez une session pour la première fois après avoir réinitialisé votre mot de passe, le système vous demandera de le changer. Les règles de création du mot de passe sont les mêmes que celles qui s’appliquent lorsque vous créez votre compte pour la première fois. Le mot de passe devra avoir une longueur minimale de 8 caractères et il devra contenir au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule et un nombre ou un symbole.

Votre mot de passe temporaire ne fonctionne pas?

Assurez-vous de saisir le mot de passe exactement comme il est écrit. La case est importante (vous devez respecter les MAJUSCULES et les minuscules employées dans le mot de passe). Si vous copiez et collez le mot de passe, assurez-vous de ne copier que ce dernier, sans espaces avant ou après.

Si votre mot de passe ne fonctionne toujours pas, essayez de réinitialiser le mot de passe de nouveau.

Est-ce que le système demande un autre NIP?
Si c’est le cas, communiquez avec nouset nous vous enverrons un nouveau NIP.

 

 

4. Entente de confidentialité à l’intention des fournisseurs de services de garderie

Chaque fois que vous ouvrirez une session pour accéder à votre compte dans le Registre en ligne des services de garde d’enfants, vous devrez accepter les conditions d’une Entente de confidentialité. En résumé, le personnel n’utilisera les renseignements qui figurent dans votre liste d’attente que pour communiquer avec les familles afin d’obtenir des renseignements sur leurs besoins de garde d’enfant. Ces renseignements ne seront communiqués à personne d’autre, à moins d’avoir le consentement écrit (la permission) des parents ou des tuteurs.

Les membres du personnel qui utilisent la liste d’attente sont soumis aux mêmes conditions chaque fois qu’ils ouvrent une session. Vous pouvez consulter l’entente ici :

Entente de confidentialité à l’intention des fournisseurs de services de garderie
AVIS CONCERNANT LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

  • Le Registre en ligne des services de garde d’enfants est un programme du ministère des Familles du Manitoba (« le Ministère ») qui vise les parents ou les tuteurs et les fournisseurs de services de garderie autorisés du Manitoba.
  • Le Ministère a recueilli des renseignements personnels des parents ou des tuteurs dans le but de traiter et d’administrer leurs demandes de services de garderie pour leurs enfants dont le nom figure sur les listes d’attente des fournisseurs qu’ils ont choisis, ces derniers étant des fournisseurs de garderie autorisés en vertu de la Loi sur la garde d’enfants du Manitoba.
  • Les renseignements personnels fournis par les parents ou les tuteurs seront communiqués aux fournisseurs de services de garderie autorisés qui ont été sélectionnés par les parents ou les tuteurs sur leur formulaire de demande.
  • En remplissant leur formulaire de demande, les parents et les tuteurs déclarent et garantissent au Ministère qu’ils ont l’autorité de donner leur consentement au nom de chaque personne pour laquelle ils ont fourni des renseignements personnels, telle un conjoint et un enfant.
  • La collecte des renseignements personnels figurant sur le formulaire de demande des parents et des tuteurs est autorisée en vertu de l’alinéa 36(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, car cette information est nécessaire au fonctionnement du Registre en ligne des services de garde d’enfants et a été recueillie à cette fin.
  • Vous pouvez envoyer vos questions au Programme d’apprentissage et de garde des jeunes enfants du Manitoba par courriel à onlinechildcareregistry@gov.mb.ca ou par téléphone au 1 888 213-4754 (sans frais).
  • Veuillez noter qu’en tant que fournisseur de services de garderie sélectionné, si vous communiquez avec un parent ou un tuteur pour obtenir de plus amples renseignements personnels sur sa personne ou sur un enfant ou une autre personne, la collecte, l’utilisation et la communication de cette information sont régies par votre politique de confidentialité.
  • Le Ministère n’est pas responsable des pratiques de protection des renseignements personnels des fournisseurs de services de garderie autorisés.

