Introduction

 

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La section 1.2.1 porte sur la participation de l’office à la collectivité par le biais d’une collaboration avec d’autres systèmes de services à la personne, ainsi qu’à la participation de la collectivité aux activités de l'office. La section s’applique principalement aux offices autorisés de services à l'enfant et à la famille et, en ce qui concerne l’utilisation des bénévoles, aux agences d’adoption avec licence.

Législation
Principes directeurs
Normes

Législation

Loi sur les services à l’enfant et à la famille
Loi sur l’adoption

Loi sur les services à l’enfant et à la famille

La déclaration de principes indique, entre autre, que les collectivités sont chargées de défendre l’intérêt supérieur des enfants et des familles, et qu'elles ont le droit de participer aux services offerts à leurs familles et à leurs enfants.

Conformément au paragraphe 7(1), l’office de services à l'enfant et à la famille est tenu de collaborer avec d'autres systèmes de services à la personne dans le but de résoudre certains problèmes de la société ou de la collectivité.

L’article 11 prévoit l’aide aux groupes communautaires et la participation des bénévoles aux activités de l’office.

L’article 3 du Règlement sur les services à l’enfant et à la famille établit les exigences en ce qui concerne le relevé des mauvais traitements, le relevé des antécédents judiciaires et le relevé des contacts antérieurs.

Ces exigences concernent toute personne qui fournit du travail ou des services à un office, à titre d'employée, de bénévole, d’étudiante stagiaire ou autre.

Loi sur l’adoption

L’article 4 du Règlement sur la délivrance de licences aux agences d’adoption établit les exigences à l’égard du relevé des mauvais traitements, du relevé des antécédents judiciaires et du relevé des contacts antérieurs. Ces exigences concernent toute personne qui fournit du travail ou des services à un office, à titre d'employée, de bénévole, d’étudiante stagiaire ou autre.

Principes directeurs

La participation à la collectivité s’entend des activités de l’office avec d’autres systèmes de service social et la participation de la collectivité aux activités de l’office.

Les offices doivent collaborer, en vertu de l’alinéa 7(1)a) de la Loi sur les services à l'enfant et à la famille, avec d’autres systèmes de services à la personne dans le but de résoudre certains problèmes de la société ou de la collectivité. Ils peuvent s’acquitter de cette obligation de diverses façons tout en respectant les besoins sociaux et les pratiques culturelles d’une collectivité. Les autres services à la personne doivent inclure les services de santé, les services de santé mentale, les autorités éducatives, le service de police ainsi que les autres services sociaux offerts aux familles.

En vertu de l’article 11 de la Loi, les offices doivent aider les groupes communautaires intéressés à résoudre des problèmes communautaires et à faciliter la participation des bénévoles à la prestation des services. Ils peuvent choisir, à leur discrétion, comment le mieux assumer ces responsabilités sous réserve uniquement des attentes de la collectivité et des principes directeurs de leur régie d’autorisation.

Il est importer de souligner que la responsabilité législativequant aux services prévus par la Loi incombe à l’office et que celui-ci ne peut ni la déléguer ni l’attribuer à un comité ou à un bénévole. s

Normes

Les normes de cette section sont groupées sous les titres suivants :

Développement communautaire – Politiques et pratiques relatives à la détermination des besoins de services, à la collaboration avec d’autres systèmes de services à la personne et à la participation de la collectivité aux activités de l’office.

Comités communautaires – Comités établis par un office dans le but de faciliter ses activités.

Utilisation des bénévoles – Recrutement, formation et utilisation de personnes travaillant bénévolement pour un office.

