De quels éléments dois-je tenir compte avant de faire un don?

Si vous songez à donner des ressources documentaires aux Archives du Manitoba, veuillez tenir compte des éléments suivants :

Transfert de propriété

  • Les donateurs doivent transférer la propriété matérielle des documents aux Archives du Manitoba.
  • Le transfert de propriété fait en sorte que les documents appartiennent aux Archives et que celles-ci peuvent les conserver et les rendre accessibles aux générations actuelles et futures.
  • Une fois que des documents sont donnés aux Archives, ils ne peuvent être soustraits à la garde de celles-ci afin de garantir leur conservation, leur sécurité et leur authenticité. Si des documents originaux sont encore nécessaires à des fins opérationnelles, ils ne sont pas prêts à être donnés aux Archives. 

Transfert du droit d’auteur

  • Les droits de propriété intellectuelle des créateurs des documents sont protégés en vertu de la Loi sur le droit d’auteur du Canada.
  • Les détenteurs du droit d’auteur sont encouragés à transférer leur droit d’auteur aux Archives du Manitoba.
  • Le transfert du droit d’auteur fait en sorte que les chercheurs puissent se servir des documents à diverses fins.

Imposition de restrictions sur les documents

  • Les Archives du Manitoba favorisent un accès ouvert aux documents qu’elles détiennent. Cependant, il est parfois nécessaire d’imposer des restrictions.
  • Les archivistes travailleront avec les donateurs pour établir des restrictions appropriées. L’accès aux documents est restreint pendant une durée déterminée. À l’expiration de cette période, les documents deviennent accessibles à des fins de recherche.  Des procédures d’accès avant l’expiration de la date seront également établies.

Simple don ou don à la Couronne

  • La méthode la plus commune pour donner des documents aux Archives est de les offrir en tant que simple don. Les détails de ce don sont établis dans un document signé par le donateur et les Archives du Manitoba.
  • Dans certains cas, il peut être avantageux pour le donateur d’offrir ses documents à titre de don à la Couronne. Si tel est le cas, les documents seront évalués afin d’établir leur juste valeur marchande. À la suite de cette évaluation, un reçu aux fins de l’impôt indiquant la valeur estimée sera délivré au donateur. Tout comme pour un simple don, les détails concernant ce don à la Couronne sont établis dans un document signé par le donateur et les Archives du Manitoba. Le donateur aura peut-être à payer les coûts de l’évaluation.