CONFIDENTIALITÉ, lignes directrices à l’intention des fournisseurs de services de garderie

  • Le titulaire de licence garde à titre strictement confidentiel les renseignements qui concernent un enfant ou sa famille; toutefois :
  • les parents ou les tuteurs de l’enfant ont accès à ces renseignements sur demande;
  • les renseignements peuvent être communiqués avec le consentement écrit des parents ou tuteurs de l’enfant, ou conformément aux dispositions d’un texte de loi ou d’une ordonnance d’un tribunal.

Ligne directrice

  • Les garderies devraient établir des politiques afin de s’assurer que les renseignements écrits et verbaux concernant un enfant ou sa famille demeurent confidentiels en tout temps. Cela inclut les renseignements détenus et communiqués au fournisseur de services de garderie au moyen du Registre en ligne des services de garde d’enfants – gestionnaire des listes.
  • Les renseignements copiés ou reproduits à partir du Registre en ligne des services de garde d’enfants – gestionnaire des listes, et détenus par le fournisseur de services de garderie, sont sujets à la politique de confidentialité de ce fournisseur.
  • Une garderie ou un fournisseur de services de garderie ne doit pas discuter d’un enfant ou de sa famille avec une autre garderie ou un autre fournisseur de services de garderie.
  • Aucun renseignement sur une famille ou un enfant ne peut être communiqué à une autre garderie ou à un autre fournisseur de services de garderie sans le consentement écrit des parents ou des tuteurs.
  • Toute question concernant la divulgation de renseignements devrait être discutée avec le coordonnateur des services de garderie.

Pratique exemplaire

  • La garderie ou la garderie à domicile a une politique de confidentialité écrite.
  • Tous les membres du conseil d’administration, du comité consultatif des parents, du personnel de la garderie, et tous les suppléants, stagiaires et bénévoles, doivent connaître, comprendre et signer la politique de confidentialité écrite de la garderie.
  • Le directeur et le conseil de direction ou d’exploitation respectent les autres lois en matière de protection des renseignements personnels, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral.
  • La publication Privacy Policy Resources for Child Care Facilities de la Manitoba Child Care Association est utilisée pour veiller au respect de la législation fédérale en ce qui concerne la protection des renseignements personnels.

5. Mon établissement et mes programmes

Mon établissement
Après avoir ouvert une session dans le Registre et avoir accepté l’Entente de confidentialité, vous serez dirigé vers la page « Mon établissement ». Pour naviguer dans votre compte, utilisez le menu qui apparaît dans la barre verte en haut de la page.

Sur cette page, vous trouverez tous les renseignements relatifs à votre établissement dont la plupart sont visibles pour les familles lorsqu’elles accèdent à votre profil dans le Registre. Sur cette page, vous pouvez changer votre numéro de téléphone et de télécopieur et l’adresse de votre site Web. Si vous offrez des services de garderie à domicile, vous pouvez aussi choisir de cacher votre adresse et votre nom dans les outils de recherche destinés aux parents. Pour modifier toute autre information, veuillez communiquer avec nous.

Si vous faites des changements, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Sauvegarder » qui se trouve en bas de la page.

Mes programmes
La page « Mes programmes » permettra de montrer aux familles les programmes que votre établissement est autorisé à offrir. Si vous souhaitez faire des corrections aux programmes, veuillez communiquer avec nous. Vous n’avez pas la possibilité de changer quoi que ce soit sur cette page, car les renseignements qui s’y trouvent vous sont présentés pour information seulement. Veuillez noter que les places visées par une licence provisoire ne figureront pas dans le Registre.

Les heures et jours disponibles pour chaque programme (enfant en bas âge, enfant d’âge préscolaire et enfant d’âge scolaire) ne sont pas visibles pour les familles.