Développement communautaire

  1. Développement communautaire – Un office a des directives écrites relatives à la satisfaction des besoins de la collectivité, à la collaboration avec d’autres services à la personne et à la participation communautaire aux activités de l’office.   Les directives comprennent des exigences concernant les profils et les inventaires des collectivités, ainsi que la planification des services et le développement des ressources. Elles peuvent être élaborées sous la direction de la régie d’autorisation de l’office ou en collaboration avec elle. Elles peuvent aussi inclure des directives et des normes appropriées à la culture.
  2. Profils des collectivités – Un office conserve des profils à jour sur les collectivités à qui il offre des services. Les profils incluent les caractéristiques, les besoins et les problèmes de la collectivité qui ont des répercussions négatives sur la capacité des familles à prendre soin convenablement de leurs enfants. Les profils sont partagés au moins une fois par année avec les membres du personnel et du conseil de l'office, ainsi qu’avec sa régie d'autorisation.
  3. Inventaires communautaires – Les offices établissent des inventaires des autres services et ressources communautaires essentiels à la prestation des services de l’office aux familles dans une collectivité. Les inventaires dressent une liste des personnes, des groupes et des organismes qui peuvent aider à satisfaire les besoins des familles. Ils incluent les noms, les adresses, les numéros de téléphone et une brève description des services fournis et sont facilement accessibles aux travailleurs et aux superviseurs des offices. Ceux-ci peuvent dresser des inventaires en collaboration avec leur régie d’autorisation, d’autres organismes et régies de services à l’enfant et à la famille, et d’autres organismes de services à la personne.
  4. Planification de développement communautaire – Le processus et les activités de planification des offices comprennent une composante de développement communautaire incluant :
    • la participation de la collectivité au cours de la détermination et de l’articulation des besoins et des problèmes communautaires;
    • les stratégies pour satisfaire les besoins de la collectivité notamment en matière d’initiatives des offices, de défense des intérêts et de collaboration avec les autres services à la personne;
    • les répercussions sur la planification de l’organisation et des ressources humaines;
    • les attentes et les mécanismes concernant la communication des activités et des résultats.
  5. Développement des ressources communautaires – Les directives de développement communautaire des offices incluent les exigences relatives à la détermination des besoins et des lacunes de la collectivité en matière de services. Les activités relatives à la détermination des besoins de la collectivité et de l’élaboration des ressources peuvent avoir lieu en collaboration avec d'autres services à la personne et avec la participation de groupes communautaires.
  6. Aide aux groupes communautaires– En vertu du paragraphe 11(1) de la Loi sur les services à l'enfant et à la famille, toutes les demandes d’aide pour résoudre les problèmes de la collectivité sont enregistrées et examinées par une ou plusieurs personnes qui ont été désignées pour travailler avec les groupes communautaires. L’office informe la personne ou le groupe qui demande de l’aide de sa décision ou de son plan d’action dans le mois suivant la date de réception de la demande.