Description de mon établissement
Nous encourageons chaque établissement à fournir une description de ses services afin d’aider les familles à décider si un établissement particulier conviendrait à leur enfant. Lorsque les familles trouvent votre garderie à l’aide de l’outil de recherche, une description apparaît à côté de vos coordonnées. Vous ne pouvez pas voir la description de votre établissement à partir de votre compte, mais le personnel de soutien du Registre peut vous envoyer une copie de cette description et la mettre à jour pour vous.

Si vous souhaitez voir la description actuelle de votre établissement ou la mettre à jour, veuillez communiquer avec nous.

 

Le personnel de soutien du Registre pourrait communiquer avec vous dans le cadre des efforts constants pour tenir à jour les renseignements qui figurent au Registre. Ces renseignements peuvent être vos coordonnées, des descriptions, l’utilisation du Registre ou encore, le personnel pourrait vous demander ce que vous pensez de certaines caractéristiques et possibles mises à niveau.

 

Modifier les renseignements vous concernant
Toute l’information à propos de votre établissement doit être conforme à ce qui figure dans votre licence. Cela comprend les renseignements sur votre établissement ainsi que les types de places de garderie offerts.

6. Utilisation de ma liste d’attente

C’est sur la page « Ma liste d’attente » que vous trouverez toute l’information à propos des enfants et des parents. En haut de la page, vous trouverez des options pour filtrer l’information, ce qui vous permettra de ne voir que certaines parties de votre liste.

Le tableau en bas de la page est la liste d’attente actuelle qui peut être triée. Vous pouvez voir ci-dessous à quoi ressemble cette page. Nous allons vous fournir plus de détail au sujet de chaque option et de chaque colonne.

 

 
 
Tri
 

La liste qui se trouve en bas de la page peut-être triée par colonne. Pour faire un tri en fonction du contenu d’une colonne, cliquez sur l’en-tête de la colonne. Cela permettra de trier la liste en fonction des valeurs contenues dans cette colonne (par ex., avec les noms, le tri se fera en ordre alphabétique). Cliquez de nouveau sur l’en-tête de la colonne pour faire un tri dans l’ordre inverse.

Dans la colonne située le plus à gauche, vous pouvez voir l’image d’un crayon . Il s’agit d’un bouton que vous pouvez utiliser pour changer les cases à cocher des colonnes A et B. Lorsque vous cliquez sur le crayon, cela déverrouille les cases à cocher et vous pouvez y faire des changements. Le crayon est alors remplacé par une disquette  et un panneau d’interdiction . Cliquez sur la disquette  pour enregistrer les changements, ou sur le panneau d’interdiction  pour annuler les changements.

Voyons maintenant les colonnes une par une, ainsi que les renseignements qu’elles contiennent.



A : C’est une colonne pour établir des priorités personnelles. C’est à vous de choisir ce que cette colonne signifie pour vous. Par exemple, vous pouvez cocher cette case si l’enfant a un frère ou une sœur qui reçoit déjà des services dans votre garderie. Cela vous aidera à retrouver les enfants de la liste qui pourraient avoir la priorité par rapport à d’autres enfants, quelle que soit la date à laquelle le nom de l’enfant a été ajouté à liste. Ce drapeau peut aussi être ajouté ou enlevé sur la page de Renseignements sur l’enfant.

B : Une autre colonne pour vous permettre d’établir des priorités personnelles. Elle fonctionne de la même manière que la colonne A.

Besoins particuliers : Dans cette colonne, les familles vous indiqueront si leur enfant a des besoins particuliers. Vous devriez discuter de cela avec la famille, car cela peut vouloir dire plusieurs choses (par ex. des allergies, des besoins alimentaires particuliers, des besoins de soutien additionnel).

Sur liste d’attente antérieure : Cette case à cocher permet à la famille de vous indiquer que son enfant était sur votre ancienne liste d’attente sur papier. Elle permet d’aider à faire la transition entre la liste d’attente sur papier et celle en ligne. N’importe quelle famille peut toutefois dire que son enfant était sur votre ancienne liste d’attente, donc c’est à vous de vérifier ce renseignement. Vous pouvez décocher cela dans votre liste d’attente en cliquant sur le nom de l’enfant, puis en cliquant dans la case « Décocher sur liste d’attente antérieure » dans la page de Renseignements sur l’enfant.

Nom de l’enfant : C’est le nom que la famille vous fournit. Si l’enfant n’est pas encore né, la famille pourrait utiliser Bébé, inconnu, etc.

Âge : C’est l’âge actuel de l’enfant en années et en mois (p. ex., 3.5 = 3 ans et 5 mois).

Programme : Cette colonne indique le programme pour lequel l’enfant est en liste d’attente.

Date requise : C’est la date à laquelle l’enfant aura besoin de services de garderie. Si la date requise est passée, cela veut dire que l’enfant a besoin de services de garderie immédiatement.

Exclamation PointLa date requise n’est pas la date à laquelle l’enfant a été ajouté à la liste d’attente. Une date requise plus ancienne ne veut pas dire que l’enfant a attendu plus longtemps.

Nom de la personne-ressource principale : Il s’agit du nom du parent ou du tuteur de l’enfant avec qui vous devriez communiquer pour discuter d’une place ou demander plus de renseignements.


No de téléphone : Il s’agit du numéro de téléphone que le parent ou le tuteur a fourni pour qu’on puisse le joindre.

  Date d’ajout : C’est la date à laquelle l’enfant a été ajouté sur votre liste d’attente. Plus la date est ancienne, plus longtemps la famille a attendu qu’une place se libère dans votre établissement. Cette date ne change pas si l’enfant grandit et doit passer à un autre programme pour enfants plus âgés. Par exemple, si un enfant atteint l’âge de deux ans pendant qu’il est sur la liste d’attente, il sera automatiquement déplacé vers le programme pour enfants d’âge préscolaire, mais la date d’ajout restera inchangée.


Filtres
En utilisant un filtre, vous pourrez voir uniquement une portion de votre liste d’attente. Cette fonction est utile quand vous avez une place de garderie particulière à remplir ou quand vous devez chercher un enfant qui répond à certains critères. Après avoir réglé vos filtres, cliquez sur le bouton « Recherche » afin d’appliquer ces critères de recherche à votre liste. Lorsque vous voulez voir votre liste au complet, éliminez tous les filtres en cliquant sur « Effacer », puis cliquez de nouveau sur « Recherche ».

Examinons maintenant les options de filtrage et la manière de les utiliser.


Date requise (du/au) : Entrez deux dates pour trouver les enfants qui auront besoin de services de garderie pendant la période choisie (par ex., du 1er janvier 2016 au 1er janvier 2018). Ce filtre est utile quand vous essayez de remplir une place qui est disponible immédiatement.


Âge (de/à) : Entrez deux âges pour trouver les enfants qui appartiennent à un groupe d’âge particulier. Ce filtre est utile pour voir tous les enfants qui sont immédiatement admissibles à un programme particulier.


Nom de famille : Entrez un nom de famille pour trouver un enfant particulier dans votre liste.


Établissement ou organisme des parents : Lorsque les parents s’inscrivent au Registre, ils peuvent déclarer faire partie d’un organisme, d’une entreprise ou d’un groupe. Certains fournisseurs donnent la priorité aux enfants dont les parents appartiennent à certains groupes. Par exemple, la priorité pour le personnel et les étudiants d’une université serait d’avoir des services de garderie sur place.

Fréquente une école : Lors de leur inscription, les familles pourraient indiquer le nom de l’école que leur enfant fréquente ou fréquentera. Certains fournisseurs donnent la préférence aux enfants qui fréquentent certaines écoles.


Heures/jours requis : Les familles doivent indiquer le type de garderie recherché et indiquer quand ils ont besoin de ces services. Cela vous aidera à trouver les enfants admissibles, dans votre liste, ou à découvrir des enfants qui ne sont pas admissibles et qui devront être retirés de votre liste.