Comités communautaires

  1. Établissement des comités communautaires – Aucun comité communautaire n’est autorisé à accomplir ses fonctions ni à participer autrement aux activités d’un office sans l’autorisation écrite de la régie d’autorisation de l’office. En ce qui concerne les organismes non gouvernementaux, le conseil de l’office peut approuver la création d’un comité ou déléguer ce pouvoir au directeur général. Pour ce qui est des bureaux régionaux de Services à la famille , un directeur général peut approuver la création d’un comité ou déléguer ce pouvoir à un directeur régional.
  2. Mandat du comité – Le comité communautaire d’un office doit avoir un mandat écrit incluant les éléments suivants :
    • le nom, l’adresse ou l’emplacement, ainsi que la région, la collectivité ou le quartier visé;
    • le but et les objectifs du comité;
    • les rôles et les responsabilités applicables dont :
      • l’obligation de rendre compte à la direction de l’office et, s’il y a lieu, au conseil;
      • les responsabilités quant à la détermination et la communication des préoccupations relatives aux besoins, aux problèmes et aux questions de la collectivité;
      • la recommandation de stratégies et de directives visant à traiter des besoins, des problèmes et des questions de la collectivité;
      • la participation aux activités de planification de l’office;
      • la participation à la planification et à l’évaluation des cas (voir la Norme 9 ci‑dessous);
    • les limites juridiques et autres qui se rapportent à des questions comme la participation à des cas, les conflits d'intérêt, la confidentialité et l'accès à l'information;
    • l’adhésion (par exemple, les personnes admissibles, les conditions d’admission, les droits et obligations, la cessation de l'adhésion);
    • la composition et la structure du comité (par exemple, les postes administratifs, la durée du mandat, la révocation);
    • les réunions (par exemple, le type de réunions et leur fréquence, le type de prise de décisions, les procès-verbaux et les documents);
    • la gestion financière (par exemple, l’exercice s’il y a lieu, le budget, les signataires autorisés, les dépenses, la comptabilité et la vérification, les dépenses hors-budget);
  3. Participation à la planification et l’évaluation des cas – Lorsque le rôle d’un comité inclut la participation à la  planification et à l’évaluation des cas, le mandat comprend un énoncé selon lequel le comité n’a pas l'autorisation de prendre de décisions au sujet des cas. Selon l’énoncé, le rôle du comité doit se limiter à donner des conseils et à formuler des recommandations au sujet du processus de gestion des cas;
  4. Dossiers de l’office sur les comités communautaires – L’office dresse une liste des comités communautaires proposés, approuvés et révoqués. Cette liste est mise à jour au moins une fois tous les six mois et à chaque fois que la situation du comité change. Le document contient également :
    • toute proposition reçue d’un groupe communautaire, le résumé des activités de l’office avec le groupe communautaire et toute correspondance ou autre type de communications;
    • le mandat approuvé du comité;
    • la liste à jour des membres de la collectivité (voir la Norme 11 ci-dessous);
    • la date à laquelle un comité a cessé d’être en vigueur et la raison de la cessation;
  5. Dossiers sur les membres du comité communautaire – Lorsque le rôle du comité inclut la participation à la planification et à l’évaluation des cas (voir la Norme 9 ci‑dessus), l’office tient également un dossier pour chaque membre du comité comprenant :
    • ses renseignements signalétiques (nom, âge or date de naissance, sexe);
    • les résultats du relevé des mauvais traitements et du relevé des antécédents judiciaires et, lorsqu’un règlement le prescrit, ceux du relevé des contacts antérieurs;
    • ses entrevues de recrutement et ses évaluations de présélection (voir la Norme 13);
    • les raisons pour lesquelles cette personne a cessée d’être membre.

Utilisation des bénévoles

  1. Gestion du programme des bénévoles – L’office confie la gestion et la coordination de son programme de bénévoles à une ou plusieurs personnes désignées à titre de coordonnateur ou de superviseur des bénévoles.
  2. Recrutement et présélection des bénévoles – Les méthodes de l’office pour le recrutement et la présélection des bénévoles, y compris les personnes qui désirent siéger bénévolement à un comité de l'office, incluent les suivantes :
    • la détermination et la promotion des activités de bénévolat de l’office par des moyens appropriés comme des babillards, des communications au personnel, des rapports avec les membres de la collectivité et des annonces publicitaires dans les médias;
    • la présélection de chaque bénévole y compris un relevé des mauvais traitements, un relevé des antécédents judiciaires et, lorsqu’un règlement le prescrit, un relevé des contacts antérieurs, ainsi que des lettres de référence de trois personnes qui ne sont pas les parents, le tuteur, le conjoint, le partenaire, un frère, une sœur ni un enfant du bénévole;
    • une entrevue de recrutement avec chaque bénévole pour évaluer ses points forts et ses intérêts, pour choisir les personnes appropriées pour le travail en question et pour orienter les bénévoles vers d’autres voies, au besoin;
    • une description écrite des rôles et responsabilités de chaque bénévole dont la nature du travail, le temps requis, les compétences exigées, l’orientation ou la formation requise, la supervision nécessaire et la documentation exigée de chacun d’entre eux.