Priorité A/B : Ce sont des cases à cocher personnalisables qui vous permettent de mettre en relief certains enfants de votre liste (par ex., un enfant qui a un frère ou une sœur dans votre garderie et qui a la priorité si une place se libère).


Besoins particuliers : Si une famille a indiqué que son enfant avait des besoins particuliers, cette case sera cochée. Cette indication peut vouloir dire plusieurs choses et vous devriez demander plus de détails lorsque vous parlerez avec la famille (par ex. allergies, besoins alimentaires, besoins de soutien additionnel).

Renseignements sur l’enfant
Pour avoir plus de renseignements sur un enfant qui se trouve sur votre liste d’attente, cliquez sur le nom de l’enfant. Cela ouvrira la page de Renseignements sur l’enfant que vous pouvez voir ci-dessous.

Vous pourrez trouver à cet endroit des renseignements additionnels sur l’enfant qui pourraient vous aider à faire des plans. Consultez tous les onglets afin de voir les renseignements disponibles et les mesures que vous pouvez prendre. Vous pourrez savoir si un enfant a un frère ou une sœur, vérifier sa date de naissance, voir s’il y a d’autres coordonnées, ajouter des priorités A ou B, décocher manuellement l’option « Sur liste d’attente antérieure » et même laisser des notes au sujet de l’enfant ou des coordonnées.

Lorsque vous acceptez ou supprimez la demande pour un enfant, les notes que vous avez prises au sujet de l’enfant seront perdues et disparaîtront avec le compte de l’enfant. Si vous conservez des renseignements importants à cet endroit, assurez-vous de les copier préalablement dans un autre endroit.

Lorsque vous gérez votre liste d’attente, il est important de changer l’état de la demande relative à l’enfant. Grâce à cette fonctionnalité, le Registre est utile à tous les fournisseurs. L’État de la demande peut être changé dans le coin inférieur droit de l’onglet « Enfant », dans la zone entourée en rouge ci-dessus.


Dans le menu déroulant sous « État de la demande », choisissez « Active », « Acceptée » ou « Supprimée ».
Si la demande est « Active », cela veut dire que l’enfant est encore sur votre liste d’attente et qu’il est admissible à une place de garderie.

Si vous changez l’État de la demande à « Acceptée », cela veut dire que vous avez offert une place à l’enfant et que la famille l’a acceptée. Entrez la date à laquelle l’enfant commencera à fréquenter votre établissement et cliquez sur Sauvegarder.

 

Si vous changez l’État de la demande à « Acceptée », cela ne va pas seulement enlever l’enfant de votre liste d’attente, mais aussi de celles de tous les autres fournisseurs de garderies où il figurait. L’enfant bénéficie maintenant de services de garderie et la famille ne cherche plus de place.

Changer l’état de la demande à « Supprimée » signifie que vous avez enlevé cet enfant de votre liste. Lorsque vous changez l’état de la demande à « Supprimée », vous devez indiquer la raison pour laquelle vous enlevez l’enfant de votre liste en sélectionnant une Raison de la suppression. Il y a plusieurs raisons dans la liste déroulante fournie. Choisissez la raison qui convient le mieux à la situation et cliquez sur Sauvegarder. Lorsque c’est fait, l’enfant sera seulement enlevé de votre liste. Il restera sur toutes les autres listes d’attente où il a été inscrit.


Lorsque vous supprimez la demande pour un enfant, c’est la personne-ressource principale de cet enfant qui en sera informée. L’avis envoyé à cette personne n’explique pas la raison de la suppression. Vous recevrez peut-être un appel de cette personne, si elle souhaite obtenir plus de renseignements à ce sujet.

 

Pour quitter la page de Renseignements sur l’enfant sans sauvegarder, cliquez sur « Ma liste d’attente » dans la barre d’outils verte. Cela vous ramènera à la page avec votre liste d’attente.

Lorsque vous avez terminé d’utiliser votre liste d’attente, n’oubliez pas de fermer votre session. Vous pouvez faire cela en cliquant sur « Déconnecter », dans le coin supérieur droit de la barre d’outils verte qui figure sur toutes les pages de votre compte.

Expiration de la session

La session pourrait expirer si vous n’avez pas cliqué sur la page pendant un certain temps. L’écran pourrait ne pas avoir changé, mais dès que vous essayez de faire quelque chose, vous serez redirigé vers la page d’ouverture de session et vous devrez taper de nouveau votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Aucun des changements ne sera sauvegardé.

7. Ma Liste

Quand vous entrez dans votre compte dans le Registre, vous verrez la nouvelle fonctionnalité Ma liste dans le menu supérieur.

Après que vous avez donné une place à un enfant qui était sur votre liste d’attente, le système transfère le profil de l’enfant à la page Ma liste. La liste est utile pour voir les enfants qui ont une place présentement et pour planifier les placements futurs.

Sur la page Ma liste, vous pouvez ordonner et trier la liste exactement de la même façon que sur la page Ma liste d’attente. Tous les renseignements que vous aviez pour chaque enfant sur Ma liste d’attente sont encore là. Vous pouvez voir l’âge des enfants, le type de programme et même le nom de la principale personne-ressource. En vous servant des outils de classement et des filtres, vous pouvez utiliser cette liste pour voir quels types de places sont disponibles ou le seront bientôt et quels enfants passeront bientôt à un nouveau groupe d’âge.

Si vous cliquez sur le nom de l’enfant, vous pourrez aussi trouver plus de détails sur leurs coordonnées, un avis à propos des frères et sœurs qui pourraient avoir besoin de services de garde et même un endroit où laisser des notes sur l’enfant.

Quand un enfant quitte votre établissement, vous pouvez le supprimer de votre liste en cliquant sur son nom. Dans le bas de la page de son profil, vous pouvez changer l’état de sa demande à Supprimé. Choisissez la date à laquelle il a quitté votre établissement, cliquez sur Sauvegarder et l’enfant ne sera plus sur votre Ma liste.

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Tenir les coordonnées à jour

Les parents et tuteurs peuvent continuer d’entrer dans leur compte après le placement. Ils peuvent être encouragés à ouvrir une session pour tenir leurs coordonnées à jour. Vous aurez ainsi un moyen rapide et facile de trouver les coordonnées les plus récentes des parents ou tuteurs de l’enfant quand vous en avez besoin.

8. Le Registre pour les familles

Les étapes I à VI ont présenté tout ce que vous pouviez faire dans votre compte de fournisseur, dans le Registre. Le compte pour les familles est très différent du vôtre. Pour que vous puissiez comprendre le processus qu’ils suivent, vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce que les familles peuvent faire dans leur compte.

S’inscrire pour créer un compte

Lorsqu’une famille crée un compte afin d’inscrire leur enfant au Registre, elles doivent entrer toutes les coordonnées et tous les renseignements sur l’enfant que vous pouvez voir dans votre compte de fournisseur, sur la page « Ma liste d’attente » et dans la page de Renseignements sur l’enfant ».

Une partie du processus consiste à chercher sur une carte des fournisseurs de services de garderie auxquels ils sont admissibles.

La famille doit entrer le type d’établissement recherché et une adresse près de laquelle chercher. Si l’un de vos programmes répond à leurs besoins, votre établissement apparaîtra parmi les possibilités que la famille peut ajouter à sa liste de choix. Si les centres et les prématernelles apparaissent à la fois sur la carte et dans la liste située en dessous de la carte, les garderies à domicile qui souhaitent cacher leur adresse n’apparaîtront que dans la liste située sous la carte. C’est sur cette page avec une carte que les familles voient vos coordonnées, vos programmes et la description de votre établissement.


Est-ce que les familles ont du mal à trouver votre établissement sur la carte?
Une famille pourrait vous dire qu’elle ne trouve pas votre établissement sur la carte. La principale raison, c’est que son enfant n’est peut-être pas encore admissible à votre programme en raison de son âge. La carte ne montre que les établissements où l’enfant peut recevoir des services en fonction de son âge et de la date requise pour ces services.

Veuillez demander à ces familles de communiquer avec nouspour recevoir de l’aide.

Quand est-ce que mon enfant aura une place de garderie?
Les familles pourraient communiquer avec vous pour obtenir des renseignements sur la place de leur enfant sur votre liste. C’est à vous de décider la quantité d’information et les détails que vous fournirez à ces familles. Si les familles demandent au personnel de soutien du Registre des renseignements de cette nature, le personnel leur demandera de communiquer directement avec les fournisseurs, car c’est vous qui gérez votre propre liste d’attente. Si votre liste d’attente est longue, vous pouvez demander aux familles de vous rappeler plus près de la date à laquelle ils auront besoin de vos services, ou vous pouvez leur dire que votre liste est longue et qu’il est peu probable qu’ils obtiendront une place au moment où ils en auront besoin.

Avis aux familles
Les familles reçoivent des avis par courriel chaque fois qu’une action est prise relativement à leur compte et elles pourraient communiquer avec vous pour plus d’information. Voici une liste d’avis que les familles peuvent recevoir :

Confirmation de la demande d’inscription : C’est un résumé des renseignements que les familles ont fournis lorsqu’elles ont créé leur compte dans le Registre. Il indique la date d’origine à laquelle ils ont ajouté leur enfant à chaque liste d’attente individuelle.

Confirmation que leur enfant a été accepté chez un fournisseur de services de garderie : Les familles recevront un avis leur indiquant que l’État de la demande relative à leur enfant a été changé, et que leur demande est « Acceptée ». À ce moment-là, vous devriez déjà avoir communiqué avec la famille, et elle devrait déjà avoir accepté la place que vous lui avez offerte. Cet avis indiquera aussi aux familles que leur enfant a été automatiquement retiré de toutes les autres listes d’attente. Si les familles veulent que leur place sur n’importe laquelle de ces listes soit récupérée, elles doivent communiquer avec le personnel de soutien du Registre. Enfant supprimé d’une liste d’attente : Cet avis indique à la famille que vous avez supprimé leur enfant de votre liste d’attente. Les familles pourraient communiquer avec vous pour savoir pourquoi leur enfant a été retiré de votre liste.

Enfant supprimé de toutes les listes d’attente : Pour demeurer inscrites au Registre, les familles doivent ouvrir une session et accéder à leur compte au moins une fois tous les quatre mois afin de confirmer qu’elles cherchent encore des services de garderie et pour mettre à jour leurs coordonnées. Si elles ne répondent pas à la lettre ou au courriel d’avertissement, leur compte sera désactivé. Un courriel sera envoyé aux familles pour les en informer.

9. Coordonnées du personnel de soutien du Registre

Le personnel de soutien du Registre est heureux de vous aider relativement au Registre. N’hésitez pas à communiquer avec nous, que ce soit pour de l’aide afin d’avoir accès à votre liste d’attente ou pour apprendre à utiliser les outils mis à votre disposition. Nous vous encourageons aussi à nous faire part de vos commentaires et de vos suggestions à propos du Registre.

COORDONNÉES
Téléphone : 204 945-0776
Sans frais : 1 888 213-4754
Courriel : onlinechildcareregistry@gov.mb.ca


Programme d'apprentissage et de garde des jeunes enfants
114, rue Garry, bureau 210, Winnipeg (Manitoba) R3C 4V4

Couriel : cdcinfo@gov.mb.ca

Téléphone : 204-945-0776 Appels sans frais : 1-888-213-4754 Télécopieur : 204-948-2625 ATME : 204-945-3724

Heures : 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi